Kongres o prirodnoj i kulturnoj baštini povodom 40. obljetnice NP Brijuni
Na hrvatskom tžištu nedavno je predstavljeno novo IT rješenje za organizaciju poslovnih događanja: ECongresS je aplikacija tvrtke EuroComputer Systems (ECS) koja event managerima štedi vrijeme automatizacijom većeg dijela procesa organizacije. Što se sve dobiva korištenjem ovakvog rješenja te na koji način funkcionira, predstavila nam je Gordana Šimunić Stevanović iz ECS-a.
Vaša tvrtka nedavno je razvila novo IT rješenje koje pomaže u organizaciji poslovnih događanja, softver ECongresS. O kakvom je rješenju riječ i kome je sve namijenjeno?Razvili smo rješenje kojem je primarna zadaća kvalitetnije i lakše upravljanje sudionicima kongresa, tj. sudionicima poslovnih događaja bilo koje vrste. Njime se postižu znatne uštede u vremenu potrebnom za obradu, bolju i bržu komunikaciju, centraliziranu obradu sudionika i njihovih zahtjeva. Proizvod ima vrlo širok spektar primjene i namijenjen je profesionalcima u event managementu jednako kao i tvrtkama ili udruženjima koja povremeno za vlastite potrebe organiziraju interna okupljanja.
Potpuna automatizacija prijava sudionika
Kako ECongresS olakšava posao event managerima? Koje su njegove prednosti?ECongresS je rješenje koje u velikoj mjeri automatizira proces obrade sudionika, čime se postiže veća efikasnost. Uzmite npr. situaciju organizacije nekog eventa koji odrađujete ručno, npr. Excel tablicom. Od početne prijave nekog sudionika morate stalno pratiti što se s tim sudionikom događa: je li uplatio kotizaciju? Ako nije, jeste li mu poslali podsjetnik? Koji po redu podsjetnik mu je poslan? Ako je uplatio, je li mu poslan račun? Je li odlučio dodati osobu u pratnji?
Koristeći ECongresS, jednom kad unesete podatke o sudioniku i pošaljete mu ponudu, sustav nadalje automatski šalje e-mail poruke s podsjetnicima, računima ili drugim informacijama, ovisno o tome kako ste definirali vaš event.
Kako sustav funkcionira? Je li dovoljno jednostavan za korištenje?ECongresS je izgrađen na MS CRM platformi, što znači da je prilično intuitivan za korištenje, čak i onima koji se nikad ranije nisu susretali sa sličnim rješenjima. Prva stvar koju morate napraviti jest definirati parametre samog događaja, kao što su naziv eventa, početak i kraj održavanja eventa, zatim treba definirati u kojim vremenskim intervalima će se slati razni podsjetnici, odrediti osnovnu e-mail adresu s koje će se odvijati komunikacija sa svim akterima eventa, odnosno definirati sve ono što jednoznačno određuje event. Nakon toga kreirate produkte koje prodajete kroz event.
Osim kotizacije i smještaja, organizator događaja može ponuditi sudionicima sve ono što smatra da će im biti interesantno te na taj način može povećati svoju zaradu.
Nakon što ste odradili marketinški dio te kreirali svoj novi event u ECongresS-u, spremni ste za prve prijave sudionika. Prijava za sudjelovanje može stići e-mailom, faksom, telefonom ili direktno preko front-end forme koja je objavljena na webu i u koju korisnici sami upisuju sve potrebne podatke koji automatski „sjedaju“ u ECongresS. Ono što je potrebno odraditii ručno jest ponuda koja se šalje platitelju, a nakon toga je potrebno pratiti daljnji razvoj situacije vezan uz određenog sudionika, kako bi se moglo pravovremeno reagirati, na primjer u slučaju otkaza kotizacije, storniranja računa i slično.
Nakon što je event završio, može se kopirati, čime se kopiraju sve postavke i tako se ubrzava priprema novog eventa. Popis sudionika prošlog eventa može se koristiti kao lista za pozivanje na novi događaj.
Ono što je još bitno spomenuti jest da je početni ekran pri korištenju ECongresS-a nadzorna ploča ili „dashboard“ koji prikazuje ključne informacije o svim vašim eventima. U svakom trenutku možete pretraživati evente po statusu ili parametru koji ste zadali. Svaki korisnik može sebi prilagoditi vrstu i način prikaza informacija na nadzornoj ploči.
Od kojih se modula ECongresS sastoji, koje segmente organizacije događanja pokriva?ECongreS je jedan modul sam za sebe, no prisutan je u trenutno u osnovnoj i proširenoj verziji.
Osnovna verzija pokriva:
Proširena verzija pokriva:
Minimalno financijsko ulaganje za korisnike
Jeste li ga već koristili na nekom od evenata? Kako su korisnici bili zadovoljni?Koristili smo ga za pripremu naših internih događanja. To nam je ujedno bila i provjera kako će sustav funkcionirati u praksi. Iako je u konkretnom slučaju kotizacija bila besplatna, trebalo je organizirati smještaj i omogućiti transfer. Uvjerili smo se koliko je korisno imati pregled nad situacijom. U jednom trenutku broj prijavljenih sudionika približio se broju koji smo definirali kao kapacitet eventa. No, imali smo definirano da nas sustav izvijesti čim dođemo blizu te brojke, pa smo pravovremeno promijenili lokaciju.
Koliko je financijsko ulaganje potrebno da bi se sustav počeo koristiti, kakav je model naplate?Financijsko ulaganje potrebno za korištenje našeg sustava je minimalno. ECongresS je prvenstveno zamišljen kao Cloud rješenje koje ne zahtijeva bilo kakva dodatna ulaganja u hardver ili softver. Da bi se mogao koristiti, potrebno je napraviti inicijalne postavke CRM sustava s ECongreS modulom i kratku edukaciju korisnika koji će raditi na njemu. Ta usluga se naplaćuje jednokratno, a sadrži savjetodavnu podršku u počecima korištenja sustava u svakodnevnom radu, otklanjaju se uočene greške i provode manje modifikacije temeljem praksom uočenih nedostataka ili prostora za poboljšanja.
Nakon toga naplaćuje se samo usluga korištenja ECongresSa i to na Per PAX bazi. Plaćanje se obračunava mjesečno, što znači da se to rastegne na cijelo vrijeme pripreme i trajanja kongresa.
Isprobajte besplatnu demo verziju!
U usporedbi s nekim sličnim proizvodima na tržištu, po čemu je EcongresS bolji ili napredniji?Koliko sam ja upoznata s trenutnom situacijom na domaćem tržištu, gotovo da nema sličnih domaćih rješenja. Globalno postoji nekoliko profesionalnih rješanja za event management, no mislim da su oni uglavnom prikladni za organizatore koji godišnje rade nekoliko desetaka ozbiljnih evenata, i to kako cijenom, tako i svojom kompleksnošću.
Naše rješenje je prilično lako prilagoditi domaćim organizatorima događanja i mogu ga koristiti i oni koji rade tek nekoliko događanja godišnje.
Može li se rješenje testirati, odnosno probno koristiti? Kome se potencijalni korisnici mogu javiti?Apsolutno. Naša je preporuka potencijalnim korisnicima da isprobaju ECongresS i na taj način procijene odgovara li njihovim potrebama. Spremni smo pokazati klijentima u njihovom okruženju kako sustav funkcionira. Iskustvo je pokazalo da je najbolje kada zajedno s klijentom postavimo inicijalni event koji klijent potom koristi u demo varijanti određeno vrijeme. Na taj način može se sam uvjeriti u prednosti koje ovakav sustav pruža. Potencijalni korisnici slobodno mi se mogu obratiti putem e-maila gordana.simunic@ecs.hr ili telefona 051 330 150.
