Karlo Matić: Organizator događanja mora biti dobar domaćin

Karlo Matić, ugledni event manager, voditelj projekata Udruge profesor Baltazar bio je jedan od predavača na nedavno održanoj konferenciji Event management u turizmu. Producent je i organizator brojnih događanja u Zagrebu i Hrvatskoj među kojima su međunarodni ulični festival C'est is the Best, događanja i koncerti Zaklade Ana Rukavina, Znanstveni piknik u organizaciji Udruge profesor Baltazar, TEDxMaksimir događanja, Ljetno kino Gradec i niz drugih važnih događanja. Svoja znanja podijelio je sa sudionicima na konferenciji, a za PoslovniTurizam izdvojio koji su najvažniji sastojci uspješnog eventa, razlike između događanja na cesti i u dvorani, kako je TEDx doveo u Hrvatsku i na kojim projektima trenutno radi.

Iza sebe imate bogatu karijeru organizacije raznih vrsta događanja. Koji od njih biste izdvojili kao najuspješniji, na koji ste posebno ponosni?
Nekako se uvijek sentimentalno sjetim svoga početka i tu imam dva detalja. Na Univerzijadi 1987. sam bio klinac kojeg je tata poslao da nešto nauči. Poslao me čovjeku kojeg sam poznavao iz obiteljskih krugova koji me postavio za svoju desnu ruku. Radili smo prihvat i ispraćaj sudionika i to je bio preokret da se krenem baviti eventima. Jedna od prvih manifestacija za koju sam se morao dooobro pomučiti bila je međunarodma utrka BMX biciklima u parku Ribnjak. Stigli su sudionici iz 12 zemalja Europe, priskrbio sam svoje prve sponzore (Coca-Cola, Ledo, Kraš), a priredbu je posjetilo više desetina tisuća ljudi. Ja sam tada imao 18 godina, a eventima sam već bio ozbiljno 'zaražen'.

Što biste izdvojili kao najvažnije „sastojke“ uspjeha bilo kojeg eventa?
Ljudi (team), dobra ideja, upornost, hrabrost (ludost), optimizam. Event mora biti slika vas kao čovjeka. Vi ste domaćin, pokažite se takvim. Na svojim radionicama kao primjer eventa na kojem polaznicima pojašnjavam detalje uvijek uzimam – rođendansku proslavu. Vjerujte mi, lako se usporedi i s najvećim gradskim manifestacijama ili spektaklima na stadionima. Detalji su (gotovo) isti, samo su brojke i obaveze veće.

Događanja na cesti vs. događanja u dvorani

Veliki broj događanja koje ste organizirali su bili gradski eventi u Zagrebu. Kakva su Vaša iskustva u komunikaciji i podršci gradske uprave i turističke zajednice?
Zagreb nije samo grad. On je glavni grad Hrvatske, županija, a u njemu živi četvrtina cijele zemlje. Središte je kulturnih, poslovnih i sportskih zbivanja. U takvom gradu ne možete uvijek imati istaknuto mjesto. Treba se truditi dovoljan broj godina ili imati pakleno dobru (nerijetko i skupu) ideju da uspijete. To je golemo tržište na kojem se stalno morate dokazivati. Ako u tome imate partnere poput Grada i turističke zajednice, uspjeh je siguran. Bitno je da na vrijeme planirate, da nastojite stvoriti događaj koji je ne samo korist za građane, nego i turistička promocija za grad. Za sada mogu reći da su iskustva dobra, ali da bi mogla i trebala biti puno bolja s obzirom na mogućnosti i resurse. Svakoga dana je bolje i nadam se da će u budućnosti to biti primjer savršenog partnerstva.

Osim uličnih festivala, koncerata i drugih događanja na otvorenom, organizirate i događanja konferencijskog tipa. Koje su osnovne razlike u organizaciji, koji tip događanja je lakše organizirati?
U svojoj karijeri imam iskustva u svim tipovima događaja osim u kazališnim predstavama. Nadam se i tome jednog dana. Teško je usporediti bilo koja dva događaja, jer se svaki planira drugačije i ima različite ciljeve. Generalno, uvijek je lakše organizirati nešto u prostoru koji je prethodno opremljen. Hoteli i razne dvorane su tu svakako prednost od ulice na kojoj kad odaberete lokaciju morate sve sagraditi i opremiti. No, ja volim izazove pa je nerijetko ta ulica veći gušt od dvorane u koju možete doći i na brzinu nešto odraditi.

Poznata svjetska konferencija o tehnologiji, zabavnoj industriji i dizajnu - TED, ima svoje franšize TEDx po cijelom svijetu. Vi ste producent prvog TEDx događaja u Hrvatskoj 2010. godine i nositelj ste licence TEDxMaksimir koji se održava od 2011. godine. Kako je do toga došlo i koliko često se okuplja TEDxMaksimir?
TED je stil života. Nas koji ga pratimo zovu TED entuzijastima. Ima nas koji samo pratimo i gledamo video govore, ali ima i onih koji žele više pa organiziraju TEDx događaje. Ovo X je u biti oznaka samostalno organiziranog lokalnog događaja koji se radi prema pravilima TED licence. Mene je s TED-om upoznao jedan prijatelj koji je pohodio moju radionicu. U nekom sam trenutku odlučio uzeti svoju licencu iako volim govoriti da sam ja samo predstavnik našeg tima. Danas je iza nas dvanaest sjajnih događaja, u planu i pripremi su novi, a kako je za svaki bitna inspiracija i dobar tim, onda ne volimo odrediti koliko često se okupljamo. Kada stvorimo dobar tim, odredimo zanimljivu temu i odaberemo govornike, mi onda odradimo događaj. Bitan je taj jedan, godišnji i oko njega se stvarno trudimo. Svake je godine sve bolji, a posjećenost sve kvalitetnije publike koja dolazi na naše događaje prepoznalo je i Ministarstvo poduzetništva i obrta povjerivši nam organizaciju događaja „Ideas from Europe“ povezanog sa EU SME Assembly i događajem TEDxBinnenhof koji Nizozemska priprema sljedeće godine kao dio svojeg predsjedanja Europskom unijom. Posebno me veseli da smo stvorili krug partnera koji nas prate sve ove godine te da imamo vjernu publiku koja je svakim danom sve veća. Rado pomažemo i drugim TEDx timovima koji se 'rađaju' u Hrvatskoj pa tako trenutno pripremamo tim u Dubrovniku za izvedbu svog prvog događaja. TEDx u Hrvatskoj možete pronaći još u Osijeku, Koprivnici, Rijeci, Opatiji i Puli.

Prilikom organizacije događanja zatvorenog, konferencijskog tipa, kao što je npr. TEDx, koji kriteriji su Vam najvažniji prilikom odabira lokacije za održavanje?
Bitno je znati potrebe sadržaja koji se treba pojaviti na lokaciji. Na TEDx događajima su to govornici primarno te publika sekundarno. Za govornike tražimo tehničke uvjete, vidljivost publike prema govorniku sa svih pozicija, snimanje video govora i sl. Za publiku tražimo udoban stolac, originalnu lokaciju, parking i dolazak javnim prijevozom, veliko predvorje za druženje. Dosta je detalja, ali svakako smo dosad najboljeg partnera za izvedbu TEDx događaja pronašli u Kulturnom centru Travno u Novom Zagrebu koji je idealan prostor za TEDx. Kazališna pozornica, moderna oprema, veliko predvorje, crvene stolice, besplatan parking, blizina tramvaja i autobusa, sjajna ekipa koja nam je uvijek na usluzi... Može li bolje?

U prosincu: Znanstveni piknik i Božićni koncert Zaklade Ana Rukavina

Imate li u planu organizaciju nekog novog i zanimljivog događanja?
Veselim se kraju godine, jer tu uvijek ima puno lijepih, društveno odgovornih i zabavnih događaja. Iako smo uobičajeno u rujnu, ove smo godine zbog „male morske avanture“ završili u prosincu. Dva dana, 11. i 12. prosinca na Zagrebačkom Velesajmu održat će se četvrti Znanstveni piknik. U samo tri godine tu je manifestaciju vidjelo više od 70.000 posjetitelja, a postali smo i druga najveća manifestacija popularizacije znanosti u Europi. Više od 350 edukatora iz desetak zemalja te stotinjak volontera rade na tome da prihvate zasigurno veliki broj zainteresiranih ove godine. Mi u udruzi profesora Baltazara nastojimo uvijek stvoriti nešto poučno, zabavno i originalno, baš u stilu našeg omiljenog profača.
Već gotovo tradicionalno se na kraju godine održava božićni koncert Zaklade Ana Rukavina na Trgu bana Jelačića. Deseti put sam producent ove priredbe u ime naše najpoznatije Zaklade što je velika čast i zadovoljstvo. Estradna imena ove godine će biti doista velika, a u kavani Johann Franck realiziramo call centar u kojem sudjeluju najpoznatija imena hrvatske javne scene. Pozivam sve na Trg bana Jelačića 21. prosinca ili uz Novu TV od 21 sat uživo.