Case study: Korporativni event Allianza na trajektu Marko Polo

Osiguravateljna tvrtka Allianz već dvanaest godina organizira godišnji skup zaposlenika, na kojem, uz obraćanje managementa i analizu rezultata poslovanja,  odaje priznanja svojim najboljim zastupnicima. Stoga je sama ceremonija dodjele nagrada najvažniji dio događanja, a organizator često mijenja lokacije kako bi sudionike svaki put iznenadio izvedbom.

Ove godine event se održao 15. ožujka na vrlo posebnom mjestu - Jadrolinijinom trajektu Marko Polo, koji plovi na redovnoj liniji Split-Ancona. Budući da je produkcija ovakvog događanja dosta zahtjevna, Allianz redovito angažira agenciju. Ove je godine, nakon pitcha na kojem je sudjelovalo nekoliko agencija, za tehničku i logističku pomoć u realizaciji izabrana event agencija Diverso promocija, i to na temelju osmišljenog koncepta i programa te scenografskog uređenja broda. Njezin direktor Hrvoje Jelinić, radeći u event agenciji DA!, stekao je dugogodišnje iskustvo u organizaciji kreativnih te logostički često zahtjevnih događanja, od otvaranja i zatvaranja Svjetskog prvenstva u rukometu, do Red Bullovih i Nokijinih evenata u ekstremnim uvjetima. Naravno, od event managera očekuje se da sve besprijekorno funkcionira, bez obzira na broj sati pripreme, broj ljudi u organizaciji te bezbroj detalja o kojima valja voditi računa „iza scene“.

„Pred nas je bio postavljen izazov da brod u nevjerojatno kratkom roku od svega nekoliko sati, nakon uplovljavanja u splitsku luku i povratka s redovne plovidbe iz Ancone, pripremimo za prihvat grupe od 500-injak ljudi. To je podrazumijevalo tematsko scenografsko uređenje prostora salona. Svaka Allianz podružnica prezentirala je običaje regije iz koje dolazi na prostoru koji je vizualno i sadržajno predstavljao različite svjetske atrakcije, a na kojem su instruktori organizirali plesne radionice s karakterističnim plesovima. Događaj je svojevrsna kombinacija konferencije, na kojoj management objavljuje rezultate i nagrađuje zaposlenike, te teambuildinga koji obuhvaća bogat zabavni program, mnoštvo glazbenih izvođača, performera, plovidbu, izlet na Korčulu, a sudionici su i prespavali na brodu“, govori Jelinić.

Od strane agencije angažirano je 56 ljudi za organizaciju, tehniku, scenografiju; bili su tu DJ-i, plesači, animatori i dr. Agencija je zadani koncept klijenta trebala realizirati u vrlo specifičnom okruženju - brodu koji nije najnovije generacije, niti je opremljenošću prostora namijenjen za krstarenja, a posebice za održavanje svečane dodjele u konferencijskoj dvorani za 550 ljudi. Stoga je riječ o vrlo zahtjevnom poslu, koji je zahtijevao danonoćnu komunikaciju između svih ljudi u timu te samih timova klijenta, agencije i Jadrolinije, kako bi se izvukao maksimum s obzirom na ograničenja prostora.

Poseban izazov je bio prostor namijenjen za smještaj vozila na brodu - potpalublje. Trebalo ga je preurediti u kongresnu dvoranu za 550 ljudi, i to s pozornicom na kojoj su se izmjenjivali govornici, pjevači, plesači i kazalište sjena, svaki od njih s drugačijim postavom scene. Ekipa za montažu scenografije i tehnike je na dan eventa u 8 ujutro ušla na brod i za nekih 8 sati u potpunosti preuredila prazan, metalni prostor u predivnu dvoranu za svečane, glamurozne događaje.

Vrhunac večeri je bio trenutak proglašenja najuspješnije zastupnice, kada joj je predsjednik Uprave Allianza uručio ključeve auta skrivenog iza pozornice. Taj svečani trenutak izveden je tako da se iza njezinih leđa rastvorila kulisa te se uz zvučne i svjetlosne efekte pojavio automobil. Za takve trenutke potrebne su ideje i iskustvo te savršena koordinacija svih izvođača od strane event managera. Važno je reći kako je klijent na kraju bio zadovoljan realizacijom događanja, što je najveće priznanje za event managera, voditelja projekta.