Panel rasprave - gubitak vremena ili interaktivan format koji potiče daljnje djelovanje?
Iako nam se čini da je još jučer bilo ljeto, Božić je bliže nego što mislimo. Dućani i shopping centri se već lagano pune ukrasima i dok šetamo njima razmišljamo „Kad prije?!“. No, ukoliko je na vas pao zadatak organizacije ovogodišnjeg poslovnog božićnog domjenka, već biste trebali početi s pripremama. Ako na vrijeme započnete s planiranjem i pripremama izbjeći ćete stres i gužvu, te ćete zapravo moći uživati u pripremi zabave za svoje zaposlenike, poslovne partnere, kolege… Za planiranje božićnog domjenka nikada nije prerano, stoga vam u nastavku donosimo nekoliko savjeta za pripremu, pomoću kojih će organizacija teći lakše.
Odredite datum
Prosinac je užurbani mjesec, što zbog završavanja poslovne godine i svih obaveza koje to nosi, što zbog brojnih društvenih i obiteljskih događanja. Stoga biste čim prije trebali odrediti datum svoje zabave kako bi ga uzvanici mogli zabilježiti u svoj kalendar. Najbolje bi bilo da odaberete nekoliko datuma i s kolegama unutar svoje tvrtke odlučite koji bi svima najbolje odgovarao (imajte na umu da nikada nećete moći svima ugoditi). Zabave se obično organiziraju četvrtkom ili petkom, stoga bi raniji dani u tjednu mogli ispasti povoljniji, ali u tom slučaju ne računajte na veliku radnu produktivnost u sljedećim radnim danima. Kako biste osigurali dobar odaziv, savjetujemo da čim odlučite, pošaljete mail „Save the date“ svim uzvanicima. U ovoj fazi nije bitno da znate sve detalje domjenka ili zabave, koliko je bitno da se što više uzvanika odazove.
Saznajte s kojim budžetom raspolažete
Važno je da znate točno s kolikim budžetom raspolažete. O njemu u konačnici ovisi koja vrsta zabave će to biti, kakav će biti program, glazba, hrana i piće te gdje će se održati. Stoga je bitno da ovu informaciju imate što ranije u procesu organizacije, kako bi vaše planiranje bilo realno i u skladu s mogućnostima. Raspodijelite tada budžet prema onome što će uzvanicima biti bitno, odnosno što je za dobru zabavu bitno vašim kolegama, partnerima, suradnicima i klijentima. Je li to prostor, hrana i piće ili dobra glazba i zabavni program? Savjetujemo da jedan manji dio sredstava odvojite sa strane za svaki slučaj. Neočekivani troškovi se uvijek mogu pojaviti, bez obzira radi li se o malom ili velikom događanju.
Odaberite prostor
Ukoliko je domjenak s manjim brojem uzvanika ili se (prema tradiciji ili odluci uprave) održava u prostorima vaše tvrtke tada vam je problem većim dijelom riješen. U tom slučaju morate poraditi na tome da taj prostor uredite u blagdanskom raspoloženju s božićnim nakitom, rasvjetom i ostalim prigodnim ukrasima.
No, za većinu poslovnih domjenaka traži se posebno mjesto na kojem će se održati. Što prije rezervirate prostor, to bolje - dobri prostori brzo se bukiraju. Bez obzira koliko se unaprijed pripremili, uvijek postoji netko još organiziraniji. 
U ovom koraku, PoslovniTurizam vam može biti itekako od pomoći jer ovdje možete jednostavno pronaći savršeni prostor za organizaciju domjenka. Ukoliko organizirate zabavu za veliki broj ljudi, tada želite prostore poput kongresnih centara i hotela, a ukoliko se radi o manjem broju ljudi to mogu biti restorani, u zadnje vrijeme jako popularni muzeji i galerije, kina i kazališta ili neki drugi posebni prostori poput dvoraca, brodova, raznih kulturnih centara i sl. Da bi vaš posao bio još jednostavniji tu je Event Asistent pomoću kojega možete jedan upit poslati na više lokacija, a zatim se opustiti i čekati da se oni vama jave s ponudama!
Odredite vrstu zabave i temu
Kako bi vaš domjenak ostao zapamćen kao poseban i drugačiji, odredite temu večeri. Neke od popularnih ideja uključuju partyje poput: tradicionalni božićni, vintage 60'te, 70'te, 80'te, cirkus, Winter Wonderland, bal, filmski, divlji zapad, Bondovski (špijunski), radionica Djeda Božićnjaka i sl. Napravite popis svega što bi se moglo povezati s odabranom temom. Pri tome uzmite u obzir svaku fazu događanja: pozivnice, dress code, ulaz, bar, stolovi, večera, piće, program dodjele nagrada ili natjecanja, pokloni na odlasku i dr.
Na primjer, za odabranu temu James Bonda pozivnice su napravljene kao igraće karte za poker, dress code je smoking i gala večernja haljina, na ulazu se dijele rekviziti od papira kao što je leptir mašna ili pištolj, piće večeri je Martini ili Heineken. Ili, za temu bavarske večere u bavarskom restoranu, pozivnice su bavarski šeširi koje uzvanici moraju ponijeti sa sobom, dress code su karirane košulje, piće večeri je bavarsko pivo, hrana su bavarski specijaliteti, a zabavni program uz bavarsku glazbu uključuje i natjecanje u ispijanju pive ili zabijanju čavala u panj.
Hrana i piće
Hrana i piće ključni su dio svake zabave pa tako i božićnog domjenka. Vaši gosti ne smiju biti gladni ili žedni. To ne mora biti tradicionalna božićna večera, niti svečan i izrazito bogat menu da bi gosti bili zadovoljni. Odabir hrane i pića ovisi i o prostoru koji ste odabrali za domjenak. Ukoliko ste odabrali lokaciju koja ima svoju kuhinju ili catering, tada s njima dogovarate menu i to je povoljnija varijanta.
No, ukoliko ste dogovorili samo prostor, tada morate pronaći adekvatan catering, a tu vam opet može pomoći PoslovniTurizam koji u rubrici Catering nudi popis i kontakte nekih od poznatijih tvrtki.
Odaberite kako želite da se hrana poslužuje. Na primjer, želite li prije večere grickalice postavljene na stolovima ili kanapee koje nude konobari? Želite švedski stol ili à la carte večeru s tri slijeda jela - i to unaprijed određeni menu ili na odabir gostiju? Savjetujte se s kuharima i odaberite stil hrane koji odgovara vašem događaju i ukoliko je moguće u skladu s temom večeri. Svakako organizirajte i vegetarijansku opciju te pokušajte udovoljiti i drugim prehrambenim zahtjevima što je više moguće.
Glazba i program
Ples na božićnim domjencima je obično „must-have“ jer to je prilika za sve da se jednu večer u godini u poslovnom okruženju opuste. No, odabir glazbe i programa ovisi i o vrsti uzvanika koje ćete imati na zabavi. Također, ako se radi o tematskom partyju onda bi glazba trebala biti u skladu s temom kao i dodatni zabavni program, kao što je u gore navedenim primjerima (glazba iz serijala filmova o James Bondu ili bavarska glazba).
Angažirajte DJ-a, glazbenika ili bend ili sastavite božićnu playlistu kako biste osigurali da će u svakom trenutku svirati muzika. Koordinirajte se s voditeljem prostora i DJ-em ili bendom kako bi se osiguralo da imate svu potrebnu opremu, kao što je pozornica, plesni podij, ozvučenje i rasvjeta. Ili, za manji event, organizirajte opremu i ozvučenje za puštanje glazbe s vašeg laptopa ili iPoda – u tom slučaju samo pripazite da su zvučnici dovoljno glasni.
Božićni domjenci prilika su i za dodjelu nagrada najboljim zaposlenicima ili najboljem šefu , a osim toga program može uključivati i zabavna natjecanja poput karaoka, tombolu, poker stolove, društvene igre, mađioničare ili slične izvođače, kutak za fotografiranje (sa zabavnim rekvizitima poput brkova, naočala i sl.) pri čemu se fotografije mogu odmah poslati na mail i sl.
Detalji su važni
Ponekad malo promjene može učiniti veliku razliku. Želite li da vaš događaj bude zabavno, ugodno i i nezaboravno iskustvo, evo nekoliko ideja koje mogu pomoći da vaš domjenak bude savršen:
• Uljepšajte sanitarni čvor što je više moguće. Kupnja svježeg cvijeća, mirisnih svijeća, kvalitetnog sapuna ili dodavanje lijepih papirnatih ručnika (s dovoljno velikim kantama za odlaganje) jednostavan je posao a može učiniti veliku razliku.
• Angažirajte fotografa. Mnogi ljudi će, bez sumnje, stalno blicati svojim mobilnim telefonima, ali profesionalni fotograf će omogućiti puno bolju kvalitetu fotografija i vizualne uspomene na party. Dobre snimke se također mogu iskoristiti za blog tvrtke, web stranicu i društvene medije te ostale marketinške materijale.
• Složite poklon pakete za odlazak. Oni uz možda vaše reklamne materijale, svakako moraju sadržavati i nešto u čemu će vaši gosti zaista uživati, kao što su vino i čokolada.
• Organizirajte garderobu. Prosinac je mjesec kada zbog zime svi nosimo velike, teške jakne i kapute, a nitko ih ne želi nositi u rukama ili ostavljati po stolicama i brinuti o njima cijelu večer. Ako očekujete veći broj gostiju, zaposlite dovoljno osoblja za preuzimanje kako gosti ne bi čekali u redu ili na hladnoći.
• Organizirajte prijevoz. Ukoliko vam budžet dozvoljava, organizirajte shuttle prijevoz i to u više različitih vremenskih perioda kako bi gosti mogli otići kad žele, kako za one koji rano odlaze tako i za one koji žele uživati do dugo u noć. Ili prikupite brojeve lokalnih taxi službi i podatke o javnom prijevozu za tu noć te ih stavite na jedan dokument koji će se nalaziti na vidljivom mjestu za goste koji odlaze da se mogu informirati.
Naposlijetku, nekoliko dana poslije održanog domjenka pošaljite zahvalnicu svim gostima na dolasku i link na fotogaleriju službenih fotografija – jer svi volimo pogledati fotografije sa zabave na kojoj smo bili.
