Vodič za organizaciju učinkovitih sastanaka

Svi  volimo mrziti sastanke. S dobrim razlogom - oni nam kompliciraju raspored jer nemamo vremena odraditi ostatak posla pa ih mnogi smatraju gubitkom vremena. Mnogo je savjeta o tome kako prestati trošiti toliko vremena na sastancima ili bolje iskoristiti vrijeme, ali koliko su u stvarnosti održivi ti savjeti? Možemo li uistinu sastanke učiniti učinkovitijima i vratiti kontrolu nad svojim vremenom?

Paul Axtell, koji je 35 godina radio kao osobni savjetnik za učinkovitost i napisao knjigu Meetings Matter: 8 Powerful Strategies for Remarkable Conversations, kaže da je to najveća bolna točka za gotovo svakog menadžera s kojim radi. "Ljudi su potpuno odustali. Odustali su od nade da bi moglo biti drugačije. U potrazi su za taktikama, savjetima i kreativnim idejama koje ne funkcioniraju uvijek.", kaže Paul.

Paul Axtell i Francesca Gino, profesorica na Harvardu i autorica knjige Sidetracked: Why Our Decisions Get Derailed, and How We Can Stick to the Plan, u nastavku objašnjavaju neke od najčešćih savjeta i kako ih primijeniti u praksi.

Potrudite se da sastanak bude sa što manje sudionika. Ne više od sedam osoba.
Naravno, ne postoji čarobna brojka. Iako istraživanja ne ukazuju na konkretan broj, postoje dokazi da su manji sastanci učinkovitiji, kaže Francesca Gino. Kao prvo, lakše možete čitati govor tijela. U grupi od 20 ili više sudionika, ne možete pratiti sve suptilne signale sudionika, kaže Pau Axtell. Ako želite da ljudi imaju priliku sudjelovati, morate ograničiti broj sudionika. Axtell kaže da je, prema njegovom iskustvu, ograničavanje na četiri ili pet osoba jedini način kako bi bili sigurni da svatko ima priliku govoriti na 60-minutom sastanku.

Izazov kod velikih sastanaka nije samo u tome što neće svatko imati priliku reći svoje mišljenje, već mnogi od njih neće niti osjećati potrebu za time. "Kad je mnogo ruku dostupno, ljudi rade manje nego što bi trebalo", objašnjava Gino. "Socijalno-psihološko istraživanje je pokazalo da kad ljudi sudjeluju u grupnim zadacima (kao što su brainstorming ili raspravljanje o informacijama na sastanku), pokazuju znatno manje individualnog napora nego kada ih obavljaju sami." To je poznato kao "društveno zabušavanje" i teži ka tome da se poveća kako se veličina grupe povećava.

To ne znači da su vaši sastanci sa 20 sudionika osuđeni na propast. Samo ih morate bolje planirati. „Stupanj posredovanja mora rasti“, kaže Axtell. Morate više pažnje posvetiti tome da dobijete povratnu informaciju od cijele grupe i pročitate ljude u sobi. „Trebate nekoga tko je pravi majstor u vođenju razgovora.“

Zabranite uređaje.
Oba stručnjaka se slažu da je ovo dobra ideja iz dva razloga. Prvo, uređaji nam odvlače pažnju. Gino ističe kako mnogi ljudi misle da mogu obavljati više radnji odjednom – završiti email ili čitati svoj Twitter, slušajući nekoga na sastanku. No, istraživanja su pokazala da zapravo ne mogu. „Nedavno istraživanje iz neuroznanosti to jasno ističe. Obavljanje više radnji odjednom je mit. Možemo obavljati jednostavne radnje poput hodanja i pričanja, ali naš mozak ne može podnijeti više kompliciranih radnji odjednom“, kaže Gino. “U stvari, istraživanja pokazuju da osobi koja to pokušava, treba 50% više vremena da obavi zadatak i pri tome učini do 50% više pogrešaka.“

Što je još gore, oni koji koriste razne uređaje za vrijeme sastanaka, najčešće su oni koji su najlošiji u odrađivanju više stvari odjednom. „Istraživanje je pokazalo da, što više vremena neka osoba provede koristeći različite uređaje, to je veća vjerojatost da će lošije ispuniti test sposobnosti istovremenog obavljanja radnji“, objašnjava Gino.

Drugi razlog za zabranu uređaja je to što odvraća pažnju drugima. Francesca Gino je nedavno provela anketu o tome smatraju li ljudi da posezanje za mobitelom, objavljivanje statusa na Facebooku ili pisanje tweeta za vrijeme sastanka drugima odvlači pozornosti i je li to društveno neprimjereno. Ispitanici „su isti postupak smatrali problematičnim kada je to učinio njihov prijatelj ili kolega, a nisu smatrali problematičnim ako bi oni (opravdano) bili nepristojni“, kaže Gino. Ovi rezultati pokazuju da nas smeta kada drugi koriste svoje uređaje na sastancima. „Ipak, mi ne razumijemo da će naši postupci imati jednak učinak na druge“, kaže ona. Ovo Axtell vidi u svakodnevnoj praksi – ljudi se osjećaju povrijeđeno kad netko posegne za svojim mobitelom, pogotovo ako im je ta osoba nadređena. „Ako prezentirate neku ideju ili raspravljate o njoj i vidite da je viši voditelj na telefonu, to boli“, kaže Axtell.

Ipak, postoje i dobri razlozi za korištenje tehnologije na sastanku. Možda ćete poželjeti voditi bilješke ili preuzeti aktualan materijal. “Možda moraju biti dostupni jer im se nešto važno događa u životu”, kaže Axtell. Ali ako se ne radi o takvim slučajevima, isključite svoj mobitel ili tablet i obratite pozornost.

Neka sastanak bude što kraći – ne duži od sat vremena.
Istraživanja pokazuju kako postoje prednosti ako sastanci traju kraće. U prvom redu, sudionici su fokusiraniji. „Klasične studije su pokazale da skupine bolje prilagođavaju svoj stupanj rada kao i stil interakcije ako imaju rokove i vremensko ograničenje“, kaže Gino. Na primjer, jedno istraživanje je pokazalo da „su grupe u rješavanju nekog problema brže komunicirale i koristile autokratski pristup donošenju odluka pod većim vremenskim pritiskom nego kad je taj pritisak bio manji“. „Jednom kad ljudi shvate da nemaju puno vremena, prestanu postavljati pitanja i pričati te se fokusiraju na obavljanje posla“, kaže Axtell.

To ne znači da morate svaki sastanak sažeti u 30 minuta. Axtell upozorava da postoje rasprave koje zahtijevaju više vremena i da ne treba brzati. „Ako je svrha vašeg sastanka da se nešto raspravi, trebate sudionicima dati dovoljno vremena da iznesu svoje mišljenje, međusobno nadopunjuju iznesene ideje i donesu zaključak“, kaže on. Vremensko ograničenje će učiniti sastanak produktivnijim, ali ne želite vrijeme ograničiti toliko da izbacite važne teme.

Sastanci na kojima se stoji su produktivniji.
Dok se nekima ovo možda čini kao šala, Gino ističe da postoji empirijski dokaz da sastanci na kojima se stoji bolje funkcioniraju. U istraživanju koje je provedeno 1999. kada „stajaći“ sastanci još nisu bili karakteristični za većinu ureda, Allen Bluedorn i njegovi kolege, sa Sveučilišta u Missouriju, zaključili su da su takvi sastanci oko 34% kraći nego oni na kojima se sjedi, a jednako su produktivni.

Axtell smatra da su ovakva rješenja vrlo ohrabrujuća. „Sviđa mi se što ljudi pokušavaju učiniti nešto smjelo kako bi promijenili kulturu sastanaka – stajanje, odlazak u šetnju“. Ali upozorava kako ne smijemo dopustiti da nas forma sastanka odvrati od onoga što je stvarno važno – održati produktivan sastanak. „Više bih volio da se ljudi usude reći: Ovaj sastanak ću kvalitetno odraditi. Unaprijed isplanirati, zabraniti ometanje i sl.“

Pobrinite se da svatko sudjeluje i prozovite one koji ne sudjeluju.
Neki ljudi možda žele nešto reći, ali ne osjećaju da mogu, osim ako ih netko pita. To može biti iz razloga kao što su kultura, jezična barijera ili opće raspoloženje. Osobe koje se ustručavaju, obično imaju najbolji pregled razgovora i svakako ih treba izvući iz njihove čahure. Dobiti svačiji doprinos nije samo dobro za krajnji rezultat sastanka, već i za same sudionike. „Ljudi vole znati da se i njihovo mišljenje cijeni i uzima u obzir“, kaže Gino. „Ako samo pitate sudionike za mišljenje, podići ćete njihovu predanost rješenju problema“.

S osobama koje misle da ćete ih time staviti u nezavidan položaj, možete prije sastanka popričati i reći im da se nadate da će i oni doprinijeti sastaku. Na taj način će imati vremena pripremiti se pa kada ih na sastanku pitate za mišljenje, bit će spremni sudjelovati.

Nikada ne organizirajte sastanak samo kako biste prenijeli informacije.
„Ako ste organizirali sastanak o nekoj važnoj temi, na njemu možete brzo proći i novosti“, kaže Axtell. Na kraju sastanka se uvijek može reći Ima li nešto što grupa treba znati prije nego se rastanemo? Događa li se nešto u vašem odjelu o čemu bi i drugi trebali znati? „No, ako organizirate sastanak samo kako biste prenijeli informacije, promislite o svom pristupu. Zašto oduzimati dragocjeno vrijeme kako biste rekli nešto što se može napisati u emailu?“, Kaže Axtell.

Sastanci na kojima se samo prenose informacije nisu samo gubitak vremena. Gino objašnjava kako istraživanje Roya Baumeistera, Kathleen Vohs i njihovih kolega sugerira da imamo ograničenu količinu „izvršnih“ resursa. „Jednom kad njih iscrpimo, donosimo loše odluke“, kaže Gino. „Poslovni sastanci zahtijevaju od ljudi predanost, koncentraciju i odlučivanje, ne obraćajući pažnju na iscrpljivanje konačnih kognitivnih resursa sudionika — posebno ako su sastanci predugi ili prečesti.“ Do sličnog zaključka je došla i u svojem istraživanju: „Iscrpljivanje naših izvršnih resursa može čak dovesti do loše prosudbe i neetičnog ponašanja". Stoga, ako možete izbjeći zakazivanje još jednog sastanka, trebali biste.

Uvijek unaprijed odredite raspored sastanka – i budite jasni o svrsi sastanka.
Teško je zamisliti bolji savjet za učinkovit sastanak. Axtell i Gino se slažu da je planiranje i određivanje rasporeda sastanka unaprijed izuzetno važno. „Trebali biste objasniti što će se na sastanku događati kako bi sudionici unaprijed znali što će raditi“, kaže Axtell. U svojoj knjizi, Sidetracked, Gino govori kako nepostojanje jasnog plana i programa često dovodi do toga da je grupa neuspješna u donošenju odluke. „Postojanje plana daje nam priliku da razjasnimo svoje ciljeve te promislimo o čimbenicima koji bi nam mogli onemogućiti postizanje ciljeva“, kaže Gino.

Dostupno nam je puno podataka koji pokazuju koliko vremena uzaludno trošimo na sastancima. No, ne trebate istraživati kako biste dokazali nešto što intuitivno znate. Sljedeći puta kada trebate okupiti skupinu ljudi, potrudite se da to bude dobro iskorišteno vrijeme za svakoga – uključujući i vas.