Response Room – globalna inicijativa za razvoj i inovacije u kongresnoj industriji
Udruge (udruženja, asocijacije, društva) su poseban segment kongresne industrije koji je nešto manje otporan na ekonomsku krizu, no svejedno doživljava mnoge promjene zadnjih godina. Mnoge udruge redovno organiziraju godišnje skupštine za svoje članove, kao i niz drugih skupova tijekom godine. Sve se, prije ili kasnije, suočavaju s vrlo važnim pitanjem – pitanjem financiranja, bilo za redovno poslovanje putem članarina ili za financiranje raznih kongresa, edukacija, konferencija koje organiziraju. Osim kotizacija, važan dio prihoda skupova dolazi od sponzora.
Jedno od novijih istraživanja koje je proveo američki GES, pokazalo je kako 56% organizatora skupova očekuje povećanje sponzorskih iznosa tijekom idućih tri do pet godina, no ne navode za koliki postotak. Međunarodno strukovno udruženje PCMA (Professional Convention Management Association) dalo je preporuke na koje načine organizatori mogu učinkovitije doći do sponzora.
1. Pokažite kako se sponzorima isplati ulaganje
U današnjem poslovnom okruženju, u kojem smo skloni mjeriti svaki uloženi novčić, mnoge organizacije raspolažu alatima kojima mogu mjeriti povrat ulaganja (ROI). No, mnoge propuštaju jasno pokazati utjecaj brojki svojim sponzorima. Gore spomenuto istraživanje kaže kako 82% organizatora ne omogućuje svojim sponzorima uvid u izvještaj o učinkovitosti događanja.
Prije nego se obratite potencijalnim sponzorima, budite sigurni da ste razradili alate i tehnike koje će vam pomoći izmjeriti rezultate takvih partnerstava. Do koliko potencijalnih kupaca sponzor može doći sudjelujući na vašem događanju? Pomaže li im izlaganje na događanju u promociji njihova brenda? Možete li pomoći sponzorima pričajući o njima na svojim profilima na društvenim mrežama? Ako uspijete odgovoriti na neka od tih pitanja, povećavate si šanse za pozitivan odgovor.
2. Znajte kada reći NE
Svaka ponuda sponzora zvuči sjajno, zar ne? Ne nužno!
Ako će sponzor asocijaciji donijeti mogući negativan publicitet, budite spremni odbiti takvu suradnju. Trebate biti sigurni u to da se djelovanje potencijalnog partnera uklapa u misiju i viziju vaše udruge.
3. Dajte sponzorima smjernice
Jeste li se susreli sa situacijom u kojoj sponzor koji vam je dao popriličnu sumu novca za nadolazeće događanje želi jednako tako pravo glasa u organizacijskim pitanjima? Kako biste izbjegli neugodne situacije, najbolje je pripremiti smjernice oko toga što sve sponzorstvo obuhvaća i u kojem smjeru ćete voditi komunikaciju, prije nego sponzor preuzme glavnu riječ oko eventa.
4. Ne odbijajte manje sponzore
Iako mnogi organizatori konferencija i sajmova teže što većim sponzorskim paketima i pridobivanju velikih sponzora, takva strategija može odbiti sve one manje sponzore koji vam ne mogu dati velike iznose. Stoga je potrebno prilagoditi sponzorske pakete i omogućiti i manjim igračima dostojnu prezentaciju na događanju.
5. Budite transparentni
U svojoj namjeri da privučete što više sponzora, nemojte zaboraviti na najvažniji element – publiku, odnosno sudionike događanja. Sve više organizatora nudi mogućnost sponzoriranog predavanja unutar programa konferencija, no tu je potrebno biti oprezan. Naime, previše takvih predavanja neće usrećiti publiku te biste trebali unaprijed u programu naznačiti koja su predavanja tog tipa. I nemojte pretjerivati!
Hrvatska: Sponzori inzistiraju na povratnoj informaciji!
Vidjeli smo kako su američki organizatori kongresa prilično optimistični po pitanju financiranja svojih skupova. U Hrvatskoj još uvijek osjećemo posljedice višegodišnje ekonomske krize u svim segmentima društva. Upitali smo stoga nekoliko iskusnih PCO agencija kakvi su trendovi u sponzoriranju medicinskih i znanstvenih skupova u Hrvatskoj.
Dubravka Štengl, vlasnica O-toursa, komentirala je: „Koliko vidim, i dalje se sponzoriraju edukativni skupovi, ali je sponzorima sve važnije da je novac upotrijebljen za stvarnu edukaciju i sve je više zahtjeva za kvalitetnim praćenjem sudjelovanja sudionika u sustavu edukacije. Stoga se sve češće događa da sponzor zajedno s organizatorom sudjeluje u konceptu same edukacije i inzistira na povratnim informacijama. Tehnika će upravo u tome igrati sve veću ulogu! Na primjer, sponzori sudjeluju u radu u manjim grupama, dok tehnika omogućuje postavljanje pitanja nakon svakog izlaganja, tako da sudionici odmah dobivaju pitanja i anonimno odgovaraju. Tako sponzori vrlo brzo mogu provjeriti svoje podatke iz istraživanja s povratnim informacijama onih kojima je istraživanje namijenjeno. Kako su odgovori anonimni, velika je doza objektivnosti.
Ne mogu točno reći jesu li se iznosi sponzorstava povećali ili smanjili jer oni sponzori koji žele biti dio edukacijskog sustava, ponekad odluče dati velike iznose, no, ponavljam, jako inzistiraju na povratnoj informaciji. Postoje i novi oblici financiranja kroz grantove, što od organizatora zahtijeva da unaprijed daje godišnje planove svojih aktivnosti s procjenom troškova, kako bi se unaprijed znalo je li financijerima taj oblik aktivnosti zanimljiv. Dakle, ono što primjećujem je sve veći zahtjev za zajedničkim aktivnostima; ne da netko samo traži financiranje, a da onaj drugi to zbog nečije trenutačne pozicije uredno slijedi.“
Sanja Vukov-Colić iz kongresnog-incentive odjela agencije Spektar putovanja zamjećuje pad zanimanja sponzora za potporu skupovima i sve veći angažman sponzora u organizaciji vlastitih događanja. „Zadnjih godina, naročito 2014. godine sponzorski iznosi su se, u odnosu na prethodne godine, počeli osjetno smanjivati, što je svakako posljedica gospodarske situacije u Hrvatskoj. Trend smanjivanja sponzorstava, pa čak i izostanak sudjelovanja u sponzorstvima i onih poslovnih subjekata koje tradicionalno sudjeluju u radu i organizaciji određenih skupova, najavljen je već i u prvim mjesecima 2015.
Za ovu godinu predviđamo pad 20-40% u broju sudionika na znanstvenim skupovima koji se organiziraju svake godine, a slična situacija, ako ne i lošija, očekuje se kod bienalnih i trienalnih skupova. Novi skupovi, koji se organiziraju po prvi puta, imaju relativno male šanse u dobivanju značajnih sponzorstava. Ovdje naglašavam broj sudionika, budući da je pokrivanje troškova sudjelovanja u pravilu dio sponzorstava, a ponekad i dijelova sponzorskih paketa.
Sponzorstva najvećim dijelom ovise o internim odlukama i poslovnoj politici svake tvrtke posebno, a odnose se na sudjelovanje u troškovima organizacije u obliku najma izložbenog prostora, komercijalnim predavanjima i pokrivanjem troškova kotizacija i/ili boravka i/ili puta potencijalnih sudionika. Sponzori na taj način promoviraju svoje proizvode na direktan način, neposredno, velikom broju svojih partnera koji se nalaze u isto vrijeme, na istom mjestu u relativno dužem vremenskom periodu od nekoliko dana.
Izvjestan broj tvrtki, uglavnom inozemnih, u zadnje vrijeme više ne pokriva troškove niti poziva na sudjelovanje u radu skupova potencijalne sudionike imenom i prezimenom, već sumom novca koja pokriva određeni sponzorski paket nastoje animirati organizatore skupa na poziv po vlastitom izboru što većeg broja sudionika. Osim toga, kod tvrtki-sponzora u porastu je i trend organiziranja vlastitih, manjih skupova kraćeg trajanja, a nauštrb sponzoriranja većih konfrencija. Stalni i potencijalni partneri, koje pozivaju i kojima se obraćaju, bez prisutnosti konkurencije, prema marketinškim mjerilima donose im bolje rezultate u prodaji proizvoda."
