Izvrsni MICE rezultati na Babinom kuku
Pod nazivom “Povezani znanjem (… 25 godina)”, od 8. do 10. studenoga 2017. godine u Valamar Lacroma Hotelu i Valamar President Hotelu u Dubrovniku, održava se 19. CARNetova korisnička konferencija – CUC 2017., a predsjednica Organizacijskog odbora Petra Premerl podijelila je s nama detalje trodnevne konferencije, kao i tijek organizacije jednog od najvećih događanja u ICT industriji.
Na čelu ste Organizacijskog odbora jedne od najvećih i najstarijih konferencija u ICT industriji. Po čemu je CARNet-ova konferencija drugačija od ostalih?CARNetova korisnička konferencija – CUC mjesto je okupljanja CARNetovih korisnika i suradnika, uključujući učenike i nastavnike u osnovnim i srednjim školama, studente i profesore na fakultetima, CARNetove sistem inženjere i koordinatore, te sve ostale zainteresirane za primjenu informacijsko-komunikacijske tehnologije u obrazovanju. CARNet u svakodnevnom djelovanju prati trendove, osluškuje i prepoznaje potrebe te odgovara na zahtjeve svojih korisnika.
S tim ciljem, konferencija se organizira neprestano od 1999. godine i od tada svake godine raste - i kvalitetom, i brojem sudionika i količinom sadržaja. Razlikuje se od ostalih jer predstavlja platformu za razvoj suradnje između predstavnika obrazovnog sustava i gospodarstva. Prepoznata je i po veličini i kvaliteti programa, a i cijena kotizacije čini je drugačijom od ostalih konferencija, pogotovo kada se u obzir uzme da uključuje cjelokupni konferencijski program, materijale i obroke za sva tri dana konferencije.
Konferencija se održava u znaku CARNet-ovih 25 godina interneta u Hrvatskoj. Hoće li se godišnjica na neki poseban način obilježiti tijekom konferencije? Ovogodišnja konferencija održava se pod sloganom „Povezani znanjem (…25 godina)“. Odabirom tog slogana indirektno stavljamo naglasak na 25. rođendan interneta u Hrvatskoj. Uz to, na samom će se otvaranju konferencije održati panel diskusija na temu 25 godina interneta u Hrvatskoj, na kojoj će sudjelovati doc.dr.sc. Predrag Pale, na čiju je inicijativu Ministarstvo znanosti i tehnologije pokrenulo projekt CARNet, gospodin Damir Sabol, osnivač Iskona i PhotoMatha te kolega mr.sc. Albert Novak koji je u CARNetu od samih početaka. Diskusiju će moderirati mr. sc. Zvonimir Zelenika, stručnjak za mrežne tehnologije koji je svoju profesionalnu karijeru započeo u CARNetu. Osim obilježavanja na konferenciji, CARNet sudjeluje u organizaciji svečanog obilježavanja 25 godina interneta u Hrvatskoj, koja će se održati na samu godišnjicu, 17. studenoga 2017. godine.
Trodnevnu konferenciju obilježava vrlo impresivan program kroz prezentacije, predavanja, interaktivna izlaganja, radionice i ogledne sate koji se održavaju u 15 dvorana istovremeno u dva hotela. Koliko unaprijed planirate sadržaj programa i koliko je osoba uključeno u organizaciju konferencije? Pripremu konferencije dijelimo na dva odbora. Organizacijski, sastavljen od zaposlenika CARNeta, i programski, kojeg čine vanjski suradnici, stručnjaci iz obrazovne i akademske zajednice te u manjem broju zaposlenici CARNeta. Organizacijski odbor broji devet članova i radi na pripremi konferencije tijekom cijele godine. Neki su periodi, naravno, intenzivniji, ali promišljanja i dogovori što napraviti za iduću godinu počinju već sada.
Angažman programskog odbora traje nešto kraće, ali rezultati nisu ništa manje bitni. Dapače. Konferencijski slogan, teme i razne druge sadržaje predlaže upravo programski odbor, na čelu kojega je ove godine kolegica Nataša Glavor, ujedno i članica Organizacijskog odbora. Ovogodišnji programski odbor čini 11 članova. Osim redovnog programa kojeg, nakon recenziranja prijavljenih radova, kreira programski odbor, na konferenciji predstavljamo mnoge druge sadržaje u kojima sudjeluju i zaposlenici CARNeta, kao što su e-Škole predavanja i radionice, teme za sistemce te sadržaji projekta Scientix.
Ovogodišnja konferencija održava se u Valamarovim hotelima u Dubrovniku. Koji su bili glavni kriteriji prilikom odabira destinacije i Valamar hotela?Glavni kriteriji prilikom odabira lokacije održavanja konferencije su prostorni kapaciteti i tehnička opremljenost. I sami ste primijetili da se program održava u 15 dvorana, a u nekim terminima u čak 17, što je zaista izazovno za organizaciju. Naši su zahtjevi dosta specifični, pa kada s hotelima razgovaramo o očekivanom broju sudionika i prostornim kapacitetima, moramo dodatno naglasiti potrebu za dvoranama različitih veličina. Od one dovoljnog kapaciteta za sve sudionike konferencije, do većeg broja manjih za 30 sudionika. Za uspješno izvođenje konferencijskog programa potrebna je i kvalitetna tehnička opremljenost dvorana, pa je i taj segment visoko na popisu kriterija.
Važna nam je dostupnost i prilagodljivost djelatnika hotela te njihova pomoć u provedbi svih aktivnosti tijekom konferencije, a na zadovoljstvo naših korisnika. Tu su još, naravno, smještajni kapaciteti, mogućnost organizacije pauza za kavu, ručkova i večera za sve sudionike konferencije i slična organizacijska pitanja. S Valamarovim hotelima već imamo iskustva i mogu reći da smo vrlo zadovoljni. CUC se 2015. godine održavao u Dubrovniku, smještaj smo organizirali u hotelima Valamar Lacroma Dubrovnik i Valamar Argosy, a program isključivo u hotelu Valamar Lacroma Dubrovnik. Samo dvije godine poslije popunili smo smještajne i kongresne kapacitete oba hotela.
Osim kvalitetne povezanosti na internet, jeste li imali neke specifične tehnničke zahtjeve prema hotelima? Veza na internet izuzetno nam je važna zbog broja sudionika konferencije koji se spajaju vlastitim uređajima, naše opreme koju koristimo tijekom izvođenja radionica poput tableta i prijenosnih računala te Internet prijenosa uživo iz četiri dvorane. Iz tih razloga, svake godine, u suradnji s partnerima povećavamo brzinu internet linka u hotelu. Osim dobre povezanosti na internet, naši se zahtjevi odnose na tehničku opremljenost dvorana, što podrazumijeva projektore, platna, razglas, mikrofone i ostalu potrebnu opremu.
Prilikom organizacije ovako velikog događanja, koji segmenti vam predstavljaju najveći izazov?Često se najmanji segmenti, koje na početku ne prepoznajete kao potencijalne izazove, pretvore upravo u to. No iskustvo članova odbora, i organizacijskog i programskog, i malo sreće rezultiraju rješavanjem situacije s pozitivnim ishodom. Ono o čemu svake godine razgovaramo i iznova istražujemo su kongresni kapaciteti. Konferencija je do sada mijenjala lokacije održavanja i želja nam je da tako ostane i dalje, no svjesni smo da broj zadovoljavajućih lokacija nije velik i da opada kako mi rastemo, pa bih možda taj segment izdvojila kao najveći izazov u organizaciji idućih konferencija.
Prošlogodišnju konferenciju pratilo je više od 980 sudionika. Koliko sudionika očekujete ove godine i hoće li biti omogućen video prijenos za one koji nisu u mogućnosti prisustvovati konferenciji?Pripreme smo započeli sa željom dosezanja prošlogodišnjeg broja sudionika, što se i ostvarilo. Prema dosadašnjem trendu ovogodišnjih prijava približit ćemo se brojci 1.100. Taj nas rast broja sudionika u CARNetu, a posebno u timu čini izuzetno sretnima jer daje potvrdu onome što i kako to činimo. Vjerujemo da ćemo i mi ispuniti očekivanja svih koji su ispunili prijavni obrazac i došli na CUC 2017! Kao i do sada, i ove ćemo godine omogućiti internet prijenos dijela konferencijskog program i to iz četiri najveće dvorane. Prenosit ćemo svečano otvaranje konferencije, interaktivna izlaganja, prezentacije stručnih radova te svečano zatvaranje konferencije.
Koliko dugo se bavite event managementom i što je za Vas najvažnije u tom poslu?Ovim se poslom bavim duže od devet godina. Isprva sam pokrivala pojedine segmente, no s godinama se to povećavalo, pa sam od 2013. godine, uz ostala događanja koja organiziramo, zadužena za vođenje cjelokupne organizacije konferencije. Smatram da je najvažnije na samom početku postaviti dobru strukturu i neprestano razmišljati i o najsitnijim detaljima tijekom pripreme i održavanja konferencije. Snalažljivost u provedbi, agilnost u reagiranju, analiza planiranog i učinjenog i stalna nadogradnja dovest će do uspješno organiziranog eventa. Suradnja s vanjskim suradnicima, odnosno partnerima u organizaciji događanja neizostavan je dio uspješne realizacije događanja. I na kraju, tim. Ljudi na koje možete računati izuzetno su važni u ovom poslu zbog čestih nepredvidivih situacija. 
CARNet-ova konferencija dio je pilot projekta e-Škole. Koliko u praksi obrazovni sustav u Hrvatskoj koristi potencijale informacijsko-komunikacijskih tehnologija?CARNetova korisnička konferencija dio je pilot projekta „e-Škole: Uspostava sustava razvoja digitalno zrelih škola (pilot projekt)“ koji se financira iz Europskog fonda za regionalni razvoj i Europskog socijalnog fonda. Od 2015. godine CARNet, kroz fondove Europske unije, osigurava predstavnicima svake škole iz pilot projekta sudjelovanje na konferenciji. Interes sudionika za sudjelovanje na konferenciji, ali i u drugim projektima vezanima za primjenu IKT-a u obrazovanju koje provodi CARNet, glavni je pokazatelj korištenja IKT-a u obrazovnom sustavu. Ono što smo u CARNetu tijekom provedbe naših projekata primijetili je potreba korisnika za edukacijom o korištenju IKT-a čime postaju sigurniji u svom svakodnevnom radu, a čime se onda povećava i upotreba.
Koje svjetske IT konferencije biste istaknuli kao dobar primjer?Nezahvalno mi je istaknuti samo neke jer sudjelujemo na mnogim odličnim konferencijama koje tematski pokrivaju područja djelovanja CARNeta, a na kojima dobivamo nova znanja, dijelimo naša iskustva i ostvarujemo kontakte i mnogobrojne suradnje.
