Alek El Kazal: Kako organiziramo festival u Splitu na koji dolazi 145.000 posjetitelja

Kada govorimo o velikim glazbenim festivalima u Europi, ULTRA Europe nezaobilazno je ime. Splitski megafestival izrastao je u svjetski prepoznatljiv brend koji privlači desetke tisuća posjetitelja iz više od 140 zemalja. No, iza svjetlosnih efekata, impresivne pozornice, svjetskih DJ zvijezda i užarene atmosfere krije se iznimno kompleksan organizacijski sustav. Alek El Kazal, projektni direktor festivala, otkriva kako izgleda proces pripreme i svakodnevica rada na ovako velikom projektu, koje su glavne promjene u odnosu na početke i što znači prilagođavati se stalno rastućim očekivanjima publike. U razgovoru za PoslovniTurizam govori o tehnološkim inovacijama, kriznim protokolima, sigurnosnim strategijama, ali i važnosti suradnje s lokalnom zajednicom i partnerima.

ULTRA Europe festival jedan je od najvećih i najkompleksnijih glazbenih evenata u Europi. Koji su najveći organizacijski izazovi danas, nakon toliko godina održavanja, u usporedbi sa samim počecima i kako ih uspješno prevladavate?

Ultra Europe, festivalski gigant koji se održava od 2013. godine u Splitu svakako nosi svoje izazove i iako se sada finalno pripremamo za već 11. izdanje konstantni fokus te uspješna suradnja s različitim tijelima iz javnog i privatnog sektora mora uvijek biti prisutna i na visokoj razini. Miami, Tokyo, Sao Paolo, Sydney, Melbourne, Buenos Aires, Shanghai i drugi mega gradovi gdje se ULTRA festival održava u usporedbi s hrvatskim Splitom se razlikuju i ključ je upravo u prepoznavanju naših prednosti i unikatnosti koje naša lokacija donosi. Sam festival se sljubio sa Splitom i kroz konstruktivno razmišljanje i strategije zajedno rastemo, a izazovi se mijenjaju kroz godine. Viziju koju je tada imao vlasnik licence Joe Bašić, svakako živimo danas. Svake godine učimo iz iskustva i analiziramo procese što nam omogućuje da unaprijedimo organizaciju i podignemo standarde festivala svake godine na višu razinu. 

Koliko unaprijed počinju pripreme za jedno izdanje ULTRA Europe festivala i kako izgleda proces planiranja kroz godinu? Koliko ljudi sudjeluje u tom procesu i kako strukturirate tim i određujete odgovornosti?

Festival ove veličine i statusa zahtjeva pripremu 365 dana unaprijed, točnije završetkom jednog festivala kreće priprema i definiranje strategije za sljedeće izdanje - od financijskog planiranja, prodaje, marketinga, logistike i svega ostalog potrebnog da uspješno ugostimo 145.000 posjetitelja sa svih strana svijeta. Rad na projektu je progresivan pa tako i uključivanje dobavljača iz raznih sektora djelatnosti. Sami počeci pripremanja i planiranja su rezervirani za uži tim organizacije, a kako se festival bliži tako dolazimo i do brojke od 3.000 vrijednih ljudi koji rade na samom festivalu osiguravajući visoku kvalitetu usluge i doživljaja za naše goste.

Efikasna logistika i sigurnost: Digitalizacija, jasni protokoli i slijed komunikacije

Organizacija događanja ovakvih razmjera zahtijeva vrhunsku logistiku i digitalnu koordinaciju. Koje tehnološke i IT alate koristite danas – od aplikacija i upravljanja timovima do AI sustava – i koliko oni olakšavaju posao u usporedbi s počecima kada mnogi od tih alata nisu postojali?

Kao i svaki višegodišnji poslovni pothvat, analitika i razumijevanje naše publike su nam iznimno bitni. Komunikacija između korisnika, organizacije i poslovnih procesa zahvaljujući tehnološkom napretku danas je puno lakša i daje brži i jasniji uvid što omogućuje brže i preciznije odluke. Od same infrastrukture beskontaktnog plaćanja, brzine interneta i dostupne opreme, kontrole ulaska publike i njihovo kretanje po festivalu pa i samih preferencija, podižu kvalitetu usluge prema korisniku. 

Uzevši u obzir da je ULTRA Europe globalna platforma i da komuniciramo u prosjeku po godini održavanja s publikom iz više od 140 zemalja svijeta, povezanost i razumijevanje pojedinog tržišta danas je puno jednostavnije zahvaljujući tehnologiji no, to zahtijeva visoku razinu poznavanja tehnoloških alata i njihovu implementaciju u korist korisnika i organizacije. Konkretno, koristimo razne digitalne platforme za upravljanje projektima i timovima, specijalizirane alate za event menadžment (upravljanje akreditacijama, ulaznicama, rasporedom i sigurnosnim protokolima, navigacija i komunikacija s korisnikom i sl.), AI sustave i analitiku koji omogućuju optimizaciju logistike, napredno planiranje i personalizaciju iskustva.

Kako upravljate kriznim situacijama ili nepredviđenim okolnostima koje zahtijevaju brze i koordinirane reakcije više odjela istovremeno? Možete li podijeliti konkretan primjer situacije kada je efikasna timska koordinacija imala ključnu ulogu u uspjehu festivala?

Često se kaže da je dobra priprema pola posla. Ako je to tako, onda druga polovica mora biti stručnost svih odjela koji su uključeni u pružanje razine kvalitete našeg festivala prema posjetitelju. Jasni protokoli i slijed komunikacije u raznim tipovima situacija su neophodni za uspješno rješavanje situacija koje zahtijevaju brzu i odlučnu reakciju. Obzirom na osjetljivost događanja s ovolikim brojem ljudi, nekolicina je situacija koje se moraju riješiti u hipu i zato je bitno surađivati s profesionalcima u ovoj i pratećim industrijama koji znaju svoj posao. Jedan možda od najboljih primjera je kada smo 2022. godine promijenili lokaciju održavanja. Nova lokacija su novi izazovi, nepoznat vam je teren, a čak i ako vrlo brzo upoznate kompletnu infrastrukturu pitanje je kako taj prostor diše s više desetaka tisuća posjetitelja. Bez stručnosti i spremnosti cijelog tima, podrške lokalnih službi i partnera, bilo bi gotovo nemoguće iznjedriti uspješan festival. 

Kako pristupate sigurnosnom aspektu festivala koji je vrlo važan kada se radi o desecima tisuća mladih posjetitelja koji se dolaze zabaviti? Što sve podrazumijeva osiguranje na ovakvom tipu događanja? Surađujete li s lokalnim i međunarodnim sigurnosnim službama?

Sigurnost je svakako jedan od prioriteta organizacije ULTRA Europe festivala, kako samih gostiju, tako svih radnika, lokalnog stanovništva i baštine mjesta u kojem se događanje održava. Sigurnost možemo definirati u nekoliko aspekata, od same edukacije posjetitelja koji dolaze na festival, implementacije protokola koji minimiziraju sve tipove rizika, primjerice jasne instrukcije što dozvoljeno, a što zabranjeno unijeti na sam festival, „no re-entry“ pravila, suradnju s lokalnim i međunarodnim sigurnosnim službama, medicinskim službama, održivosti i slično. Boravak gostiju koji dolaze nije samo na Festivalu već i u gradu domaćinu i okolici gdje se isti održava i jako nam je drago da je Hrvatska u top 15 najsigurnijih zemalja svijeta prema Global Peace Indexu i najsigurnija europska zemlja za noćne šetnje (Numbeo).

Suradnja s lokalnim vlastima ključna za uspjeh

Godinama je Hvar bio nezaobilazna lokacija u sklopu ULTRA Europe festivala, no ove godine selite se na otok Brač, na plažu u Milni. Kako ste pristupili odabiru nove lokacije i koji su ključni kriteriji pri takvim odlukama? Koliko je u takvim situacijama važna fleksibilnost organizacijskog tima i brzina reakcije? Koliko na konačnu odluku utječu logistički faktori (infrastruktura, smještaj, prometna povezanost), a koliko sama atraktivnost destinacije?

Preseljenje programa ULTRA Beach na Brač doživljavamo kao priliku za dodatno obogaćivanje festivalskog iskustva u sklopu našeg, na svijetu unikatnog, proizvoda „Destination ULTRA“ – sedmodnevnog festivalskog iskustva, ali i kao izazov koji potvrđuje snagu i profesionalnost našeg tima. Prilikom odabira nove destinacije najvažniji su nam bili logistički faktori: dostupnost i kvaliteta smještaja, prometna povezanost otoka s kopnom i drugim lokacijama festivala, infrastruktura na samoj lokaciji održavanja – Olife Beach club, te mogućnost organizacije događanja na visokoj razini sigurnosti i udobnosti za posjetitelje i izvođače. S druge strane, atraktivnost destinacije igra veliku ulogu, a Brač i Milna poznati su po prirodnim ljepotama, autentičnom mediteranskom ugođaju i bogatoj turističkoj ponudi. Vjerujemo da će Milna i Brač pružiti posjetiteljima novo, nezaboravno festivalsko poglavlje, a lokalnoj zajednici donijeti dodatnu vrijednost i međunarodnu vidljivost.

Suradnja s lokalnim vlastima, partnerima i zajednicom od presudne je važnosti. Kako gradite i održavate te odnose na obostranu korist? Kakva su iskustva s lokalnom zajednicom i partnerima u prihvaćanju festivala u novoj destinaciji?

Suradnja s lokanim vlastima općenito, partnerima i zajednicom za nas je ključna i temelj dugoročnog uspjeha festivala. Svjesni smo da festival može ostvariti puni potencijal samo ako donosi obostranu korist – i lokalnoj zajednici i organizatorima. Od prvog dana nastojimo biti partner, a ne samo gost u destinaciji. Danas je ULTRA Europe prepoznat kao jedan od najvažnijih promotora Splita i okolnih otoka pa čak i Hrvatske u svijetu. Ponosni smo na činjenicu uspješne dugoročne suradnje s partnerima koji nas prate od prvog dana, na podršku i suradnju Grada Splita, Splitsko-dalmatinske županije, lokalnih turističkih zajednica i Hrvatske turističke zajednice. Festival kroz svoje održavanje sada već više od desetljeća osigurava multiplikativne benefite kao što su pozitivni ekonomski utjecaj i promotivni učinak, zapošljavanje lokalnog osoblja, suradnje s domaćim dobavljačima i ugostiteljima. Ultra Europe je primjer kako veliko međunarodno događanje može biti pokretač pozitivnih promjena ako se temelji na partnerstvu, povjerenju i obostranoj koristi svih uključenih dionika.

Industrija velikih festivala u snažnoj ekspanziji

Kako vidite budućnost velikih festivala, ali i poslovnih događanja u kontekstu novih tehnologija, održivosti i sve većih očekivanja publike?

Tehnologija danas prožima svaki aspekt organizacije događanja, od same pripreme sve do realizacije. Aspekt održivosti je industrijski standard, a ne iznimka. Publika sve više želi iznimna iskustva te iako danas težimo maksimalno personaliziranom sadržaju taj osjećaj pripadnosti i zajedništva u sklopu festivala ili sličnog događanja je iznimno vrijedan detalj. Industrija velikih festivala je u snažnoj ekspanziji, a ključni trendovi uključuju upravo digitalizaciju, održivost, unikatnost i dr. Dokaz tome je i sama ekspanzija velikih festivala s dvoznamenkastim godišnjim rastom na globalnoj razini kao i pozitivna predviđanja daljnje stope razvijanja i rasta ove industrije. Oni koji uspješno integriraju tehnologiju, zelene prakse i prate očekivanja publike, ostati će relevantni i poželjni na globalnoj sceni.

Osim organizacije festivala, često ste i moderator na poslovnim eventima. Što je prema Vašem mišljenju posebno važno u ulozi moderatora i kako se pripremate za tu ulogu?

Iako naizgled aktivnosti i set vještina u projektnom menadžmentu i moderiranju nisu usko povezani, imaju jako puno zajedničkih osobina koje dijele. Dobra priprema, poznavanje tematike, direktna komunikacija s korisnikom, kreativnost i fleksibilnost te pravovremena i brza reakcija su samo neke od njih. Potpuno razumijevanje uloge moderatora na poslovnim i sličnim konferencijama podrazumijeva činjenicu približavanja i olakšavanja razumijevanja programa, rasporeda i govornika publici kao i podizanje vrijednosti cijelog događanja. Moderator mora razumjeti što publika želi i očekuje s obzirom da je upravo publika najvažniji entitet u prostoriji. Dosta sličan pristup je i u organizaciji festivala ili bilo kojeg događanja namijenjenog određenoj skupini ili korisnicima. Potrebno je jasno voditi raspravu, usmjeravati grupu prema cilju, stvoriti sigurnu i poticajnu atmosferu, osluškivati potrebe kako bi svi sudionici izvukli maksimalnu vrijednost iz  sudjelovanja.

Putovanja i upoznavanje svjetskih kultura – prednost u globalnom poslovnom okruženju

Vaše ime i prezime odskaču od tipičnog hrvatskog konteksta. Možete li nam reći nešto više o svom porijeklu i na koji način je multikulturalno porijeklo oblikovalo pristup poslu i komunikaciji?

Porijeklo majke i oca je van granica Hrvatske, čak Europe no, spletom sretnih okolnosti našli su se upravo u Lijepoj Našoj. Ovdje sam rođen i odrastao, a multikulturalna pozadina mi je otvorila želju za upoznavanjem ne samo predivne hrvatske kulture i tradicije već svjetske, odnosno ljudske. Ta želja se pretočila u putovanja i istraživanje u svim smjerovima planeta, učenje stranih jezika i kultura te jednostavno samoj znatiželji upoznavanja ovog života. Vjerujem da otvorenost, poznavanje svoje, ali i tuđih kultura je odličan alat u poslu, pogotovo onom koji je orijentiran svjetskoj publici.

Ove godine, uz novo izdanje ULTRA Europe festivala, očekujete i prinovu u obitelji – što nije mala stvar! Rad u event industriji vrlo je intenzivan i ne postoje jasne granice između radnog i privatnog vremena. Kako balansirate intenzivan profesionalni angažman i pripreme za širenje obitelji?

Zahvalan sam što mi je žena iznimno dobar organizator s ekstenzivnim poznavanjem industrije u kojoj se nalazim i što imamo komunikaciju na visokoj razini što je rezultiralo da sve prolazi do sada u najboljem redu, iako prinova tek treba stići pa u biti najveći dio „posla“ ona trenutno prolazi uz naravno, moju maksimalnu podršku. Super je osjećaj znati da ćeš biti uskoro roditelj no, kako je to zapravo i kako ćemo sve hendlati, tek treba vidjeti, ali sam siguran da ćemo dati maksimum. Uostalom, velika podrška je i cijeli tim koji neumoljivo radi na ULTRA Europe projektu.