Danijel Koletić: Event menadžment nije za kukavice – bez strasti i hrabrosti nema uspješnog događanja

Danijel Koletić jedno je od prepoznatljivih imena u području odnosa s javnošću i organizacije događanja u regiji i šire. S više od 30 godina iskustva u event menadžmentu, korporativnim komunikacijama i kriznom upravljanju, karijeru je započeo na nacionalnim projektima u Hrvatskoj, a danas djeluje globalno – od Europe i Bliskog istoka do Azije.

Osnivač je i predsjednik uprave međunarodne PRO.PR konferencije, pokretač PRO PR Globe Awardsa te prvi direktor London School of Public Relations u Hrvatskoj. Kao čelna osoba agencije Apriori World, savjetuje klijente diljem svijeta u području strateške komunikacije, poslovnog razvoja i kriznog menadžmenta. Iza njega je i niz međunarodno priznatih i nagrađivanih projekata, među kojima se ističe projekt „Sapuni s točkicama“, realiziran u suradnji s Udrugom slijepih Zagreb, koji je 2020. godine nagrađen posebnom nagradom IPRA Golden World – Contribution Award koja se dodjeljuje za PR aktivnosti s ciljem postizanja jednog od UN-ovih ciljeva održivog razvoja – u ovom slučaju smanjenju nejednakosti.

U razgovoru za PoslovniTurizam, Danijel Koletić otvoreno govori o realnosti organizacije događanja – od izbora destinacija i rada s hotelima do improvizacija, budžetskih ograničenja i neočekivanih situacija.

Vaše iskustvo u organizaciji događanja počelo je vrlo rano, dok ste još bili dijete, i to u vidu beauty natjecanja i turističkih evenata. Danas stojite iza međunarodne konferencije PRO.PR i brojnih drugih međunarodnih projekata. Kada pogledate taj tijek karijere – što se u suštini najviše promijenilo u poslu organizatora događanja, a što je ostalo isto?

Svaki pojedinac ima svoju misiju, a tako je i u event menadžmentu, koji čini skup profesionalaca koje javnost često uopće ne vidi. Ključno je imati strast i hrabrost – ako toga nema, bolje je ne ulaziti u organizaciju događanja, osim ako niste financijski osigurani političkom pozadinom.

Kada se osvrnem unatrag, moje prvo događanje bilo je natjecanje „Miss parkirališta“, na parkiralištu u ulici Pavla Radića u Crikvenici, gdje sam živio. Kao dječak sam promatrao, upijao i imao hrabrosti započeti. Svakih nekoliko godina, zahvaljujući razvoju novih tehnologija, otvaraju se nove mogućnosti. Međutim, osim ideje koju danas imaju mnogi, važno je imati hrabrosti krenuti u realizaciju.

Tajna dugovječnosti PRO.PR-a: upornost i kvaliteta

Ove godine će PRO.PR konferencija biti održana po 23. put. Kako je nastala, s kojim ciljem i koja je tajna njezine dugovječnosti? Koliko sudionika okuplja?

Godine 2002. dobio sam posao kriznog komuniciranja za Vladu Crne Gore, financiran od strane EU i USAID-a. Zbog pravnih procedura morao sam otvoriti ured u Crnoj Gori, no unatoč poslovnim mogućnostima, nisam imao ambiciju dugoročno raditi na tom tržištu.

Tada sam shvatio da komunikacije nose ogromnu odgovornost – ne samo u našem slučaju, nego i globalno. Odlučio sam okupiti ljude koji su se tada počeli ozbiljnije baviti tom strukom i tako je nastala međunarodna PRO.PR konferencija.

Prva konferencija održana je u Herceg Novom i okupila je 138 sudionika. Zbog tadašnjih političkih okolnosti sudjelovali su sudionici iz Bosne i Hercegovine, Srbije i Crne Gore, dok su predavači dolazili iz Slovenije i Hrvatske.

Tajna dugovječnosti PRO.PR-a je upornost. Od samog početka to je jedan od najutjecajnijih, ali i financijski najpristupačnijih događanja, zahvaljujući uskoj specijalizaciji na odnose s javnošću. PRO.PR gotovo da nema marketinške kampanje – oslanja se na direktne pozive. Moj moto je „kvaliteta ispred količine“. To ne znači da druge konferencije nemaju vrijednost, već da želim sudionicima omogućiti bliskost i kvalitetno poslovno povezivanje, u čemu sam, vjerujem, i uspio.

Novo izdanje je u Podgorici, a prošlogodišnje je bilo u Selcu. Gdje se još tijekom godina održavala? Koji su ključni kriteriji kod odabira destinacije i hotela te što čini idealnog partnera za organizatora međunarodne konferencije? Koja destinacija Vam je ostala u najboljem sjećanju po tom pitanju?

Dvije destinacije posebno su mi ostale u sjećanju – Ohrid i Zlatibor. Na tim su lokacijama vodeći ljudi iz turizma, kao i gradonačelnici, prepoznali vrijednost sudionika koji su došli te su pružili više nego što se očekivalo.

Prvi kriterij pri odabiru destinacije je razumijevanje i podrška vodećih ljudi same destinacije. Važno mi je naglasiti da PRO.PR nije spektakl. On sa sobom nosi znanje, ali i kvalitetu svakog pojedinca koji je dio konferencije – bilo da je riječ o predavaču, sudioniku ili predstavniku medija.

Prošlogodišnja konferencija je okupila 32 predavača iz osam zemalja. Kako u praksi izgleda proces od ideje do potvrde govornika i što je presudno da vrhunski predavači prihvate sudjelovanje?

Imam snažnu strast prema programu, a najvažnije mi je da svatko u programskom dijelu pronađe nešto za sebe. Zato okupljamo predavače iz privatnog, javnog i NGO sektora. Ova regija je poznata po tome što smo dobri domaćini – uvijek damo više, a predavači to prepoznaju. Sa sobom nose uspomene. Mrežu kontakata koju sam godinama gradio kroz ulaganja, putovanja i sudjelovanja na drugim konferencijama, koristim kako bih došao do ljudi za koje smatram da mogu značajno doprinijeti programu. Za to mi je trebalo deset godina.

Koliko u tom procesu pomažu Vaše članstvo i pozicije u međunarodnim organizacijama, a koliko osobni odnosi koje gradite desetljećima? Gdje je stvarna „poluga“ uspjeha?

U međunarodne organizacije učlanio sam se na njihov poziv. One svakako imaju utjecaj jer otvaraju određena vrata, ali bez osobne reputacije nema stvarne prilike. Preporuke i pozicije vrijede samo ako iza njih stoji dosljedan i prepoznatljiv profesionalni rad.

Možete li podijeliti jednu konkretnu situaciju u organizaciji PRO.PR-a kada ste naišli na veliki izazov – i kako ste to riješili?

Najveći izazov svakog organizatora, pa tako i moj, jest situacija kada predavač u posljednji trenutak otkaže dolazak, iako je već najavljen. Tada osjećam veliku nelagodu jer nisam isporučio obećano. Na sreću, sudionici uglavnom razumiju da postoje životne okolnosti koje se ne mogu predvidjeti.

Jedna od najneugodnijih situacija dogodila se kada su konobari na kraju obračuna pokušali naplatiti 30 boca vina koje nitko nije popio. Iako su konobari dobili otkaz, ostaje nelagoda dokazivanja da ste u pravu, pozivanja gostiju da potvrđuju što su konzumirali, a što nisu. No, sve je to život obojen prilikama i izazovima.

Čak 70 % uspjeha događanja čini prostor gdje se održava

Iz Vašeg iskustva rada s hotelima i venueima – koje su tri stvari koje najčešće razlikuju prosječan prostor od prostora s kojim organizatori žele raditi ponovno?

Prvo, ako hotel nema dovoljan kapacitet tehničke službe, vlastitu kvalitetnu tehniku, razglas, rasvjetu, pozornicu i govornicu, bez obzira na vanjske dobavljače, ne bi se trebao predstavljati kao kongresni hotel ili kongresni centar.

Drugo, izuzetno je važna dostupnost ljudi iz odjela prodaje i MICE odjela. Tijekom konferencija ti odjeli moraju biti organizirani u smjenama kako organizator ne bi morao tražiti šefa sale, tehniku ili recepciju – kontakt osoba mora uvijek biti dostupna.

Treće, parkirna mjesta. Možete imati izvrsnu destinaciju, ali ako nema dovoljno parkirališta u blizini ili neposredno ispred hotela, onda imate veliki izazov. Naravno, sve ovisi o protokolu, jer strani predavači dolaze transferima, dok domaći i regionalni sudionici uglavnom dolaze vlastitim vozilima.

P.S. Wellness centar je uvijek dodatna prednost.

Organizirali ste natjecanja ljepote, sportske turnire, glazbene i kulturne manifestacije te poslovne konferencije. Koji tip događanja je organizacijski najzahtjevniji – i zašto?

Svako događanje ima svoju čaroliju. Kao izvršni direktor Splitskog festivala radio sam s umjetnicima, kao direktor WTA 1750 Croatia Ladies Opena po vrlo strogim pravilima i procedurama, a kao direktor izbora Supermodel Hrvatske s – kako volim reći – „ljepoticama i zvijerima“.

Ne postoji više ili manje zahtjevno događanje. Sve ovisi o financijskim mogućnostima, ali iz moje perspektive čak 70 % uspjeha događanja čini prostor, koji sam po sebi daje dodanu vrijednost. Nije isto organizirati vjenčanje u Smaragdnoj dvorani hotela Esplanade ili u restoranu na selu. Ljubavna čarolija bit će ista, ali doživljaj i uspomene drugačiji.

Improvizacija je ponekad najskuplja opcija

Koja je po Vašem mišljenju najskuplja greška koju organizator može napraviti – ona koja se često ne vidi odmah, ali se kasnije skupo plaća?

Najveća greška koju organizatori rade je pohlepa. Kada naručitelj želi spektakl, ali za to nema odgovarajući budžet, improvizacija se često nameće kao rješenje. Uvijek kažem da se može biti i majstor dobre improvizacije, ali improvizacija može biti najskuplja opcija.

Putovao sam regijom od Vardara do Triglava i često smo morali stvarati atmosferu od nule. Nije isto organizirati PRO.PR u hotelu Hyatt u Beogradu i u hotelu Padova na Rabu prije deset godina. Percepcije sudionika i standardi značajno se razlikuju.

PR Roman Forum 2026 novi je veliki projekt koji se nedavno održao u Italiji. Što stoji iza njega, kako je nastala ideja i kakvu vrijednost želite da to događanje donese sudionicima i destinaciji domaćinu?

Grad Rim prepoznao je vrijednost i sadržaj konferencije te nam je ponudio besplatno korištenje auditorija s više od 1.300 mjesta. Moja vizija i cilj, koje smo i ostvarili, bili su da se u Rimu potpiše Rimska deklaracija o komunikacijskoj zelenoj odgovornosti.

Okupili smo vrh svjetske muzejske scene – The British Museum, The Grand Egyptian Museum, UNESCO Heritage Center Efes i Museo del Prado – koji su govorili o održivoj baštini i prepoznali našu viziju.

Za Tinu Mažuran, koja je koordinirala konferenciju, i za mene to je bio izazov života, ponajprije zbog razlika u poslovnoj kulturi, talijanske percepcije i konzervativnog rimskog mentaliteta. Nije bilo dana da se nismo zapitali je li moguće da se u 90 % situacija Talijani ponašaju izvan osnovne poslovne kulture.

Kako danas gledate na odnos PR-a i događanja – je li PR alat za promociju evenata ili su eventi PR alati? Posebice u današnje vrijeme kada se sve češće spominje zamor od društvenih mreža i digitalnog svijeta.

Eventi su danas postali najjači PR alat. Klasičan PR izgubio je svoju primarnu funkciju informiranja jer se velik dio sadržaja, ako nije politički orkestriran ili vezan uz krize, elementarne nepogode, sport ili ratove, svodi na plaćeni narativ. Naravno, postoje i iznimke u uređivačkim politikama.

Većina PR agencija danas u sklopu projekata organizira događanja. U Apriori Worldu bavimo se vlastitim projektima – PRO.PR konferencijom, PR Roman Forumom, Youth Business Camp Adria i Agrostartup konferencijom. Naša produkcija događanja toliko je kreativna da savjetujemo klijente u području event menadžmenta i izvan granica Hrvatske.