Nino Ćosić: Dobra logistika spašava dan, ali kvalitetni odnosi s ljudima spašavaju konferenciju

Kada govorimo o velikim, kompleksnim i stručno relevantnim konferencijama u Hrvatskoj, CARNET-ova konferencija za korisnike (CUC) već gotovo tri desetljeća zauzima posebno mjesto. Riječ je o najvećem domaćem okupljanju nastavnika, IT stručnjaka i donositelja odluka iz obrazovnog sektora, koje godišnje privlači i do 1.500 sudionika.

Pod organizacijskom palicom Nine Ćosića, konferencija je postala primjer kako javna ustanova može uspješno organizirati događanje na visokoj razini, prateći trendove, unaprjeđujući tehničku produkciju i prilagođavajući sadržaj različitim publikama. Uz CUC, Ćosić od 2022. vodi i THECUC - manju, tematski fokusiranu konferenciju namijenjenu zajednici iz sustava znanosti i visokog obrazovanja.

Razgovarali smo s njim o izazovima organizacije tako velike konferencije, odabiru destinacija, ograničenjima javnog sektora i „gafovima“ kojima ponekad ni najbolja priprema ne može pomoći.

CARNET-ove konferencije za korisnike (CUC) okupljaju i do 1.500 sudionika. Kako koncipirate program za tako raznoliku publiku? Koliko je potrebno paralelnih dvorana ili „breakout“ soba da bi se zadovoljile potrebe svih sudionika?

Program je prije svega plod truda programskog odbora koji svake godine definira teme i podteme konferencije, a onda između pristiglih radova recenzijama odredi najveći dio sadržaja konferencije. Naravno, glavna vodilja u određivanju teme je nešto što je trenutno aktualno u području obrazovanja, tehnologije, ali i projekata koje CARNET provodi. Iz svega toga, na organizacijskom timu je da zaokruži priču kroz tri dana konferencije u službenom programu, ali i onom neslužbenom koji kreće nulti dan i nastavlja se svaki dan nakon službenog dijela konferencije.

Kada govorimo o CUC-u kao najvećoj CARNET-ovoj konferenciji, u najzahtjevnijim verzijama konferencije (koje su na sreću iza nas) imali smo i do 14 paralelnih sesija. Iza te ideje stajala je jako dobra namjera da se pokrije više tema i omogući prezentacija što više radova u tri dana. Sadržajno nije bilo problem napuniti dvorane, ono što je bio problem je da smo ih morali izgraditi, ali i možda još bitnije - napuniti. Program je bio toliko širok da su se na kraju i sami sudionici malo pogubili po dvoranama, a i s previše izbora bilo je previše šetanja iz dvorane u dvoranu, što isto se nije pokazalo kao najsretnije rješenje.

Od tada smo došli do neke idealne brojke od maksimalno osam do deset paralelnih sesija i to na način da su najviše tri plenarnog tipa a sve ostale imaju interaktivni format kao radionice, BoF-ovi (Birds of a Feather - oblik konferencijskog događanja koje omogućava neformalno okruženje za ravnopravan razgovor o temi koja je zajednička i interesantna određenom broju sudionika) i slično. Ti intimniji formati su najpopularniji kod naših sudionika i prijave na njih popune se u pravilu u manje od 30 minuta od otvaranja prijava.

THECUC koji je format koji smo pokrenuli prije tri godine je na neki način osvježavanje originalnog CUC-a koji je bio namijenjen korisnicima u sustavu znanosti i visokog obrazovanja i brojčano je manji (500 sudionika), a time i nešto manje zahtjevan organizacijski. Pokrivamo ga s manje dvorana – dvije plenarne i dodatne tri interaktivne.

Kad javna nabava diktira ritam priprema

CARNET je javna ustanova – znači li to da postoje određena ograničenja u načinu organizacije konferencije (npr. u financiranju, odabiru dobavljača, suradnji s agencijama)? Kako ih uspješno prevladavate?

Apsolutno, prije svega radi se o javnom novcu kojeg možemo isključivo namjenski koristiti. Možda najbitnije za razumjeti kako to utječe na naš proces je da je sve predmet javne nabave. To samo po sebi nije nikakav problem u smislu izvedivosti, ali zahtjeva puno više planiranja, raspisivanja do najsitnijeg detalja i predviđanja potreba (predvidljivih i nepredvidljivih). Kod našeg planiranja konferencije nema naknadnih prepravaka, dorada ponuda, izmjena i dogovora. Kako je raspisano u javnoj nabavi to mora tako biti i na samoj konferenciji. I ono što ne treba zaboraviti, javna nabava traži vrijeme - od istraživanja tržišta, preko savjetovanja, do objave same nabave.

Tek kad je javna nabava provedena mi zapravo govorimo o trenutku početka stvarne pripreme konferencije. To je s jedne strane početak rada baš na konferenciji u smislu otvaranja informacija prema korisnicima, a sve drugo je manje-više zacementirano. U praksi to izgleda otprilike ovako – nabavom si predvidio četiri naglavna mikrofona, panel narastao na šest sudionika, imaš problem i nula manevarskog prostora. Taj manjak fleksibilnosti je možda najveća razlika koja postoji između CUC-a i drugih konferencija. Ali kako sve ima i pozitivnu stranu, ovo nam nekada omogućava da kažemo NE nekim stvarima (idejama) koje netko dobije u zadnji tren.

Financira li se CUC djelomično ili u potpunosti iz kotizacija ili se model razlikuje od tipične komercijalne konferencije?

Modeli su se kroz godine mijenjali pretežito kako bi pratili CARNET-ove projekte koji su kroz konferenciju provodili svoj diseminacijski i obrazovni dio. Trenutno su CUC i THECUC financirani iz dva velika EU projekta kroz koji se financira sudjelovanje velikog broja sudionika, a za drugi dio sudionika je osigurano sufinanciranje. Kod sudjelovanja osoba koje nisu ciljane skupine projekta ili dolaze iz komercijalnog sektora, vrijede komercijalni uvjeti sudjelovanja. 

Još uvijek tražimo idealni model koji bi pomirio, dugoročno, pravila javne ustanove i konferencije koja bi bila samoodrživa u financijskom smislu. Imamo već nekoliko smjerova, ali kako smo još u dva projektna ciklusa uključeni do kraja 2029. godine, imamo još nešto vremena za brušenje ideja.

Jeste li kroz godine stekli stalne partnere u produkciji, tehničkoj podršci i logistici ili za svako izdanje ponovno provodite natječaje i birate nove suradnike?

Kroz godine smo promijenili nekoliko PCO-ova, dobavljača za tehniku, hotelskih kuća. Nije najsretnija opcija što nam se partneri mijenjaju jer je svaka godina onda novo navikavanje, novo učenje. Ali s pozitivne strane, to je cijeli tim osnažilo u znanju i vještinama. Mislim da smo ekipirani ljudima koji bi danas mogli cijeli CUC iznijeti sami kada bi bilo nužno. Još bitnije od toga - te konstantne promjene partnera su učinile cijeli tim puno agilnijim, strukturiranijim i spremnijim na sve (nepredviđene) situacije.

Najveći izazovi organizacije velike konferencije u Hrvatskoj: kapaciteti i prijevoz

CUC se održao u više hrvatskih gradova – koje su se destinacije i lokacije pokazale kao najpogodnije za konferenciju takvih razmjera i zašto? Koji su sve parametri važni prilikom odabira destinacije i lokacije?

S tehničke strane, ali možda još bitnije gledano kroz kapacitet dvorana, kongres od 1.500 sudionika i 8 breakout dvorana u istom hotelu izvediv je jedino u Dubrovniku, Rovinju i Šibeniku. S one druge, logističke strane, ni jedna od tih destinacija nije idealna za jednu nacionalnu konferenciju. Hrvatska je prometno razvedena, željeznica nam je i dalje misaona imenica, zračni prijevoz (u nacionalnim okvirima) preskup. I onda kada imate sudionike iz Slavonije ili Baranje koji moraju na konferenciju u Dubrovnik taj put autobusom traje više od 10 sati. Šibenik nešto manje, kao i Rovinj. S druge strane, Zagreb koji bi i bio neka sredina, trenutno nema takve kapacitete. A kad ga gledamo kroz smještaj, ponovno dolazimo do manjka ponude koja bi gravitirala nekoj lokaciji gdje bi svi mogli biti smješteni unutar nekog kruga od 500 metara da nisu potrebni transferi.

CUC je krenuo s idejom da se kroz godine seli između sveučilišnih gradova u Hrvatskoj. I dok je bio brojčano manji moglo ga se organizirati na prostorima sveučilišta. Pa je tako bio organiziran u Zagrebu, Rijeci, Splitu i Dubrovniku, a kada su brojke prešle 600 sudionika, to jednostavno više nije bilo izvedivo.

Što biste izdvojili kao najveći izazov u organizaciji CUC-a – logistički, tehnički ili sadržajno?

Dva izazova se nekako već duže vrijeme provlače, a spomenuo sam ih i u gornjem odgovoru. Primarno su to kapaciteti (kongresni i smještajni). Kada sudjelujemo na konferencijama NREN-ova (nacionalne istraživačke i obrazovne mreže) drugih zemalja, vidimo različite primjere manjih i većih konferencija. Ono što je njihova prednost su kongresni kapaciteti koji su ili smješteni u gradovima s većim izborom smještaja (u različitim kategorijama) ili u sveučilišnim gradovima koji imaju jako dobar balans smještajnih kapaciteta i kongresnih kapaciteta unutar sveučilišta (ne dvorana koje se koriste za nastavu kao kod nas). Za kongrese obrazovnog tipa, koji nema komercijalan karakter naravno da je onda izazov i trošak osim ako, kao u našem primjeru, ne birate rupe u kalendaru hotelskih kuća kako bi dobili najoptimalnije uvijete. Što ne garantira i klimatski optimalne uvijete.

Drugi izazov je prijevoz. Ako izuzmemo nedostatke u cestovnom i željezničkom prometu, smiješno je da smo kao turistička zemlja i dalje ograničeni na ljetni red letenja. Najtužnije je kada smo strane govornike posljednjih nekoliko godina u Rovinj i Pulu (koja ima svoju zračnu luku) morali transferima dovoditi iz Venecije ili Zagreba. I to ne iz razloga što su govornici zahtijevali direktan let, već jednostavno što bi to značilo da uz jedno presjedanje do Zagreba imaju let za Pulu, ali preko Zadra. I to naravno ako leta uopće ima taj dan.

S tehničke strane mislim da smo mi na CUC-u uspjeli kroz godine dosegnuti produkciju koja je daleko ispred nekih kongresa sličnog tipa, tako da u tom smislu mislim da u Hrvatskoj bilo kakav strani kongres, konferencija ili event može pronaći jako dobrog partnera koji će realizirati njihovu ideju.

Kada nacionalni izborni dan padne – na dan konferencije

Tijekom godina sigurno ste doživjeli i brojne nepredviđene situacije. Možete li podijeliti neki „gaf“ ili izazov koji je obilježio jedno izdanje konferencije i kako ste ga uspjeli riješiti?

Svaka godina nosi nešto svoje, neke situacije su smiješne, neke dobra škola, na sreću tužnih nismo imali. Događalo se da kamion s opremom krene prema Dubrovniku bez papirologije pa zapne na granici, pa dođu promo materijali s krivom grafikom, pa ona standardna da se ljudi pojave na recepciji hotela bez da su se prijavili, a soba više nema. Mislim da su to nekako sitnice koje se događaju svima i da to ne treba gledati kao gaf nego kao podsjetnik zašto su check-liste super stvar. 

Meni jedna od dražih situacija je bila konferencija prije desetak godina u Dubrovniku. Montaža krenula u nedjelju, nebo se spustilo na zemlju, a dva hotela u kojima imamo dvorane nemaju suhi prolaz tih 50 metara koliko su udaljeni. Nekako uspijem u Zagrebu na lageru pronaći 500 jednokratnih kabanica (za kišobrane nije bilo budžeta). Utorak dolaze korisnici, potop i dalje. Prognoza nimalo pozitivna do kraja tjedna, ali kabanice su uspješno stigle u busu sa sudionicima. Program je krenuo u srijedu ujutro i ni kapi kiše više nije palo. Tako da eto i nakon 10 godina imamo u uredu jednokratne kabanice kad nekom treba.

Jedna od situacija je bila i kada je dan konferencije proglašen danom državnih izbora - kako ste tada riješili taj izazov?

Da, to je još jedan moment koji bi u nekom drugom okruženju možda imao skroz drugi set problema nego što je bio slučaj s nama. Prva stvar koja je nama bila problem je javna nabava – imate potpisan ugovor, hotel je bukiran, PCO već izdao potvrde o paketima sudionicima. Nije viša sila, nije nešto što je bilo moguće predvidjeti ugovorom i otkazivanje stvara veliku financijsku štetu.

S druge strane problem je populacija sudionika. Većini je to sada postao službeni put na neradan dan – isto drugačiji uvjeti koje mora netko odobriti. Dodatno, izbori su i cilj je da svi iskoriste svoje ustavno pravo.

U trenutku kad je predsjednik Milanović objavio izborni dan, nisam siguran tko je koga više tješio da će sve biti ok, producentica Mateja mene, ja hotelsku kuću, predstavnica PCO-a hotelsku kuću pa u krug. I onda krene standard za krize. Nabaciš smiješak br. 52 i telefon u ruke. Prvo smo izmijenili program da se oslobodi prije podne tog dana, pa dopis prema Državnom izbornom povjerenstvu, pa gradskom. Slažemo upute za sudionike kako se prijaviti za glasanje u Rovinju, slažemo rotacije autobusa iz svih smještajnih kapaciteta do izbornog mjesta i nazad. PCO je nazvao sve do tad prijavljene sudionike (više od 800 u tom trenu!) kako bi sa svakim provjerio dolaze li, jesu li dobili upute i sl. Imali smo oko 100 odustajanja, ali smo ih do zatvaranja registracija nadoknadili, tako da štete nije bilo.

Kada biste morali izdvojiti ključne faktore uspjeha za organizaciju velikih konferencija poput CUC-a – što biste poručili kolegama iz industrije?

Moje iskustvo je da ovisiš o ljudima. Bez ljudi kojima sam okružen svakodnevno u uredu i na CUC-u ništa od ovog ne bi bilo izvedivo. Isto vrijedi i za partnere – dobar odnos s PCO-om, prodajom u hotelu, operativcima u kongresnom centru, tehnikom – spašava svaku situaciju. Naravno, dobro planiranje je temelj svega, ali nema tog plana B (do Ž) koji će te spasiti kao ekipa s kojom izgradiš dobar odnos. Sve drugo je stvar učenja i truda da ostaneš u toku s vremenom i tehnologijom. Bilo da je to nešto formalno poput edukacija koje nudi HUPKT ili jednostavno odlazak na druge kongrese, evente i praćenje što drugi rade.

I ono što treba shvatiti: ne postoji posao bez greške, bez kritike, bez da se raspadneš barem na pola sata kad je svega previše. To je dio posla, to je nešto što nam svima pomaže da naučimo i da rastemo kao profesionalci u industriji.