Šibenske tvrđave – jedinstveni povijesni prostori za suvremena poslovna događanja
Hrana i piće na poslovnim događanjima nisu samo nužnost – oni su značajan dio cjelokupnog iskustva sudionika. Upravo zato sve je važnije pristupati kreiranju jelovnika na inovativan i personaliziran način, umjesto da se oslanjamo isključivo na unaprijed zadane menije koje nude kongresni hoteli i prostori za događanja. S porastom sve raznolikijih prehrambenih potreba i preferencija ljudi, bilo da se radi o osobnom izboru, zdravstvenom stanju ili alergiji na hranu, osmišljavanje jelovnika za događanja koji zadovoljavaju baš sve može biti izazovno.
Na ovu temu razgovarali su stručnjaci Tracy Stuckrath, organizatorica događanja s dugogodišnjim iskustvom koja je osnovala agenciju Thrive! Meetings & Events koja pomaže tvrtkama i organizatorima događanja da zadovolje potrebe sudionika s prehrambenim ograničenjima; chef Dustin Ward koji radi u catering tvrtki Bold Catering & Design i direktor cateringa Ryan Whitten u tvrtki za upravljanje restoranima - Restaurant Associates. Okupili su se na webinaru “Kreiranje jelovnika koji oduševljava publiku” (Crafting Crowd-Pleasing Event Menus) u organizaciji platforme Northstar Meetings Group.
Prvi korak: Upoznajte chefa osobno
Mnogi organizatori događanja u prvim koracima planiranja jednostavno odaberu stavke s ponuđenog jelovnika koji dobiju od menadžera prodaje, cateringa ili event menadžera hotela ili event prostora. Ali, ne postoji pravilo koje kaže da se ne možete odmaknuti od standardne ponude i biti kreativniji s onim što nudite svojim sudionicima. Upravo suprotno, direktan kontakt s kuharom na lokaciji može biti početak kreativne suradnje.
Kada chef zna više o svrsi događanja, profilu sudionika i ciljevima organizatora, lakše će predložiti jela koja nadilaze klasične opcije jelovnika. Primjerice, ako organizirate međunarodnu konferenciju s gostima iz Azije i Europe, chef može osmisliti jelovnik koji spaja elemente različitih kuhinja i tako naglasi internacionalni karakter događanja. Ili pak, ako organizirate događanje za međunarodne MICE kupce i želite im predstaviti lokalne doživljaje, jedan od njih je i lokalna kuhinja pa chef može najbolje predložiti koje lokalne specijalitete i s kojim svježim namirnicama može pripremiti.
„Prvi pravi korak je osobno razgovarati sa chefom“, naglašava Tracy Stuckrath. „Tako saznajemo kakve su mogućnosti njega i njegovog tima, a i razvijamo dijalog koji je temelj uspješne suradnje“.
Ward dodaje da mu je danas puno lakše kada organizatori žele razgovarati: „Organizatori mi se puno češće obraćaju nego prije i to je izuzetno važno. Što više informacija razmijenimo, rezultat je bolji event“.
Prema Whittenu, upravo taj odnos pomaže i pri odabiru lokacije: „Naša je uloga postavljati prava pitanja – što je svrha eventa, kakav dojam želite ostaviti i što je moguće unutar budžeta? Ponekad se tek kroz razgovor shvati može li prostor uopće podržati ideju koju ima organizator“.
Degustacije grade povjerenje
Ništa ne gradi odnos povjerenja bolje od kušanja jela. Organizatori time ne samo da testiraju kvalitetu i okus hrane, već i otkrivaju stil kuhinje, estetiku prezentacije i fleksibilnost chefa.
„Volimo kad organizatori dođu na degustaciju. To je partnerstvo – oni nama daju povjerenje da stvorimo čaroliju“, kaže Ward. Primjerice, degustacija može otkriti kako će izgledati „signature dish“ eventa – posebno osmišljeno jelo koje će gosti pamtiti.
Stuckrath posebno cijeni kada joj chef omogući da isproba vegetarijanske, veganske ili obroke bez alergena: „Organizatoru je iznimno važno znati što će gosti s posebnim prehrambenim potrebama zapravo dobiti. Nema goreg dojma nego kada VIP gost s alergijom dobije ‘rezervni’ tanjur koji izgleda kao naknadna improvizacija“. Ako se posebna jela prezentiraju s jednakom pažnjom kao i ostala, poruka je jasna – svi gosti su jednako važni.
Posebna jela mogu postati dio glavnog jelovnika
Posebni obroci više ne moraju biti „posebni“ – sve se češće integriraju u glavni meni. Moderne kuhinje danas nude niz jela koja su istodobno privlačna, nutritivno bogata i prilagođena osobama s alergijama ili intolerancijama. Ward navodi primjer suncokretovog rižota koji je prvotno bio zamišljen kao prilog, a potom postao glavno jelo jer je oduševio goste. Isto se dogodilo s harissa mariniranom cvjetačom ili patlidžan rollatinijima – vegetarijanskim jelima koja su jednako popularna i kod „mesojeda“.
Za organizatore to znači i praktičnu prednost: što je više jela „inkluzivno“, to je manja potreba za dodatnim varijantama i posebnim pripremama. Tako se štedi vrijeme, smanjuje rizik od grešaka u posluživanju i podiže kvaliteta doživljaja svih gostiju.
Svi zaslužuju jednako iskustvo posluživanja
Jedan od ključnih detalja, koji često izmiče pažnji, jest trenutak posluživanja. Ako osoba s posebnom prehranom dobije obrok zadnja ili nakon što su svi već počeli jesti, osjećaj izdvojenosti može biti neugodan.
„Nažalost, nerijetko sam viđao da se osobe s alergijama poslužuju posljednje, pa čak i preskaču. To je neprihvatljivo – gosti s posebnim obrocima trebaju biti posluženi istovremeno kao i svi ostali“, kaže Ward.
Organizatori događanja ovdje imaju važnu ulogu: jasno komunicirati s catering timom o standardima usluge. Primjer dobre prakse je kada poslužitelji imaju diskretne oznake ili popise s preferencijama gostiju i obroci izlaze sinkronizirano, bez nepotrebnog privlačenja pažnje.
Podaci s prošlih događanja pomažu pri planiranju
Statistika može biti najbolji saveznik organizatora i po pitanju jelovnika. Podaci o konzumaciji hrane s prethodnih događanja pomažu da se izbjegne prekomjerna proizvodnja i rasipanje, a istodobno se optimiziraju troškovi.
„Uvijek trebate pitati sudionike o prehrambenim potrebama pri svakoj prijavi, jer se situacija može promijeniti. No podaci iz prošlih događanja odlična su polazna točka za chefa“, ističe Stuckrath.
Primjerice, ako analiza prethodnih godina pokaže da samo polovica sudionika dolazi na doručak, organizator može naručiti znatno manju količinu hrane i time uštedjeti tisuće eura. Osim financijske koristi, ovakav pristup smanjuje i otpad, što je u skladu s održivim praksama koje sve više postaju standard u industriji događanja.
Hrana na poslovnim događanjima nije samo logistička stavka – ona je moćan alat za stvaranje pozitivnog dojma i nezaboravnog iskustva. Personalizirani pristup, otvorena komunikacija s kuhinjom i pametno korištenje podataka mogu podići kvalitetu događanja na potpuno novu razinu.
