Kolika je stvarna vrijednost poslovnog povezivanja na eventima?
Izbacite sa sastanka najmanje potrebnog sudionika
Steve Jobs je, navodno, znao sa sastanka izbaciti pojedince za koje bi stekao dojam da ne doprinose kvaliteti sastanka. Takav „Jobs-ovski“ način vođenja sastanaka zapravo odgovara Appleovom temeljnom dizajnerskom principu, a to je da sve treba biti maksimalno jednostavno. Sukladno tome, sastanku trebaju nazočiti samo neophodni, ključni članovi nekog tima ili organizacije.
Nemojte koristiti stolice
Profesor managementa na Stanfordu Bob Sutton ukazuje na istraživanje prema kojemu sastanci koji se održavaju bez stolica ne samo da su jednako efikasni kao oni na kojima se sjedi, nego su i značajno kraći. Sutton također navodi da zahvaljujući stojećim sastancima minimizirate gubitak vremena sastančeći s… uredskim ludama.
A ako koristite stolice, jednu ostavite praznu
Prema Forbesu, šef Amazona Jeff Bezos uvijek donosi jednu praznu stolicu na sastanak kako bi podsjetio sve sudionike sastanka da je među njima uvijek prisutan i kupac.
Održite sastanak na bazenu
Ako ste kao Richard Branskon, onda si možete priuštiti luksuz da odvedete svoje osoblje na sastanak na privatni karipski otok. S druge strane, ne morate biti Branson da biste izveli svoj tim iz uredske sobe za sastanke i pronašli neko zanimljivo mjesto za sastanke. Branson tvrdi, a vjerujemo mnogi će se i složiti, da su takvi potezi dobar način za poticanje kreativnosti tima.
Zabranite PowerPoint prezentacije
Još jedan savjet iz Bransonove kuhinje: izbacite PowerPoint! Najmanje što možete učiniti je ne koristiti prezentacije prepune teksta (na kojima piše sve ono što želite izgovoriti tijekom sastanka). Ako trebate podsjetnik, neka bude samo na ekranu vašeg računala. Umjesto dosadnih slajdova, koncentraciju sudionika pokušajte zadržati zanimljivim fotografijama ili kratkim filmićima.
Ne zakazujte sastanke više od dana unaprijed
Na svom blogu suosnivač tvrtke 37signals, Jason Fried navodi primjer kako vodeći svjetski investitor Warren Buffet dogovara svoje sastanke. Njegova metoda je poprilično jednostavna - Buffet većinu svojih sastanaka dogovara najviše jedan dan unaprijed! Znači, nazovete li ured Warrena Buffeta i želite li dogovoriti sastanak s njim, reći će vam da se nazovete ponovo u trenutku kad budete mogli doći na sastanak sutra. Nismo probali u praksi, probajte vi nazvati pa nam javite što se desilio… Uglavnom, ovaj sustav je zanimljiv jer (barem teoretski) omogućuje da vam raspored sastanaka (p)ostaje relevantan, a ne pretrpan.
Odluke nikad ne bi trebale čekati sastanak
Nedugo nakon što je Larry Page preuzeo ulogu predsjednika uprave u Google-u, zaključio je da se kompanija treba vratiti korijenima i više ponašati kao start-up tvrtka. Ovo je osobito istinito kada su sastanci u pitanju. Google-ovo zlatno pravilo sastančenja jest da donošenje odluke nikad ne bi trebalo čekati sastanak. Ako je pak sastanak vitalan dio procesa donošenja odluke, onda se taj sastanak treba održati odmah.
Možete i zakasniti na sastanak… ako ste šef!
U manje-više svakom vodiču za održavanje uspješnih sastanaka stoji i savjet da trebate „početi i završiti sastanak na vrijeme“. Ali u praksi imamo i primjere uspješnih poduzetnika/direktora koji se jednostavno ne mogu držati tog pravila. Jedna od takvih je i šefica Yahoo-a Marissa Mayer, koja navodno gotovo uvijek kasni na sastanke sa svojim managerima, a nerijetko se ta kašnjenja ne mjere u minutama, već u satima.
Unaprijed pošaljite materijale za sastanak
Microsoft-ov CEO Steve Ballmer ne voli iznenađenja u dvorani za sastanke. Stoga preferira da sudionici prije sastanka pošalju sve materijale koje namjeravaju prezentirati. Na taj je način i prije sastanka upoznat s detaljima i može provesti manje vremena slušajući, a više vremena postavljajući pitanja.
