Postavite prava pitanja sudionicima - 12 anketnih pitanja za poboljšanje iskustva i uspjeh događanja
Jedan od prvih, ali i ključnih elemenata organizacije događanja jest odabir mjesta događanja. Lokacija, odnosno venue u kojem će se održati, oblikuje cjelokupno iskustvo sudionika – od prvog dojma do završne fotografije na društvenim mrežama. Iako se čini jednostavno, pogrešan odabir prostora može ugroziti logistiku, budžet, zadovoljstvo i raspoloženje sudionika pa čak i reputaciju organizatora. Idealna lokacija nije nužno najskuplja ili najluksuznija, već ona koja odgovara svrsi, veličini i karakteru događanja. Stoga je važno odabiru prostora pristupiti strateški i profesionalno.
U tom koraku organizacije događanja portal PoslovniTurizam nezaobilazna je stanica. Ovdje ćete pronaći detaljnu bazu venuea diljem Hrvatske, alat Event Asistent koji omogućuje slanje upita za jedan event na više adresa, ali i stručno savjetovanje i podršku pri odabiru optimalnog prostora prema tipu događanja, pomažući organizatorima izbjeći najčešće zamke u procesu planiranja. Koje su to najčešće greške prilikom odabira event prostora, pročitajte u nastavku.
Podcjenjivanje kapaciteta i prostora
Prostor koji je premalen za finalni broj sudionika gotovo uvijek vodi do neugodnosti – gužve, loše cirkulacije gostiju i njihovog nezadovoljstva. U praksi se često događa da organizatori podcijene prostor potreban za dodatne aktivnosti poput registracije, izložbenih zona ili pauze za kavu pa se sudionici tiskaju u hodnicima ili foajeima.
S druge strane, prevelika dvorana za manji broj ljudi stvara osjećaj praznine i umanjuje energiju događanja. Idealno je odabrati prostor koji omogućuje fleksibilan raspored i prilagodbu prema stvarnom broju prijavljenih sudionika.
Zanemarivanje pristupačnosti
Pristupačnost se često zaboravi dok ne postane problem. Ako objekt nema rampu za invalidska kolica, lift do konferencijskih katova ili dovoljno prostora za kretanje, pojedini sudionici mogu biti isključeni iz dijela programa. Isto vrijedi i za loše označene ulaze, nepristupačne toalete ili manjak vidljivih informacija.
U poslovnom okruženju, ovakvi propusti stvaraju loš dojam, ali i odaju nedostatak profesionalne pažnje prema sudionicima. Stoga bi svaka provjera venuea (site inspection) trebala uključiti i test dostupnosti za osobe s invaliditetom ili smanjenom pokretljivošću.
Loša prometna povezanost i parking
Nema ništa goreg od savršeno planiranog eventa na koji sudionici kasne jer nisu mogli pronaći parking ili adekvatnu cestovnu vezu. Dvorane izvan centra grada često nude više prostora, ali zahtijevaju dodatnu organizaciju – poput shuttle prijevoza, jasnih uputa u pozivnici ili dogovora s lokalnim taksi službama.
Loša prometna povezanost, nepostojanje veza javnog prijevoza ili nedostatan parking može utjecati i na broj prijavljenih sudionika, osobito ako je riječ o jednodnevnom događanju. Lokacija koja je jednostavna za dolazak i odlazak često znači i zadovoljnije sudionike.
Zastarjela ili loše održavana infrastruktura
Ni najkreativniji program ne može prikriti prostor s pohabanim tepihom, klimavim stolcima ili neispravnim projektorom. Takvi detalji ruše profesionalan dojam i stvaraju neugodu. Ako, primjerice, klimatizacija ne radi ili zvučnici krče tijekom prezentacije, sudionici će o tome govoriti više nego o samom sadržaju događanja.
Temeljit pregled prostora prije potpisivanja ugovora je obavezan. Pregledajte stanje tehničke opreme, osvjetljenja, sanitarnih čvorova i namještaja, a zatražite i potvrdu da će sve biti servisirano prije početka eventa.
Nedostatna ili nekvalitetna tehnička oprema i internet
Današnji eventi oslanjaju se na tehnologiju – od live streaminga i hibridnih prezentacija do interaktivnih aplikacija. Dvorane bez stabilnog Wi-Fija, dovoljne električne infrastrukture ili suvremenog AV sustava često stvaraju probleme u zadnji čas.
Posebno su izazovna međunarodna događanja na kojima su prevoditeljske kabine, rasvjeta i ozvučenje ključni elementi. Organizatori bi trebali unaprijed provjeriti sve tehničke specifikacije, testirati opremu i osigurati podršku tehničara tijekom cijelog trajanja događanja.
Loša akustika i osvjetljenje
Prostor koji ima lošu akustiku može upropastiti i najbolje predavanje. Odjeci, šumovi i neravnomjerna rasvjeta remete koncentraciju publike i narušavaju profesionalni dojam. Kod izbora prostora treba uzeti u obzir visinu stropa, materijale zidova i mogućnost kontrole rasvjete.
Ako se u prostoru održava večernji event, topla, prigušena rasvjeta može stvoriti ugodnu atmosferu, dok dnevne konferencije traže dovoljno prirodnog svjetla. Osvjetljenje i zvuk nisu detalji – oni su ključni elementi doživljaja.
Nedovoljno raznolika ponuda hrane i pića
Hrana i piće su često tema o kojoj sudionici najviše razgovaraju – i to ne uvijek u pozitivnom smislu. Ako ponuda ne zadovoljava različite prehrambene navike (vegetarijanci, vegani, alergije) ili ako je catering logistički loše organiziran, dojam o događanju lako može postati negativan.
Na primjer, dugi redovi na buffet stolu ili nedostatak vode u pauzama stvaraju stres i nezadovoljstvo. Zato je važno s cateringom detaljno razraditi jelovnik, vrijeme posluživanja i raspored punktova kako bi se izbjegla gužva i osigurao dobar protok. Više konkretnih savjeta o F&B ponudi na eventima pronađite u članku: Kako osmisliti jelovnik koji će oduševiti sudionike.
Nejasni uvjeti i skriveni troškovi najma
Cijena najma prostora često je samo početak. Naknade za tehničku podršku, čišćenje, osiguranje, električnu energiju, parkirne karte ili produžetak termina mogu brzo narasti. Ako se sve ne dogovori i ne evidentira unaprijed, budžet se lako probije.
Ugovor treba pažljivo pročitati – uključujući sitna slova – i po potrebi tražiti dodatno pojašnjenje. Transparentna komunikacija s upravom objekta najbolja je zaštita od neugodnih iznenađenja.
Nepostojanje rezervnog plana
Neočekivani problemi mogu se dogoditi i najboljem organizatoru – poplava u dvorani, nestanak struje, tehnički kvar ili prevelik interes sudionika. U takvim slučajevima, oni koji imaju unaprijed odabranu alternativnu lokaciju ili backup prostor mogu brzo reagirati i zadržati kontrolu nad situacijom.
Plan B ne mora biti luksuzan, ali mora biti spreman. Uspješni organizatori uvijek imaju pripremljen popis kontakata i mogućih zamjenskih prostora u blizini.
Ignoriranje održivosti
Sve veći broj sudionika i sponzora očekuje da poslovna događanja budu ekološki odgovorna. Event prostori koji koriste obnovljive izvore energije, nude mogućnosti recikliranja i surađuju s lokalnim dobavljačima hrane danas imaju prednost.
Osim što smanjuje negativan utjecaj na okoliš, ovakav pristup jača imidž organizatora i povećava lojalnost sudionika. Održivost više nije samo trend, nego standard profesionalne organizacije događanja.
Kako PoslovniTurizam može pomoći izbjeći ove pogreške?
Kao vodeća hrvatska platforma specijalizirana za kongresnu i event industriju, PoslovniTurizam omogućuje:
Odabir event lokacije nije samo tehnički korak, već strateška odluka koja izravno utječe na doživljaj, učinkovitost i ugled događanja. Izbjegavanjem najčešćih pogrešaka i uz podršku portala PoslovniTurizam, svaki organizator može planirati događanje bez stresa, s maksimalnim profesionalnim učinkom.
