Primjer iz prakse: od odabira destinacije od evaluacijskog upitnika

Donosimo kratki pregled jednog teambuilding/insentiv putovanja koje je engleska tvrtka u suradnji s agencijom organizirala u Dubrovniku. Krajnji rezultat: svi su oduševljeni... i nije neko iznenađenje, zar ne?

Inicijalno stanje
Agencija Principal Promotions angažirana je kako bi organizirala insentiv putovanje za odabrane zaposlenike konzultantske tvrtke The Stonehage Group. Klijent je za insentiv želio destinaciju koja nudi raznovrsne aktivnosti, a u uži krug su ušli Atena, Venecija i Dubrovnik. Kod konačnog odabira destinacije pobijedio je upravo Dubrovnik zbog ponude koja je sadržavala širok spektar aktivnosti, a među hotelima odabrana je Grand Villa Argentina.

Ciljevi
Primarni cilj ovog događanja bio je odati priznanje i nagraditi zaposlenike (koji su u tvrtki radili barem tri godine) za kontinuirane vrhunske rezultate. Također, to je bila prilika da se na jednom mjestu okupe zaposlenici sa svih strana svijeta, pa čak i da se neki od njih po prvi put uživo vide i upoznaju.

Izazovi
Glavni izazov koji je bio stavljen pred agenciju je uspostavljanje ravnoteže kako bi čitav event s jedne strane bio reprezentativan skup najboljih zaposlenika i sadržavao važne poslovne po(r)uke, a s druge strane pružio sudionicima i dovoljnu količinu zabave i užitka. Također, jedan od izazova je bio i izrada takvih programa aktivnosti koji će zadovoljiti različite dobne skupine sudionika.

Rješenje
Ključne poruke i poslovni ton događanja integrirani su kroz teambuilding aktivnosti, dok su opcijske aktivnosti za slobodno vrijeme omogućavale da sudionici odaberu ono što im se osobno najviše sviđa.

Prvi dan, odmah po dolasku, sudionici su imali priliku uživati u roštilju dobrodošlice. Idući dan započeo je poludnevnim teambuilding aktivnostima, a popodne je bilo slobodno (s opcijskim SPA tretmanima ili posjetom gradu), a večer je bila rezervirana za gala večeru koja se održala u East West klubu.

Treći dan donio je vožnju automobilima po Dubrovniku i Crnoj Gori, uključujući i ručak, a navečer je bila organizirana tradicionalna hrvatska večera u restoranu Dubravka. Posljednje jutro, prije odlaska, sudionici su se mogli odlučiti za kratki tečaj kuhanja ili za uživanje u SPA tretmanima.

Zaključak
Ovo je druga godina da agencija Principal Promotions radi za tvrtku The Stonehage Group na ovom eventu. Marguerite Mastenbroek, direktorica marketinga Stonehage Group kaže da je agencija svojim znanjem, iskustvom i idejama uvelike pridonijela  kako bi event bio uspješan.

"Budžet eventa bio je strogo zadan, a agencija je u potpunosti uspjela biti u postavljenim okvirima, što su postigli zahvaljujući kontinuiranim pregovorima s lokalnim partnerima i neprekidnim naporima da nam pomognu u pronalasku dodatne vrijednosti za naše zaposlenike."

Nakon nekog vremena sudionici su imali priliku ocijeniti različite komponente eventa u evaluacijskom upitniku, a rezultati istog su pokazali iznimno zadovoljstvo i oduševljenje sudionika svime što su imali priliku vidjeti i doživjeti u Dubrovniku.

Tijek događanja
Studeni 2011. - The Stonehage Group odabire Dubrovnik kao destinaciju na temelju ponude agencije
Siječanj 2012. - odabran hotel Grand Villa Argentina, nakon što je u prosincu obavljen site-inspection
Travanj 2012. - odabrane/dogovorene lokacije za večere
Svibanj 2012. - dogovoren točan raspored aktivnosti za sve dane događanja
Lipanj 2012. - event održan

Činjenice
Organizator: The Stonehage Group
Event: Nagradni program/insentiv za zaposlenike
Broj sudionika: 45
Agencija: Principal Promotions
Datum održavanja: 16. - 19. lipanj 2012.
Mjesto održavanja: Dubrovnik, Croatia
Hotel: Grand Villa Argentina