IMEX Frankfurt u pozitivnom ozračju - najave međunarodnih događanja za 2024. i 2025. u Hrvatskoj
Prema definiciji, kongresni profesionalci su ljudi koji pomažu drugima da budu uspješniji i produktivniji u svojim okupljanjima i poslovnim druženjima. Međutim, ni oni nisu imuni na svakodnevne probleme u održavanju internih sastanaka. Stoga donosimo zanimljiv članak Jonathana Bradshawa sa sedam savjeta kako interne sastanke učiniti zanimljivijima i produktivnijima.
1. Pokušajte s utorkom
Istraživanje koje je među posloprimcima provela međunarodna agencija za zapošljavanje Accountemps, nedvojbeno je pokazalo kako je utorak najproduktivniji dan u tjednu. Zanimljivo je da isto mišljenje imaju i manageri ljudskih resursa, 39% njih također vidi utorak kao najproduktivniji dan u tjednu, premda je to pad u odnosu na 2007. Godinu, kada je isto smatralo 57% managera.
2. Sastanite se u 10 ili u 15 sati
Još jedno istraživanje, ovaj put provedeno od strane web-servisa za kreiranje rasporeda When is Good, pokazalo je da je upravo utorak popodne, točnije u 15 sati idealno vrijeme za održavanje sastanaka. Vjerojatno su rezultati takvi jer je u to vrijeme već prošao pad energije koji slijedi nakon ručka, a opet je dovoljno rano da se sudionici ne zabrinu kako će morati ostati dulje na poslu. Međutim, rezultati istraživanja Accouttempsa sugeriraju da je najbolje vrijeme za sastanke oko 10 sati. Brojke su na stolu, na vama je da odaberete što vam više odgovara.
3. Možete li pričekati do iduće godine?
Zanimljivost Accounttems-ovog istraživanja je da je utorak neposredno nakon Nove godine označen kao potencijalno vrlo produktivan termin za sastanke. Naravno da nema puno sastanaka koji se mogu odgoditi za sljedeću godinu, ali ako ne pokušate, nikad nećete saznati kako bi to izgledalo.
4. Počnite u čudna vremena
Ako malo bolje razmislite, shvatit ćete da nikad niste čuli pametno objašnjenje fenomena zašto sastanci (gotovo uvijek) započinju na puni sat i (gotovo uvijek) imaju predviđeno trajanje od jednog sata. Ako se već fiksirate na trajanje od 60 minuta, zašto ne biste naglasili važnost svake minute, tako da sastanak zakažete primjerice u 10:04 i završite ga u 11:04?
5. Predvidite kraće vrijeme za sastanke
Dokazi iz prakse ukazuju na to da pri obavljanju određenog zadatka često koristimo svo vrijeme koje nam je na raspolaganju za dovršavanje tog zadatka. Sjetite se samo škole i načina kako ste učili za ispite ili pisali lektiru. Zašto ne pokušate prepoloviti vrijeme koje predviđate za sastanke u toku idućega tjedna i vidite što će se dogoditi? Lako moguće je da ćete primijetiti kako su sudionici fokusiraniji i da ste napravili jednako posla u duplo manje vremena.
6. Stimulirajte sudionike
Znate li onu izreku kako vrijeme leti kad se zabavljate? Vjerojatno ste iz prve ruke imali priliku iskusiti ovaj fenomen. Ono što je zanimljivo je da postoji i znanstveno objašnjenje ovoga fenomena, a ono je objavljeno u znanstvenom časopisu Current Biology (Volume 21, Issue 3, January 20, 2011). Ukratko, ispitanici koji nisu bili izloženi podražajima, puno su sporije doživljavali protok vremena u odnosu na one koji su bili izloženi podražajima i aktivnostima u kojima su uživali. Zaključak: ako ne želite da sudionici vaših sastanaka imaju osjećaj da će potrajati vječno – stimulirajte ih!
7. Riješite se stolaca
Za kraj, još jedno znanstveno istraživanje objavljeno u časopisu Journal of Applied Psychology. Predmet ovog istraživanja bio je učinak stajanja, odnosno sjedenja na trajanje sastanaka. Rezultati su pokazali da su sastanci na kojima se stoji u prosjeku 34% kraći od sjedećih sastanaka, a kvaliteta donesenih odluka na istoj je razini.
