Koje uvjete moraju zadovoljiti medicinski skupovi kako bi bili u skladu s MedTech i CROMED pravilima?

Organizatori medicinskih kongresa i stručnih skupova u Hrvatskoj moraju zadovoljiti stroge kriterije udruženja MedTech Europe, kao krovne i CROMED-a kao nacionalne organizacije, kako bi njihovi skupovi i kongresi bili priznati i financijski podržani od strane sponzora iz industrije medicinskih proizvoda.

Zašto su pravila MedTech Europe važna?

MedTech Europe je europska udruga medicinske tehnologije koja okuplja više od 37.000 kompanija u području medicinskih uređaja, dijagnostike i digitalnog zdravlja. Kao krovna industrijska organizacija, MedTech Europe razvija etički okvir koji osigurava transparentnu i profesionalnu suradnju industrije, zdravstvenih djelatnika (HCP), zdravstvenih organizacija (HCO) i organizacija pacijenata (PO).

U Hrvatskoj tu ulogu provodi CROMED – Udruga industrije medicinskih proizvoda, osnovana 2017. godine, koja je punopravni član MedTech Europe. Njeni članovi uključuju vodeće međunarodne kompanije poput Rochea, Medtronica, Siemensa Healthcare i Johnson & Johnsona. CROMED primjenjuje i lokalno prilagođava MedTech Europe Code of Ethical Business Practice, osiguravajući da skupovi i kongresi u Hrvatskoj budu u skladu s europskim i nacionalnim pravilima. Ta provjera vrši se putem sustava Conference Vetting System (CVS).

Jednako tako, za farmaceutske kompanije nadležno je europsko udruženje farmaceutskih kompanija EFPIA (European Federation of Pharmaceutical Industries and Associations) sa sjedištem u Bruxellesu. Njihov predstavnik u Hrvatskoj je Inovativna farmaceutska inicijativa – iF!, koja okuplja 20 inovativnih farmaceutskih kompanija koje zapošljavaju 689 djelatnika i osiguravaju 54% lijekova u Hrvatskoj. Oni također primjenjuju sustav provjere kojim se procjenjuje je li neki skup u skladu s pravilima i mogu li farmaceutske tvrtke koje su njihove članice sudjelovati na njemu kao sponzori. Primjenjuju se jednaka pravila i isti kriteriji procjene kao i CVS, a više detalja dostupno je na: ethicalmedtech.eu.

Za organizatore kongresa to znači da će samo skupovi koji zadovoljavaju jasno definirane uvjete moći privući sponzorstva i financijsku podršku tvrtki članica.

Kriteriji koje moraju zadovoljiti skupovi

Kako bi događanja bila priznata i mogla dobiti podršku industrije (sponzora), moraju se uskladiti s nizom ključnih uvjeta:

1. Sadržaj programa

• Glavna svrha skupa mora biti stručna i obrazovna.
• Znanstveni sadržaj mora prevladavati nad promotivnim.
• Program treba uključivati najmanje 6 sati znanstvenih sekcija dnevno (ili 3 sata za poludnevne programe).
• Predavači, teme i raspored moraju biti jasno definirani i medicinski relevantni.

2. Lokacija i mjesto održavanja

• Skupovi se moraju održavati prostorima primjerenima kongresima i konferencijama, kao što su konferencijski centri ili hoteli do 4*.
• Nije dopušteno odabrati lokaciju s turističkim ili luksuznim karakterom (npr. primarno odmorišne destinacije, hoteli s 5* ili s naglaskom na spa, wellness, golf ili skijanje i sl.).
• Vrijeme održavanja ne smije se podudarati s glavnom turističkom sezonom karakterističnu za tu destinaciju.
• Događanje mora biti u gradu ili poslovnom centru, a ne u mjestu poznatom prvenstveno po zabavi i rekreaciji.

3. Putovanje i gostoprimstvo

• Troškovi koje sponzori mogu pokrivati ograničeni su na:
    - putne troškove (ekonomska klasa, poslovna samo za letove dulje od 5 sati)
    - smještaj u primjerenim hotelima (nužan zbog trajanja ili termina skupa)
    - obroke i osvježenja u skromnim i primjerenim iznosima.
• Zabranjeno je financirati ili organizirati zabavna i društvena događanja (koncerte, izlete, sportske aktivnosti).

4. Pokloni i promotivni materijali

• Zabranjeno je darivanje zdravstvenih djelatnika u novcu ili vrijednim predmetima.
• Dozvoljeni su samo skromni promotivni i edukativni predmeti koji su izravno povezani s medicinskom praksom (rokovnici, pisaći pribor, edukativni materijali, demo proizvodi).

5. Financiranje i donacije

• Sva sponzorstva i potpore moraju biti transparentno prikazani.
• Obvezno je javno objaviti listu sponzora, sponzorske pakete, program i izvještaje.
• Za svako financiranje potrebna je dokumentacija i interna procjena tvrtke članice.

6. Conference Vetting System (CVS)

• Za međunarodne skupove obvezna je provjera putem sustava Conference Vetting System MedTech Europea.
• CVS neovisno procjenjuje je li događanje u skladu s pravilima (lokacija, program, transparentnost).
• Zahtjev se podnosi najmanje 50 dana prije skupa.
• Definicija međunarodnog skupa: događanje sa sudionicima iz dvije ili više europskih zemalja ili izvan Europe, ali s registriranim sudionicima zdravstvenim djelatnicima iz MedTech područja.

Nejasnoće i izazovi za organizatore i PCO-e uz primjere iz prakse

Unatoč jasnim pravilima na papiru, praksa često pokazuje da su neka tumačenja nejasna i teško provediva. Pitanje što točno predstavlja „turističku” ili „odmorišnu” destinaciju ostaje otvoreno. U nekim slučajevima, destinacije koje same sebe promoviraju kroz turizam (jer im je to ekonomska nužnost) mogu biti diskvalificirane, iako u stvarnosti nude idealne kongresne uvjete. Što je zapravo turistička destinacija? Nije li svaka destinacija potencijalno, između ostalog, i turistička?

Jedan od primjera iz prakse je destinacija Trakošćan za koju MedTech Europe nije odobrio podršku skupu s obrazloženjem da je riječ o „turističkoj destinaciji“. Organizatori su isticali da se radi o osamljenoj lokaciji s dvorcem i ograničenim sadržajima, no unatoč objašnjenjima, odluka nije promijenjena pa su sponzori izgubili mogućnost sudjelovanja. Drugi primjer je svjetski kongres prijavljen za 2020. godinu u Dubrovniku koji je bio odobren, ali je zbog pandemije odgođeno njegovo održavanje. Kada je za 2024. godinu ponovno prijavljen s identičnim uvjetima – odbijen je, također zbog statusa „turističke destinacije”. Ipak, nakon intervencije predsjednika svjetskog i europskog društva, odluka je promijenjena i kongres je odobren – bez jasnog objašnjenja.

Definicija „zabave” također je ponekad neprecizna: dok su koncerti i izleti jasno isključeni, dileme postoje oko manjih kulturnih programa ili kratkih glazbenih nastupa.

Iz svega navedenog može se zaključiti kako za organizatore postoje dva glavna izazova usklađivanja s ovim pravilima:

1. Netransparentnost odluka – nije jasno tko odlučuje o statusu destinacije niti po kojim kriterijima, a često se odluke temelje na online prikazu destinacije koji može biti subjektivan. 
2. Nedosljednost u primjeni pravila – isti uvjeti ponekad rezultiraju suprotnim odlukama, što stvara nesigurnost među organizatorima i sponzorima.

Prilika i odgovornost

Usklađivanje s pravilima MedTech Europe i CROMED-a donosi profesionalizaciju i povjerenje u organizaciju medicinskih kongresa, ali i značajne izazove za PCO-e i organizatore. Potrebna su jasnija tumačenja i veća predvidivost odluka, kako bi se izbjegla situacija u kojoj vrijedni međunarodni kongresi gube podršku zbog administrativnih ili subjektivnih interpretacija.

Za organizatore je ključno poznavati pravila i pravovremeno koristiti Conference Vetting System, ali i aktivno surađivati s CROMED-om u cilju razjašnjenja dvojbi. Inicijativa za međusobnom suradnjom postoji s obje strane, što je pokazala i prezentacija CROMED-a na za to posebno organiziranom sastanku članova Hrvatske udruge profesionalaca kongresnog turizma (HUPKT) u Zagrebu, gdje je zaključeno kako obje strane trebaju zajednički djelovati na ovom polju te da će se organizirati radionice i sastanci slični održanome kako bi se razjasnile nedoumice, bolje definirala pravila, a suradnja bila što kvalitetnija. Na taj način skupovi u Hrvatskoj mogu ostati konkurentni, prepoznati i podržani od strane globalne industrije medicinske tehnologije.