Panel rasprave - gubitak vremena ili interaktivan format koji potiče daljnje djelovanje?
Vrhunska hrana i sofisticirana rasvjeta donijet će vam dodatne bodove, ali ponekad je važnije pristupiti organizatoru kao osobi, a ne samo kao izvoru zarade. Pokažite mu da vam je stalo i uspostavite prije svega partnerski odnos. Dobar dojam na organizatore uglavnom ostavljaju sitnice, a ne velike i grandiozne stvari. Zadiviti ih možete vrlo jednostavno, sitnicama koje pokušajte primijeniti u praksi ukoliko želite imati stalne klijente i uspješnu poslovnu suradnju.
Osigurajte besplatan obrokOrganizatori događanja su uglavnom prezaposleni i ne ostaje im baš puno vremena za pauzu. Često nemaju vremena ni za ručak. Ako im sačuvate obrok za kasnije ili im ga date besplatno, pokazat ćete da vam je stalo.
Ponudite bolji smještajIznenadite organizatora boljom sobom od one koju je rezervirao. Vama to neće oduzeti puno vremena, a njemu će biti lijepo iznenađenje nakon stresnog dana i odrađenog eventa. Najbolje mu je to iskomunicirati odmah pri dolasku, prije početka eventa, i već tada pokazati lijepu gestu.
Zapamtite potrebe klijentaAko organizator ima posebne zahtjeve tijekom samog eventa ili na kraju događanja, bit će lijepo ako to zapamtite i napravite sljedeći put bez da vas se podsjeća. Time ćete ujedno postići i kvalitetnu suradnju punu povjerenja. Primjerice, ako je klijent tražio da se tijekom sastanka dignu rolete i da vrata za vrijeme promidžbenih reklama budu dobro zatvorena, cijenit će ako se na sljedećem eventu toga pridržavate bez da vam to ponovno naglašava.
Pripremite sitan priborVećina organizatora događanja putuje s priborom, ali ipak imajte to spremno za svaki slučaj. Radi se o sitnom priboru kao što su putni pribor za šivanje, aceton, post-it papirići, klamerica, spajalice i ostali koristan pribor koji možete ostaviti na recepciji ili na stolu organizatora.
Ponudite više od očekivanogBez obzira što od vas klijent traži, nikada ne obećavajte ono što niste sigurni da možete ispuniti. Također, uvijek pokušajte ponuditi više od očekivanog jer će to klijentu puno značiti. Primjerice, ako organizator traži crni marker, ostavite mu na stolu set markera u svim bojama.Takav pristup će osigurati kvalitetnu poslovnu suadnju. Nastojte uvijek preduhitriti klijenta i ponuditi mu ono što mislite da bi mu moglo zatrebati i prije nego što on sam to zatraži.
Osigurajte mjesto za punjenje mobilnih uređaja Organizatori evenata često brinu o potrebama sudionika za punjenjem njihovih mobilnih i električnih uređaja. Olakšajte im posao i pripremite dodatne kablove, lako pristupna mjesta za punjenje baterija i imajte dovoljno dodatnih punjača.
Omogućite online rezervacijuNe samo da je korisno imati lako dostupne rezervacije, već je poželjan i online sustav rezervacija, za razliku od tradicionalnih rezervacija putem odjela prodaje. Online rezervacijom ćete znatno uštedjeti vrijeme klijentu, a za izgradnju dobrih poslovnih odnosa jako su važni učinkovitost i brzina.
Iznenadite košaricom voća Često organizatori događanja kasno odlaze u svoju sobu nakon cjelodnevnog rada, umorni i iscrpljeni. Pored toga, uglavnom ne stignu ništa pojesti, a posluga u sobu više nije dostupna. U ovom slučaju, košarica voća, lagani obrok i sok za osvježenje može biti lijepi završetak stresnog dana. To im ujedno možete poslužiti i kao brzinski doručak za sljedeće jutro jer ustaju rano i kreću raditi bez imalo slobodnog vremena. Besplatna bočica vode također će dobro doći.
Pripremite poklon Ovo je još jedno lijepo iznenađenje. Na kraju eventa, mali poklon za odlazak s porukom zahvale svakoga će razveseliti. Može sadržavati nešto za osvježenje, čokoladicu, suvenir ili sendvič za put ukoliko klijenta čeka duga vožnja ili let.
Pokažite da vam je staloPotrudite se zapamtiti što vam je klijent rekao, nemojte se dovesti u situaciju da vam nešto treba ponavljati. To čak i ne mora biti nužno vezano uz posao, može se odnositi i na privatni dio, kućnog ljubimca, djecu, najdraže piće i sl. Ako ne možete zapamtiti takve sitnice, može vam pomoći zapisivanje bilješki u vaš online CRM sustav. Ako na sljedećem susretu klijentu to spomenete i postavite pitanje u vezi onoga o čemu ste pričali, pokazat ćete da vam je stalo, da ste slušali sa zanimanjem i da vam je bitno ono o čemu ste pričali. To se nažalost rijetko događa. Često se organizator događanja osjeća samo kao broj u nizu. Svakako pokušajte to promijeniti i ostati klijentu u lijepom sjećanju.
Ostavite poruku dobrodošliceRukom pisana poruka dobrodošlice zgodan je dodatak u hotelskoj sobi, a može utjecati smirujuće na organizatora prije početka eventa. Dobro će doći i ako ostavite kontakte dostupnih osoba ukoliko im zatreba pomoć.
Ne zaboravite raspored Ako niste u mogućnosti osobno dočekati organizatora događanja, poruka dobrodošlice i raspored na jednoj stranici mogu puno pomoći prije početka eventa. Iako se može činiti da se ponekad ponavljate, dobro je uvijek imati sve potrebne informacije i raspored na vidljivom i pristupačnom mjestu.
Omogućite besplatan ulaz
Ukoliko se u objektu gdje se održava event nalazi fitness ili spa centar koji se dodatno naplaćuje, ponudite organizatoru događanja slobodan ulaz ukoliko se želi opustiti nakon napornog dana. To je lijepa gesta koju klijenti sigurno neće zaboraviti. Velika je vjerojatnost da organizator neće imati vremena iskoristiti ponudu, ali je još jedno od lijepih iznenađenja i može se koristiti čak i da bi se izgladile eventualne nesuglasice sa sudionicima. U istu svrhu se mogu koristiti i karte za turistički obilazak grada. Čak i ako klijent nije u mogućnosti iskoristiti ponuđeno, svakako će cijeniti vašu gestu.
Osigurajte ponovni dolazak klijenta Stalni klijent i dugoročna suradnja zlata vrijede! Ako želite ostaviti dobar dojam na organizatore, obratite pozornost na male stvari kojima ih možete iznenaditi. Ne zamarajte se ekstravagantnim gestama i pretjerivanjem, uglavnom se radi o sitnicama koje ih oduševe, koje ne očekuju i koje ostavljaju dubok trag i ugodna sjećanja. To je ujedno i razlog ponovnog dolaska i uspostave dugoročne kvalitetne poslovne suradnje.
