Isplanirajte teambuilding koji se pamti uz Terme Tuhelj
Pandemija je prisilila asocijacije, organizatore korporativnih događaja i event profesionalce da se asimiliraju i zarone u nove formate i načine organizacije događanja. Planirana događanja uživo preselila su u digitalni svijet u vrlo kratkom vremenskom okviru uz ograničeno prethodno iskustvo. To je bio izniman izazov za sve event profesionalce. Godinu dana kasnije, nakon organizacije stotinu digitalnih događanja, prilikom kojih su isprobani razni načini i korišteni različiti alati za stvaranje emocionalnih veza te vrijednih i zanimljivih digitalnih putovanja za sve uključene strane (sudionici, govornici, sponzori), Rosangela Quieti, direktorica za kongrese u AIM Group, donosi nekoliko savjeta iz vlastitog iskustva o tome kako učiniti virtualno i hibridno događanje uspješnijim.
Inovativni formati
Očekivanja sudionika znatno su se promijenila od prvih digitalnih događanja. Kako bi doskočili takozvanom umoru od ekrana, eventi prelaze iz formata konferencije u formate TV emisija. Od govornika se očekuje da se ponašaju više poput izvođača. Živahni voditelji ili moderatori koriste se za predstavljanje govornika i sesija, za poticanje rasprave i interakcije, kao i rezimiranje finalnih poruka. Resursi su sada usmjereni na kvalitetu produkcije, a kongresne dvorane pretvaraju se u TV studije. Budući da je pažnja ljudi kraća, virtualna predavanja ili paneli traju kraće, s više odmora. Društvene platforme, kao što su Clubhouse, Twitch, Tik Tok, postaju sve popularnije i trebale bi biti ugrađene u virtualna i hibridna događanja.
Postanite tehnološki stručnjak
Važno je biti u mogućnosti iskoristiti svaku pojedinu platformu i alat dostupan na tržištu i procijeniti prednosti i nedostatke različitih rješenja s obzirom na karakteristike, korisničko iskustvo i isplativost. Za svaki projekt treba odabrati pravu platformu i prilagoditi je tako da bude funkcionalna, korisna i intuitivna platforma koja jamči izvrsno korisničko iskustvo i isplativost za sponzore. Također je važno osposobiti govornike kako bi se upoznali s novim tehnologijama i alatima i naučili kako održati jednako kvalitetno predavanje ispred kamere i kako na daljinu potaknuti sudionike na interakciju.
Tradicionalne opcije sponzorstva moraju se u potpunosti transformirati u digitalnu ponudu za sponzore. Fleksibilna i inovativna platforma može pružiti brojne mogućnosti za stvaranje novih i alternativnih oblika sponzorstava na koje možda nikada niste pomislili prilikom organizacije događanja uživo.
Osigurajte kvalitetniji sadržaj
Pružanje kvalitetnog sadržaja ono je što će privući polaznike i izazvati njihov interes i pažnju. Morate dostaviti nešto posebno kako biste im dali razlog da ostanu online nekoliko sati. Planirajte snažnu marketinšku i komunikacijsku kampanju eventa (video najave događanja, video isječci s govornicima) prilagodite sadržaj i kampanju tako da odražavaju interese očekivanih sudionika. Morate u njima pobuditi bojazan od propuštanja kako biste povećali znatiželju i osigurali njihovo sudjelovanje.
Usredotočite se na interakciju sudionika
Trend stavljanja sudionika u fokus je bio aktualan i kod događanja uživo, ali kod virtualnih događanja postaje još važnije uključiti ih na daljinu, dok sudjeluju iz svojih domova ili s radnih mjesta. Više vremena dajte raspravama (neka predavanja i izlaganja budu kraća) i uključite inovativne online alate prikladnije za virtualnu raspravu. Stalno nadgledajte chat platformu i komunicirajte aktivno putem za to dediciranih osoba kako biste potaknuli raspravu među sudionicima. Razmislite o uključivanju više rješenja za zabavu i gamifikaciju samog eventa. Organizirajte natjecanja, igre, ankete i upitnike gdje sadržaji koje generiraju korisnici i prisutnost stručnjaka za određene teme mogu pozitivno utjecati na cjelokupno iskustvo polaznika.
„Isporuka sadržaja na zabavan i uzbudljiv način pomoći će stvoriti nezaboravno virtualno iskustvo“
Kao što glumac pokušava razumjeti svaki pojedini aspekt osobnosti lika kojeg glumi, mi se kao organizatori događanja moramo staviti na mjesto sudionika. Samo ako stvarno razumijemo potrebe i očekivanja naše ciljane publike, možemo iznijeti nešto vrijedno pljeska. Prikupljanje i analiza podataka presudni su za bolje razumijevanje ciljane publike.
Povećajte doseg i trajanje događanja
Pokušajte povećati opseg svoje publike. Zahvaljujući virtualnim i hibridnim događajima, sudionici mogu kontaktirati kolege iz cijelog svijeta na jednostavan i lagan način pridružujući se privatnim video konferencijama, forumima i chatovima. Online sudjelovanje pruža izvrsnu priliku kongresnoj industriji da postane sveobuhvatnija. Tako ako sudionici odluče ne putovati zbog ograničenja viza, velike udaljenosti, prezauzetog rasporeda ili nedostatka sredstava, ipak se mogu pridružiti događanju i ovo je izvrsna prilika koju ne smijete propustiti. To će vjerojatno ostati trend i kada se događanja uživo vrate. Ako ne možete doći na događanje, događanje može doći vama.
Sljedeći važan aspekt je razmatranje produženja životnog vijeka događaja. Sadržaj i aktivnosti umrežavanja ne moraju biti ograničeni na dane događanja već se mogu održavati na životu puno duže. Sesije se mogu snimati i učiniti dostupnima na zahtjev mjesecima pa čak i do godinu dana. Zahvaljujući novim kanalima za razgovor, najpopularnije teme mogu se dalje istraživati i raspravljati o njima nakon događanja, a to može pomoći u izgradnji aktivnih zajednica koje mogu biti angažirane kao veleposlanici za buduće skupove.
Osposobite svoje osoblje za razvijanje novih vještina
Novo normalno zahtijeva tim stručnjaka koji imaju znanja u virtualnom, strateškom planiranju događanja, kao i tehničke kompetencije. Očekuje se da asocijacije i organizatori događanja budu stratezi i dizajneri digitalnih događanja te da duboko razumiju način isporuke digitalnih sadržaja, što znači da, osim što imaju tehnološka znanja, moraju biti vješti ili razviti nove vještine u sljedećim područjima:
Naravno, postoji i niz vještina potrebnih za organizaciju događanja uživo koje ostaju relevantne i za virtualna. To uključuje upravljanje projektima, pozornost za detalje, upravljanje timovima, planiranje u nepredviđenim situacijama, rješavanje problema, fleksibilnost, upravljanje stresom, mogućnost izrade proračuna i pregovaranja.
Naposlijetku, virtualna su događanja mnogo složenija od video-razgovora ili video-sastanaka. Važno je biti svjestan svih karakteristika i mogućnosti koje nude. Moramo ih istaknuti i podijeliti s organizacijskim timom (klijent, organizator događanja i sponzori). Rezultati će tada govoriti sami za sebe.
