×

Kako organizirati nezaboravna breakout predavanja

Format breakout predavanja je odličan način da sudionicima omogućite kvalitetniju interakciju s govornikom i međusobno. Donosimo nekoliko savjeta kako ih što kvalitetnije organizirati.
Breakout predavanje
Breakout predavanje

Kada se brojna konferencijska publika podijeli u više manjih skupina kako bi sudjelovala na takozvanim breakout predavanjima, najčešće i u manjim dvoranama, jedna je to od rijetkih prilika tijekom konferencije da sudionici stupe u međusobnu interakciju na strukturiraniji način. Tijekom takvih predavanja, masa je podijeljena u manje skupine pa sudionici mogu dobiti više pažnje, a govornici mogu odgovoriti na direktnija pitanja. Ovaj format je odličan način da sudionicima pružite intimniji doživljaj i da se opuste od pomalo opterećujuće gužve u plenarnoj dvorani.

Predavanja za manje grupe možete koristiti kako biste zapravo organizirali događanje unutar događanja pa čak i iskoristili priliku za prodaju ulaznica sudionicima koji su zainteresirani za određenog govornika. Naravno, i ovdje postoje neke smjernice koje će pomoći da se ovaj oblik predavanja nesmetano odvija. Evo nekoliko stvari koje treba uzeti u obzir pri planiranju sljedećeg breakout predavanja.

Odaberite pravog govornika ili vođu grupe

Odaberite one govornike s vaše liste koji su najprikladniji za predavanja u manjem opsegu. Ovo je prilika da se dublje posvete relevantnim pitanjima i stvori prostor za raspravu i promišljeni diskurs. Odaberite moderatora koji ima nedavni projekt na koji se može pozvat u raspravi. Ovo je prilika i za govornike koji imaju CD ili knjigu u prodaji kako bi došli pred ciljanu publiku za kupnju njihovog proizvoda. Samo se pobrinite da sadržaj tog predavanja ili prezentacije bude nešto što će vaši gosti rado slušati i o tome aktivno komunicirati.

Kako organizirati nezaboravna predavanja za manje grupe

Odaberite pravu lokaciju i prostor

Odaberite manji prostor izvan glavne plenarne dvorane i potražite sljedeće:

  • Prostor koji će vam omogućiti da lako preuredite stolice, a ima projektor ili drugu AV opremu koja će olakšati govornikovu prezentaciju.
  • Područje na koje sudionike možete usmjeriti jednostavnim znakovima i uputama kako bi lakše pronašli to predavanje nakon izlaska iz plenarne ili drugih dvorana.
  • Profesionalnu atmosferu, ali s dozom intimnosti zbog koje će se sudionici osjećati ugodno kada se upoznaju i pobliže komuniciraju.

Organizirajte manje grupe i potaknite interakciju

Breakout predavanja su savršena za manje grupe ili skupine od 3 do 5 osoba koje raspravljaju o nekoj temi, odrađuju kratku aktivnost ili projekt koji će predstaviti. Ona su vjerojatno jedini put kada će vaši sudionici tijekom konferencije imati priliku upustiti se u dublju raspravu o određenoj temi s kolegama. Ovo interaktivno iskustvo pruža veliku vrijednost kako za vaše govornike, tako i za vaše sudionike, posebno jer predstavlja priliku za započinjanje odnosa i poznastava koja se mogu nastaviti izvan događanja. Evo nekoliko ideja za aktivnosti:

  • meditacije u malim grupama,
  • slaganje kockica na zadanu temu,
  • rasprava o odabranoj temi uz odabir predstavnika za prezentaciju,
  • takozvane mozgalice koje grupa mora riješiti,
  • neka svaka grupa napravi novu vježbu koju treba prezentirati.

Kako organizirati nezaboravna predavanja za manje grupe

Prikupite povratne informacije nakon predavanja

Često ćete mijenjati i prokušavati nova rješenja za organizaciju predavanja za manje grupe, tražeći najbolji format. Neka vas prilikom ocjenjivanja uspjeha i promišljanja kako organizirati sljedeće predavanje, vodi mišljenje i povratne informacije vaših sudionika.

Pitajte ih o njihovom iskustvu, udobnosti i ukupnom dojmu te ih obavezno zamolite i da ocijene govornika i sadržaj. Ovisno o odgovorima možete procijeniti isplati li se takvo predavanje organizirati i iduće godine. Napravite anketu među sudionicima i iskoristite njene rezultate kako biste što kvalitetnije isplanirali svoj sljedeći event.  Ne zaboravite u anketu uključiti jedan od najvažnijih odjeljaka – odjeljak za dodatne komentare i povratne informacije. To vašim sudionicima pruža priliku da podijele jasne i izravne povratne informacije koje daju uvid u vrijednost koju su oni osobno odnijeli s vašeg događanja.

Uvijek je korisno isprobati više konferencijskih formata, a predavanja za manje grupe, odnosno breakout predavanja su odlična prilika da snažnom govorniku pružite platformu za druženje sa sudionicima te istovremeno upravo na njih ostavite vrlo snažan dojam.