Kako organizirati nezaboravna breakout predavanja
Sve više organizatora korporativnih događanja uviđa prednosti kreativnog i vizualnog planiranja događanja, ali ne znaju kako ga oživjeti u svakodnevnom radu. Upravo zato je Martijn Timmermans, suosnivač i kreativni direktor nizozemske agencije za dizajn iskustva događanja, The Red Line Project, pokrenuo Event StoryBoard Canvas. To je besplatni alat za planiranje događanja koji usklađuje plan i program događanja s potrebama klijenata i sudionika, naglašavajući, kako kreativnost, tako i smisao. Kako bi ga predstavio i približio organizatorima događanja, Martijn često organizira interaktivne radionice na kojima kroz praktičnu primjenu na stvarnim primjerima predstavlja sve prednosti ovog alata. Takva radionica održana je nedavno u Zagrebu, na ovogodišnjem RSVP event festivalu. Tijekom radionice sudionici su imali priliku naučiti kako dizajnirati plan za svoje događanje koji će oduševiti svakog klijenta. Plan se sastoji od samo pet koraka, od ciljeva, mapiranja empatije do iskustva sudionika i ROI-a.
Nezaboravna događanja uvijek pričaju priču
"Vjerujemo da ona najbolja i nezaboravna događanja uvijek pričaju priču. Pri planiranju događanja, stavljamo se u cipele sudionika i s našim klijentima zajednički kreiramo njihovo putovanje pomoću scenarija", rekao je Martijn Timmermans. "Vizualni rezultat postaje nacrt događanja. Kreiranje scenarija događanja naša je druga priroda, a naši klijenti vole ovaj pristup."
Uz Event StoryBoard Canvas planiranje događanja je:
Matijn Timmermans na radionici je istaknuo kako je prilikom planiranja i korištenja Event StoryBoard Canvasa potrebno proći kroz 5 osnovnih koraka: postavljanje jasnih ciljeva, mjerenje ostvarenja ciljeva, identificiranje sudionika, kreiranje scenarija i provjera ROI-a.
Postavljanje jasnih ciljeva
Postavljanje jasnih ciljeva koji se žele postići, važan je prvi korak u bilo kojem procesu projektiranja, pa tako i prilikom planiranja bilo koje vrste događanja. Jasno definirani ciljevi sve zainteresirane postavljaju na pravi put te olakšavaju brzu provjeru ide li planiranje u pravom smjeru. Razlikujemo više vrsta ciljeva ovisno o tome što događanjem želimo postići:
Kada ste zadovoljni?
Kada imamo deifinirane ciljeve koje želimo postići svojim događanjem, sljedeći korak je učiniti te ciljeve mjerljivima. Većina će se u ovom slučaju koristiti SMART metodom (specifični, mjerljivi, ostvarivi, relevantni i vremenski određeni ciljevi), ali Martijn smatra da ta metoda ubija kreativnost pa ima jednostavnije rješenje. Trebamo si postaviti ova dva pitanja (pri tome paziti da su naši odgovori mjerljivi):
Empatijska mapa sudionika
Kada imamo ciljeve tvrtke organizatora događanja, vrijeme je da se usredotočimo na sudionike. Tko su vaši sudionici? Martijn predlaže da se napravi empatijska mapa za upoznavanje sudionika, opet kroz postavljanje 6 pitanja o sudionicima:
Scenarij iskustva sudionika – vizualizacija
S jasno postavljenim ciljevima i dubokim razumijevanjem sudionika, možemo započeti s kreativnim dijelom posla. Vrijeme je da kreiramo vlastiti scenarij događanja kojim vizualiziramo, odnosno nacrtamo iskustvo sudionika koje će doživjeti. Sve što vam je potrebno jest veliki list papira, olovka ili flomaster i post-it blokić te kreativan i otvoren duh.
Prema nekim istraživanjima, 75% senzornih neourona našeg mozga bave se procesuiranjem vizualnog, a slike nam ostaju u sjećanju puno duže nego riječi. Upravo zato se planiranje događanja putem Event StoryBoard Canvasa temelji na vizualnom razmišljanju, odnosno vizualizaciji. Ono što mnogi od nas u ovoj fazi pomisle: Ali ja ne znam crtati! Ekipa koja stoji iza alata Event StoryBoard Canvas, ovdje se vodi tezom: svi petogodišnjaci znaju crtati – svi smo mi nekad bili petogodišnjaci – stoga svi znamo crtati! Smatraju da je vizualno izražavanje jednako kao i izražavanje na bilo kojem jeziku, samo ga treba znati čitati i pisati. Jednostavne, zabavne i zanimljive upute kako postati vizualno pismen, pronađite u e-priručniku Event StoryBoard Canvasa koji možete preuzeti ovdje.
Provjera ROI-a
Dobar proces planiranja podrazumijeva uvijek imati na umu i ROI. Peti korak u planiranju događanja je analiza i provjera ostvaruje li vaše događanje klijentove ciljeve, ciljeve sudionika i vašeg brenda, odgovarajući ponovno na pitanja opisanima u koracima 1. i 3., ali iz perspektive održanog događanja.
