Najveći do sada HUPKT Forum nadahnuo kolege na promišljanje o dizajnu događanja
Glavna tema edukacijskog programa na ovogodišnjem IMEX-u u Frankfurtu bila je posvećena novom konceptu u organizaciji događanja – skupovima sa svrhom (eng. Purposeful meetings). Riječ je o skupovima koji su vrlo inspirativni, u visokoj mjeri angažiraju sudionike te imaju dugoročno pozitivne učinke, bez obzira okupljaju li deset ili deset tisuća sudionika. Da bi se to postiglo, u planiranju i organizaciji potrebno je usmjeriti se na sljedećih pet područja...
1. Bihevioralna znanost
Osnovno razumijevanje bihevioralne znanosti o ljudskom ponašanju pomaže nam da postignemo bolje rezultate u organizaciji evenata – poboljšanje timske komunikacije i povezanosti, učinkovitije donošenje odluka, sposobnost utjecanja, kao i učenja. Znanje o tome kako ljudski mozak funkcionira na nesvjesnoj razini i kako to utječe na kreativnost, angažman i učenje sudionika – značajno može podići kvalitetu vaših evenata.
2. Dizajn i priprema eventa
Shvaćanje načina na koji percipiramo informacije, učimo i surađujemo u različitim okruženjima te kako eventi sa svrhom utječu na navedeno nalazi se u osnovi dobrog planiranja i dizajna takvih skupova. Primjerice, osvjetljenje, ozvučenje, mirisi, dodiri, pa čak i „prazan prostor“ dvorane na određene načine utječu na sudionike te je potrebno na njih misliti prilikom planiranja.
3. Zdravlje i dobrobit sudionika
Svjesno planiranje zdrave prehrane, dobre hidratacije, relaksacije i meditacije sudionika pa čak i korištenje mobilnih aplikacija o zdravoj prehrani može značajno utjecati na bolji ishod eventa.
4. Društvena odgovornost i naslijeđe
Uključivanje neprofitnih organizacija u sadržaj i organizaciju evenata pomaže sudionicima da se bolje povežu međusobno, kao i s lokalnom zajednicom. Povežite to sa sve većom sviješću o održivim i tzv. zelenim sastancima, posebno važnima mlađim generacijama, i rezultat neće izostati.
5. Tehnologija
Moderna tehnologija je već umnogome promijenila način poslovanja, umrežavanja i komunikacije te općenito svakodnevnog života milijuna ljudi. Tehnologija nam omogućuje učinkovitiju upotrebu resursa, pretvarajući informacije u inovacije, te je potaknula mnoge ljude na suradnju, od tzv. ekonomije dijeljenja na dalje. Organizatori evenata su itekako svjesni koristi koje su dobili upotrebom tehnologije; analiza podataka, umjetna inteligencija, glasovno prepoznavanje, robotika... sve je to danas na raspolaganju i planerima događanja i sudionicima. S vremenom tehnologije bivaju sve dostupnije i povoljnije, a svaki osviješteni organizator sa svrhom znat će ih na pravilan način uključiti u svoja događanja.
Bihevioralne znanosti u organizaciji skupova - mišljenje struke Janet Sperstad, direktor Madison College’s Event Management, koja je na IMEX-u održala glavno predavanje o ovoj temi, kaže: „Svi sudionici događanja imaju nešto zajedničko, a to je mozak. Naš mozak prima 11 milijardi bitova informacija svake sekunde. No, samo 40% toga će biti i obrađeno. Kako bismo pomogli sudionicima da bolje usvoje znanja i informacije, Sperstad poručuje kako program treba biti svrhovit i fokusiran. Također, omogućite sudionicima da se kreću i aklimatiziraju na prostor i ljude prije predavanja, bit će receptivniji. Pomoći ćete im i ako im pružite osjećaj kao da su pronašli svoje pleme-istomišljenike, bilo kroz sadržaj, glazbu ili razne aktivnosti.
Jonathan Bradshaw, osnivač Meetology Laba, vjeruje kako svi možemo postići bolje rezultate i više se povezati s ljudima koristeći rezultate istraživanja iz psihologije. Na primjer, smijeh nam pomaže lakše uspostaviti veze s drugim ljudima, dok s druge strane, stavljanje mobitela na stol usred sastanka može umanjiti povjerenje i empatiju. Ljudi su društvena bića predodređena za interakciju s drugima.
Zašto ne biste iskoristili saznanja bihevioralne znanosti o radu ljudskog mozga, kako biste uspješnije utjecali na ponašanje sudionika svojih događanja? To bi vam moglo donijeti zadovoljnije korisnike i bolji ROI, čemu svi u organizaciji događanja težimo.
