Filip Rossi: Kako je BMW za svoj najekskluzivniji event odabrao hrvatsku vinariju i destileriju Rossi
Način na koji poslujemo se neprestano mijenja; diktiraju ga trendovi u industriji, razvoj poslovanja i promjene u razini angažmana ljudi te u njihovoj percepciji. Danas komunikacija nije ograničena samo na razdoblje uoči eventa – morate održavati komunikacijski moment tijekom cijele godine kako bi održali razinu interesa sudionika i pretvorili je u dolazak na event. I komunikacijske metode su se promijenile: u devedesetima smo se oslanjali prvenstveno na billboarde i oglase u novinama. Danas se oslanjamo na Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn, web… Živimo u povezanom svijetu. Sudionici na eventima sada mogu komentirati, lajkati, dijeliti i propitivati baš sve. Ako imate dobro razvijen koncept eventa i „dobru priču“, možete to pretvoriti u svoju prednost. Tako koristimo povratne informacije sudionika da unaprijedimo svoj pristup, sadržaj i dodatne aktivnosti evenata. Možemo mjeriti i pratiti njihov interes te ga pretvoriti u nove, uzbudljive aktivnosti i ponude. U par riječi – živimo u svijetu beskrajnih mogućnosti. Naš je posao da ih kanaliziramo i pretvorimo u dobre poslovne prilike.
Zvuči jednostavno – imate dobru ideju, pretvorite je u dobar projekt, informirate potencijalne sudionike i… Ne dogodi se ništa ako niste razvili potpuno integrirani 360◦ pristup. Danas više nije dovoljno imati „samo“ dobar sadržaj da biste napravili dobru konferenciju ili kongres koji će okupiti zajednicu određene industrije i stvoriti odlične prilike za umrežavanje. Ideje su bitne, no samo ako su precizno oblikovane u dobro izbalansiran projekt. Što to znači? Znači da organizatori evenata moraju razviti strategiju na više platformi. Ključni elementi dobrog eventa su sadržaj, komunikacija, organizacija, operativna izvrsnost i mogućnosti umrežavanja („networking“).
Dobar sadržaj, poznati i stručni govornici, kombinacija zanimljivih tema… Da, naravno, ali jedan od ključnih čimbenika jest uvjeriti zajednicu kojoj se obraćate da pripremate event koji je relevantan za industriju. Vaše teme moraju biti bitne za trenutak i tržište kojem se obraćate, govornici moraju biti ugledni i uvjerljivi, vrijeme i mjesto moraju biti odgovarajući i u skladu s potrebama industrije. Čak i kada je sadržaj izvrstan, event se lako može pretvoriti u promašaj ako se ne obratite ljudima koji su zainteresirani za temu kojom ćete se baviti. Komunikacijske poruke moraju biti jasne i izravne. Jezik kojim se obraćate mora pokazati temeljito razumijevanje za temu. Morate koristiti odgovarajuće kanale komunikacije. Mi kombiniramo različite kanale, ovisno o eventu. Kreiramo interaktivno komunikacijsko okruženje koje ljudima omogućava da se slobodno izraze i komentiraju, znajući da će se njihove ideje i sugestije uzeti u obzir. Drugim riječima, osiguravamo sve što je potrebno da bi ljudima omogućili da komuniciraju i umrežavaju se. Ipak, to nije dovoljno ako ne poduzmete taj presudni dodatni korak da stvorite otvoreno i prijateljsko okruženje koje će omogućiti sudionicima da se povežu s kolegama iz industrije. Postoje brojni koncepti kako se to postiže – većina organizatora konferencija jednostavno to prepušta sreći organizirajući programske pauze da bi sudionici imali vremena za kavu. Ostali idu tako daleko da kreiraju posebno oblikovane koncepte koji su nalik speed datingu (po svemu što znam, to ne funkcionira u Hrvatskoj i u regiji – ljudi jednostavno nemaju takav mentalitet).
Eventi se rade za ljude i zbog ljudi!
Naš pristup je drugačiji. Analiziramo ciljanu skupinu i razvijamo prilagođene koncepte za različite tipove evenata. Neke zajednice su toliko male i povezane da ih samo morate okupiti na jednom mjestu da bi se dogodio networking (sjetite se samo ljudi iz medijske i oglašivačke industrije koji dolaze na Weekend Media Festival – čine se kao „prirodni networkeri“ – bar tako izgleda kada čovjek prolazi pored kafića tijekom Festivala). Neke zajednice imaju vlastita pravila interakcije – naš posao je shvatiti koja su to pravila i razviti najbolju moguću komunikacijsku platformu za njih – ponekad je formalnija – kao što je to, na primjer, komunikacijski kanal za sve sudionike konferencije putem weba, a ponekad samo stvaramo prilike za druženje kroz partyje, koktele i druga neformalna okupljanja. Naravno, koristimo sve dostupne društvene mreže koje su odgovarajuće za određeni tip eventa te i na taj način potičemo komunikaciju. Osiguravamo prostor za druženje i sastanke za sudionike da bi im pružili mogućnost da ostvare neke nove kontakte tijekom eventa. Važno je ostati znatiželjan i neprekidno istraživati koji su novi načini povezivanja ljudi. Zašto? Zato što se eventi rade za ljude i zbog ljudi. Dobar event ne treba billboard, TV spot ili letke. Treba zadovoljne sudionike koji će ga preporučiti drugim ljudima. A to će sigurno učiniti ako su naučili nešto novo, stekli neke nove kontakte i otvorili neki novi prostor za potencijalni posao.
O autorici:
Tea Krpan je direktorica Mozaik Grupe, tvrtke koja upravlja Hypo kongresnim centrom u Zagrebu. Iza nje je deset godina iskustva u organizaciji eenata i upravljanja velikim projektima, poput konferencija Microsoft WinDays, Hospital Days i sajma Whisky Fair ZG015.
