Case study: Organizacija međunarodnog simpozija 9th CESPT u Dubrovniku

Zadovoljstvo klijenta i dobro odrađen posao ključni su za stjecanje povjerenja kongresnih organizatora, što PCO agencijama uvelike pomaže pri dobivanju novih poslova. Cilj ovog članka je prikazati složenost organizacije jednog međunarodnog događanja te ukazati na važnost dobre suradnje stručnog organizatora i PCO agencije za uspjeh događanja.

Prije nekoliko godina radili smo na jednom međunarodnom farmaceutskom kongresu, a jedna od članica Znanstvenog odbora odlučila nas je angažirati za pomoć u organizaciji 9th CESPT-a (Devetog međunarodnog simpozija farmaceutske tehnologije), koji se održavao u rujnu 2012. godine u Dubrovniku. Nositelj kongresa i stručni organizator bio je zagrebački Farmaceutski fakultet, odgovoran za sve aspekte kongresa vezane uz svoju struku, dok je PerfectMeetings.hr bio tehničko-logistički organizator (PCO).

Stručnom organizatoru prije svega je bilo važno osigurati osnovne uvjete održavanja simpozija, kao što su dostupnost destinacije, prostorno-tehničke mogućnosti za rad, hotelski smještaj različitih kategorija i zanimljiv društveni program. Nakon kraćih dogovora, uslijedila je prva ponuda s nekoliko prijedloga, a zajednički smo napravili prvi inspekcijski posjet Dubrovniku i svim potencijalnim hotelima koji bi mogli ugostiti ovakav skup. Vrlo brzo nakon toga, izabran je glavni hotel za simpozij s kojim su dogovorene osnovne usluge – radni prostori, smještaj, ugostiteljske usluge, itd. U izboru su presudile prostorno-tehničke mogućnosti, kao i sama lokacija hotela. Hotelu smo odmah dali do znanja da ćemo odluku o vrsti i količini ugostiteljskih usluga morati donijeti pred sami simpozij, u skladu s budžetom u recesijskim vremenima. Usluge smo nastojali prilagoditi prihodima simpozija te smo s hotelom pregovarali kako o cijenama, tako i o vrstama ugostiteljskih usluga.

Temeljem predloženog budžeta (troškova - uglavnom poznatih i prihoda - uglavnom planiranih, od kotizacija, sponzora i izlagača), Organizacijski odbor je utvrdio visine kotizacija koje su obuhvaćale osnovne elemente simpozija: sudjelovanje na svim stručnim dijelovima, radne materijale, pauze za kavu, ručkove, prijem dobrodošlice i banketnu večeru. U samom početku je izrađena web stranica simpozija, čiji sadržaj se kontinuirano mijenjao i dopunjavao. Jednokratnom registracijom za simpozij, sudionicima je bilo omogućeno da sve svoje potrebe i zahtjeve naprave sami, od postavljanja sažetaka, plaćanja kotizacija, prijava za smještaj, itd. Poseban event management sofver omogućio je sigurno online kartično plaćanje, no sudionicima je također omogućena prijava putem e-maila ili faxa te plaćanje bankovnim transferom.

Osim glavnog hotela, kategorije 5 zvjezdica, sudionicima smo ponudili smještaj i u nekoliko drugih dubrovačkih hotela niže kategorije. Također, dogovorili smo usluge i s ostalim, pomno odabranim i provjerenim dobavljačima u destinaciji – atraktivnim restoranima u centru grada za večere izvan hotela, tvrtkom za posebne tehničke usluge (npr. poster panoe), izlet na Elafitske otoke u dubrovačkom arhipelagu, transfere, itd. Za konačnu provjeru, napravili smo drugi inspekcijski posjet Dubrovniku i hotelu, kada smo utvrdili sve potrebne pojedinosti.

Od samog početka, Organizacijski odbor, čiji je član bio i naš predstavnik, radio je na izuzetno važnom segmentu za uspjeh simpozija, a to je da se – osim dogovora oko stručnog dijela i oko pozvanih predavača i gostiju – osiguraju sredstva putem marketinga i promocije simpozija kroz sve dostupne kanale, najčešće kroz one iz struke. Pored ostaloga, to je uključivalo osmišljavanje i prodaju sponzorskih paketa i izložbeno-oglasnog prostora zainteresiranim tvrtkama iz Hrvatske i Europe kojima je farmaceutska tehnologija zanimljiva i željeli su se predstaviti sudionicima. U ovom izuzetno delikatnom poslu, sukladno ugovoru s glavnim organizatorom, agencija je odradila cijeli logistički i financijski dio u sklopu naše operativne potpore simpoziju.

Pomno planiranje i kontrola budžeta - ključ uspjeha
Kako se datum održavanja simpozija približavao, tako su se intenzivirale brojne aktivnosti na svim područjima, od kontakata s Organizacijskim i Znanstvenim odborima, preko suradnje sa sudionicima (od kojih je 95% bilo iz inozemstva), pozvanim predavačima i gostima, do one sa sponzorima, izlagačima i dobavljačima. Ukupno gledavši, radi o vrlo kompleksnom i zahtjevnom „mehanizmu“ čije sve dijelove treba pažljivo uskladiti kako bi funkcionirao besprijekorno, na zadovoljstvo svih uključenih u njegov rad.

Prethodni simpoziji u ovom nizu obično su okupljali do 200 sudionika, dok je ovaj – unatoč kriznim vremenima - zabilježio rast, okupivši preko 230 sudionika iz više od 30 zemalja iz Europe, Turske, Japana, Kine, Južne Afrike, SAD-a, Rusije. Osim kvalitetnog stručnog programa, Dubrovnik je kao atraktivna destinacija dodatno motivirao mnoge sudionike da potvrde svoj dolazak. Stručni program odvijao se u tri dana, a pratili su ga i pred-simpozij o kvaliteti u farmaceutskoj nanotehnologiji, kao i  pet sastanaka različitih upravnih tijela Europske farmaceutske federacije.

Od svih društvenih događaja - prijema dobrodošlice, svečane završne večere, posjeta dubrovačkim otocima - najveći nam je izazov bio vrijeme. Srećom, uglavnom smo imali vrlo lijepo i sunčano vrijeme, a glavno je pitanje bilo možemo li održati svečanu večeru na prekrasnoj hotelskoj terasi uz more, osvjetljenoj svijećama. Kako je vrijeme bilo prohladno, sudionike smo upozorili da se toplije obuku, no kada je band zasvirao popularne plesne melodije, svi su se vrlo brzo ugrijali plešući u ritmu glazbe! Ipak, poučeni prijašnjim iskustvima, u ovakvim situacijama uvijek osiguramo i rezervnu varijantu u natkrivenom prostoru. Tako smo uradili i ovaj put te, u dogovoru s hotelom, rezervirali i unutarnji prostor za večeru. Konačna odluka je donesena tog jutra na temelju vremenske prognoze.

Predsjednica Organizacijskog odbora Devetog CESPT-a, prof.dr. Jelena Filipović-Grčić, rekla je: Kada smo se prije dvije godine kandidirali za domaćina simpozija predloživši Dubrovnik, znali smo da je to odličan izbor. Sudionici su lako došli do odredišta jer u rujnu Dubrovnik ima puno međunarodnih letova, a sam grad i odabrani hotel ostavili su sjajne dojmove na sve sudionike. Sa znanstvenog gledišta, simpozij je bio izuzetno uspješan. No, ključ uspjeha bila je dobra organizacija koja je vrlo pažljivo planirana od samog početka te su nam profesionalizam, iskustvo i efikasnost agencije bili od presudne važnosti. Simpozij je završio ne samo znanstvenim, nego i financijskim uspjehom, tako da ćemo u svim našim budućim projektima koristiti usluge ovakvih profesionalaca.

Ako projekt na kraju nije financijski isplativ, on postaje problem za organizatore koji moraju pronalaziti dodatne izvore financiranja. Stoga je pažljivo planiranje, kontrola budžeta i stručno savjetovanje od početka do kraja presudno za uspjeh svakog kongresa. Organizator često mora donijeti odluku u ključnom trenutku. No, da bi ona bila optimalna, potrebni su valjani parametri, stručni savjeti i ogromno iskustvo svih uključenih u organizaciju projekta.

Ranko Filipović,
direktor PCO agencije
PerfectMeetings.hr