Case study: WinDays20 - kako uspješno prilagoditi svoje događanje novim okolnostima

WinDays je vodeća poslovno-tehnološka konferencija u Hrvatskoj i regiji koja svake godine u prosjeku okuplja 2.000 sudionika, a ove godine slavi svoju 20. godišnjicu. Event obično traje 4 dana i konceptualno je podijeljen na WinDays Business i WinDays Technology konferenciju. Srijeda je konferencijski dan tijekom kojeg se poslovni i tehnološki dio preklapaju pa sudionici imaju zajednička predavanja, čime se želi pokazati koliko su danas poslovanje i tehnologija neodvojivi i ne mogu jedno bez drugoga.

Ovogodišnja, jubilarna WinDays20 konferencija, trebala se održati u Rovinju od 21. do 24. travnja, već tradicionalno, u Maistrinim hotelima Lone i Eden. Kao i sva druga događanja diljem svijeta i ova je popularna konferencija odgođena za jesenski termin, koji je donedavno bio nepoznat. Konferenciju organizira MPG agencija, a voditeljica projekta je Tea Krpan, s kojom smo razgovarali o izazovima pred kojima su se našli i kako su ih odlučili savladati. „U ovom trenutku WinDays konferencija odgođena je za jesen. Održat će se od 28. rujna do 1. listopada na istoj lokaciji kako smo i planirali. Bez obzira na odgodu, svi sudionici koji su do sada uplatili kotizaciju, a novi termin im ne odgovara, imaju mogućnost zatražiti povrat novca.“, istaknula je.

Novi termin zahtijeva i novi sadržajOdgađanje konferencije sa sobom, osim otkazivanja dijela kotizacija i zahtjeva za povratom novca, donosi i niz drugih komplikacija kao što je usklađivanje novih termina s predavačima, venueom, dobavljačima, ali i aktualnost programskog sadržaja. „S obzirom da smo se svi našli u istoj situaciji što se tiče lokacije, predavača i novog datuma, nismo imali previše problema uskladiti sve navedeno. Ono što se sigurno mijenja je sadržaj, jer ćemo za novi termin već finalizirani sadržaj mijenjati i djelomično prilagođavati novonastaloj situaciji i izazovima. Imajući u vidu brzinu kojom se u IT segmentu stvari mijenjaju i stižu novosti, WinDays Technology sadržaj će proći kroz novi krug nominacija i odobravanja novih predavanja.“, objašnjava Tea.

Prilagodba novonastaloj situaciji – kombinacija virtualnih i eventa uživo U trenutku kada je bilo izgledno da se ovogodišnja konferencija neće održati u planiranom terminu, organizatori su se našli pred izazovom - kako se prilagoditi novonastaloj situaciji i izvući što više iz nje kako vjerni sudionici ne bi bili razočarani i zakinuti. WinDays tim je tako odlučio putem WinDays Virtuala, online programskog dana, sudionicima koji su se prijavili i platili WinDays konferenciju i za koje je već kreiran sadržaj i potvrđeni predavači, omogućiti barem djelomično WinDays iskustvo. Iz toga se spontano razvila ideja da se pristup omogući i široj publici, a da oni koji su podržali WinDays konferenciju i zadržali svoje kotizacije bez obzira na odgodu, znak zahvale dobiju na samoj WinDays konferenciji na jesen. WinDays Virtual sudionicima je donio tek dio sadržaja o kojem će još više moći čuti na konferenciji uživo, a u razdoblju do konferencije moći će pratiti i serijal Road to WinDays predavanja koja će im dodatno predstaviti konferencijske teme. Prilagodbom na novonastalu situaciju, organizatori su tako iskoristili priliku i svojim sudionicima, a i široj publici, pružili dodanu vrijednost.

Virtual se odvijao putem Microsoft Teams live eventa, a kako su se odlučili baš za tu tehnologiju otkriva Tea: „Uložili smo neko vrijeme da istražimo sve dostupne platforme i njihove prednosti i nedostatke te smo na kraju odlučili da ćemo uz ograničenja koja postoje na različitim platformama, najviše dobiti korištenjem Microsoft Teams Event platforme.“

WinDays Virtual pratilo 1.997 jedinstvenih korisnika iz Hrvatske i regijeWinDays Virtual, održan 22. travnja, pratilo je 1.997 jedinstvenih korisnika iz Hrvatske i regije, a tijekom dana je zabilježeno 5.000 spajanja. Program su vodila poznata WinDays lica, Igor Pavleković i Tomislav Tipurić, koji su virtualno ugostili 12 domaćih i stranih predavača na ukupno 11 predavanja.

Tatjana Skoko (Microsoft) s moderatorima je prokomentirala kako se Microsoft nosi s radom na daljinu te kako u svemu tome pomažu Teamsi. Adis Jugo (SysKit) proširio je svijet poslovne produktivnosti s umjetnom inteligencijom objasnivši kako uz pomoć Azure Cognitive Services analizirati podatke na Teamsima i na SharePointu te mnoštvo podataka pretvoriti u modernu i pametnu bazu znanja. Marin Franković (Span) predstavio je novosti u infrastrukturnim komponentama Microsoftovog Azurea, objasnio koje odabrati i kako ih najbolje koristiti. Ivica Skender i Andrej Lončarić (GDi) pokazali su na koje sve načine moderna geoinformacijska platforma pomaže u kriznim situacijama poput nedavnog potresa u Zagrebu i aktualne pandemije koronavirusa. Ana-Marija Petric (Poslovna inteligencija) prezentirala je kako se, u svjetlu GDPR-a i hrvatskog jezika, nositi s nestrukturiranim podacima te koje alate koristiti za detekciju osjetljivih podataka. Luka Manojlovič (MA-NO) objasnio je zašto je već dobro poznata VPN tehnologija posebno zanimljivo rješenje u ovo doba kada prevladava rad na daljinu.

Da bi doživljaj konferencije bio što sličniji doživljaju konferencije uživo, sudionici su se mogli uključiti s komentarima i pitanjima za predavače te pokazati znanje u kvizu i osvojiti nagrade. Kako su WinDaysi nezamislivi bez partyja, tako je program završio ekskluzivnim javljanjem Ivana Dečaka iz grupe Vatra, koji je uživo predstavio novi single benda „Sva naša ljeta“.

Izazov organizacije događanja uživo je u kvalitetnom sadržaju, a kod virtualnog i u njegovoj realizacijiKada smo ju pitali koji su najveći izazovi u organizaciji događanja uživo, a koji virtualnog, Tea je naglasila kako prilikom organizacije konferencije uživo uvijek postoji puno izazova, pogotovo ako se radi o novom konceptu ili novom događanju. Međutim, iza organizacije WinDaysa stoji veliki broj ljudi, različiti profili i segmenti dugogodišnjih dobavljača koji čine dobro organiziran i uigran tim. Zbog toga izazov organizacije WinDays konferencije leži uglavnom u kvalitetnom sadržaju i kako sudionicima ponuditi više, a ne toliko u samom izazovu organizacije događanja.

Što se tiče virtualnog događanja, za pripremu WinDays Virtuala je bila potrebna svojevrsna nadogradnja znanja koja postoje za organizaciju live događanja. WinDaysi već nekoliko godina rade live stream pojedinih dijelova konferencije pa su određena predznanja već postojala unutar tima. „Svakako nije isto organizirati stream na konferenciji koja je već tehnički vrhunski opremljena i osigurati virtualne WinDayse, ali svakako pomažu iskustvo i povratne informacije koje smo imali za taj dio organizacije.“, naglašava Tea i dodaje: „Kad bih trebala istaknuti nekoliko najvažnijih stvari koje virtualno događanje treba osigurati, onda je to, s tehničke strane, platforma koja može podržati događanje, kvalitetan moderator koji vas može provesti kroz cijeli program, predavači koji, u našem slučaju, većinom imaju iskustvo prezentiranja online i mogućnost interakcije sa sudionicima te naravno stabilna Internet veza kod svih sudionika programa.“