U agenciji Penta smo specijalizirali poslovanje u namjeri da svaka usluga bude izvršena profesionalno i kvalitetno.
Organizacija kongresa i incentive programa
- organizacija međunarodnih kongresa
- organizacija raznih skupova i savjetovanja u inozemstvu ili u zemlji
- priprema i izvršenje raznih incentive programa
Stručna putovanja
- posjete međunarodnim sajmovima za pojedince i grupe
- posjete međunarodnim kongresima
- grupna stručna putovanja
Raspolažemo bazama podataka o gotovo svim međunarodnim sajmovima, izložbama i kongresima (registriranim kod ICCA) te na Vaš zahtjev izrađujemo kalendare izložbi prema granama djelatnosti i detaljnim informacijama o pojedinim sajmovima. Organiziramo individualne ili grupne posjete sajmovima ili kongresima.
Poslovna putovanja - aviokarte
- prodaja zrakoplovnih karata svih prijevoznika
- rezervacija hotelskog smještaja uz zrakoplovne karte na svim destinacijama
- osiguravanje lokalnog prijevoza prema zahtjevu stranke
- pribavljanje viza
Troškove zračnog prijevoza, hotelskog smještaja i eventualno lokalnih transfera zaračunavamo bez posebnih naknada jednim računom. Obzirom na raznolikost ponude zrakoplovnih tarifa, naša ekipa će u dogovoru s naručiocem pronaći uvijek najpovoljniju tarifu za svako pojedinačno putovanje. Sve putne dokumente (zrakoplovne karte, vouchere i drugo) naša služba dostave isporučuje na adresu naručioca.
Već gotovo 30 godina pomažemo znanstvenim organizatorima u provedbi i realizaciji znanstvenih skupova s ciljem promicanja novih saznanja u raznim područjima medicine, farmacije, turizma, tehnologije i dr. Iskustvo našeg tima i konstantno usavršavanje garantiraju vam pružanje kvalitetnih usluga od faze planiranja skupa i izrade bid book-a pa do finalne realizacije.
PCO - Conference Management
Planirate stručni skup od 100, 200, 500 ili 1000 i više sudionika? Bez obzira na broj sudionika mnogo toga treba promisliti. Iskoristite naš Know How!
Planiranje i savjetovanje
Planiramo Vaš skup i savjetujemo pri:
- izboru mjesta održavanja (grad, kongresni centar)
- izboru prostora (hotel, dvorane)
- izboru kongresne tehnike i opreme
- kreiranju optimalne satnice i okvirnog programa
- korespodenciji s predavačima
Informiranje i marketing
Predlažemo, koordiniramo i kreiramo za Vas načine informiranja o Vašem skupu:
- direct mailing-om: opremamo i distribuiramo informativne materijale poštom
- internetom: dizajniranje, postavljanje i smještaj kongresnih web stranica, ažuriranje stranica s novostima i izmjenama
- tiskanim materijalima: prva najava, plakat, predprogram, pozivi, konačni program, knjiga sažetaka, prijavnice, ID kartice, razni drugi tiskani materijali
Za Vas ugovaramo snimanje i pripremu prezentacija Vašeg kongresa na raznim materijalima (CD, DVD, tiskane publikacije)Naša ekipa može vrhunski odraditi svaki takav događaj u bilo kojem mjestu u zemlji (Zagreb, Dubrovnik, Opatija, Pula, Zadar, Brijuni, Plitvice...) ili inozemstvu. Imati stalnog i pouzdanog partnera u organiziranju svih vrsta savjetovanja, konferencija i drugih događaja je velika prednost. Jednom dogovoreni svi detalji organizacije Vašeg skupa, pri organizaciji slijedećeg samo se nadograđuju novim i kvalitetnijim detaljima.
Stručni sekretarijat
- primanje sažetaka
- prosljeđivanje Stručnom odboru kongresa na ocjenjivanje
- uređivanje sažetaka po autoru, naslovu, metodi prezentiranja
- slanje potvrde primitka i potvrdu uključivanja u program s točnim terminom prezentiranja i traženja informacije o tehničkim potrebama prezentacije
Registracija
- zaprimamo prijave sudionika sa svim važnim podacima
- vršimo fakturiranje i naplatu kotizacija od sponzora i delegata
- sve radnje vezane uz registraciju i korespodenciju sa sudionicima
- ažuriranje liste sudionika skupa
- tiskanje bedževa
- dajemo redovna izvješća o stanju prijava, registracija, plaćanja i dr.
Organizacija i realizacija
Naš voditelj kongresa je režiser Vašeg događaja. Za Vas preuzimamo detaljno planiranje, nabavku i rezerviranje:
- kongresne tehnike
- potrebnog osoblja (tehničari, prevodioci, hostese, kontrolore itd.)
- dekoracija (natpisi, baneri, cvijeće, pokloni)
- ugostiteljske usluge (pauze za kavu, ručkove, večere, welcome reception itd.)
- priprema kulturnih programa
Zajedno s Vama kreiramo detaljan plan svih događanja i protokola, provodimo ga i kontroliramo izvršenje.
Smještaj
- Izabiremo, pregovaramo i rezerviramo smještajne kapacitete za predavače i sudionike
- Vršimo zaprimanje rezervacija i vodimo brigu o rooming listama
- Dan prije dolaska gostiju kontroliramo i uspoređujemo rooming liste
- Za vrijeme održavanja skupa vodimo brigu o kasnim dolascima i promjenama rezervacija
- Vršimo fakturiranje i naplatu troškova smještaja
Organizacija izložbe
Izložba na kongresima je dijalog između nauke i proizvodnje.
- vršimo planiranje izložbe i ugovaranje s izlagačima
- ugovaramo izložbeni prostor i raspoređujemo ga izlagačima uz pružanje potpune podrške
Financiranje, vođenje budžeta i kontroling
Svaki skup, savjetovanje ili kongres zahtjeva vlastito vođenje financija. To počinje s realnim detaljnim planom troškova i prihoda.
- Izrađujemo kalkulacije cijena sponzorskih paketa i kotizacija
- Postavljamo za Vas najbolji koncept financiranja
- Osiguravamo predfinanciranje realizacije kongresa
- Vršimo redovni kontroling prihoda i rashoda
- Dajemo redovna financijska izvješća organizatoru
Incentive programi nisu samo način proslave uspjeha, već su provjerena investicija u Vaš cijeli tim te stvaraju osjećaj zajedništva i motiviraju za daljnje poslovne uspjehe. Za Vas ćemo kreirati nezaboravne incentive programe u Hrvatskoj i inozemstvu; te Vašim klijentima i zaposlenicima pružiti nezaboravan doživljaj te biti daljnji poticaj u njihovom radu.
Kako bismo našim klijentima omogućili poboljšanje poslovanja kvalitetnom optimizacijom troškova osmislili smo jedinstvenu uslugu koju smo nazvali Corporate Travel Management.
Našim korporativnim klijentima koji tijekom godine ostvaruju mnogobrojna putovanja i imaju veći broj zaposlenih, te nisu u mogućnosti imati vlastitu evidenciju i kontrolu troškova putovanja kreirali smo CTM uslugu izvještavanja.
Pomoću takve jedinstvene usluge imate uvid i vršite kontrolu po različitim aktivnostima i segmentima putovanja. Izvještaji se sastoje od zasebnih stavaka u kojima se prate troškovi zrakoplovnih karata, smještaja, kotizacija, prijevoza i transfera. Učestalost izvještavanja se vrši na razini koja je u skladu s vašim poslovnim aktivnostima i strateškim odlučivanjem.
Ukoliko želite imati potpuni uvid i kontrolu vaših troškova poslovnih putovanja obratite nam se i iskoristite uslugu koju smo pripremili za vas.
