Već gotovo 30 godina pomažemo znanstvenim organizatorima u provedbi i realizaciji znanstvenih skupova s ciljem promicanja novih saznanja u raznim područjima medicine, farmacije, turizma, tehnologije i dr. Iskustvo našeg tima i konstantno usavršavanje garantiraju vam pružanje kvalitetnih usluga od faze planiranja skupa i izrade bid book-a pa do finalne realizacije.
PCO - Conference Management
Planirate stručni skup od 100, 200, 500 ili 1000 i više sudionika? Bez obzira na broj sudionika mnogo toga treba promisliti. Iskoristite naš Know How!
Planiranje i savjetovanje
Planiramo Vaš skup i savjetujemo pri:
- izboru mjesta održavanja (grad, kongresni centar)
- izboru prostora (hotel, dvorane)
- izboru kongresne tehnike i opreme
- kreiranju optimalne satnice i okvirnog programa
- korespodenciji s predavačima
Informiranje i marketing
Predlažemo, koordiniramo i kreiramo za Vas načine informiranja o Vašem skupu:
- direct mailing-om: opremamo i distribuiramo informativne materijale poštom
- internetom: dizajniranje, postavljanje i smještaj kongresnih web stranica, ažuriranje stranica s novostima i izmjenama
- tiskanim materijalima: prva najava, plakat, predprogram, pozivi, konačni program, knjiga sažetaka, prijavnice, ID kartice, razni drugi tiskani materijali
Za Vas ugovaramo snimanje i pripremu prezentacija Vašeg kongresa na raznim materijalima (CD, DVD, tiskane publikacije)Naša ekipa može vrhunski odraditi svaki takav događaj u bilo kojem mjestu u zemlji (Zagreb, Dubrovnik, Opatija, Pula, Zadar, Brijuni, Plitvice...) ili inozemstvu. Imati stalnog i pouzdanog partnera u organiziranju svih vrsta savjetovanja, konferencija i drugih događaja je velika prednost. Jednom dogovoreni svi detalji organizacije Vašeg skupa, pri organizaciji slijedećeg samo se nadograđuju novim i kvalitetnijim detaljima.
Stručni sekretarijat
- primanje sažetaka
- prosljeđivanje Stručnom odboru kongresa na ocjenjivanje
- uređivanje sažetaka po autoru, naslovu, metodi prezentiranja
- slanje potvrde primitka i potvrdu uključivanja u program s točnim terminom prezentiranja i traženja informacije o tehničkim potrebama prezentacije
Registracija
- zaprimamo prijave sudionika sa svim važnim podacima
- vršimo fakturiranje i naplatu kotizacija od sponzora i delegata
- sve radnje vezane uz registraciju i korespodenciju sa sudionicima
- ažuriranje liste sudionika skupa
- tiskanje bedževa
- dajemo redovna izvješća o stanju prijava, registracija, plaćanja i dr.
Organizacija i realizacija
Naš voditelj kongresa je režiser Vašeg događaja. Za Vas preuzimamo detaljno planiranje, nabavku i rezerviranje:
- kongresne tehnike
- potrebnog osoblja (tehničari, prevodioci, hostese, kontrolore itd.)
- dekoracija (natpisi, baneri, cvijeće, pokloni)
- ugostiteljske usluge (pauze za kavu, ručkove, večere, welcome reception itd.)
- priprema kulturnih programa
Zajedno s Vama kreiramo detaljan plan svih događanja i protokola, provodimo ga i kontroliramo izvršenje.
Smještaj
- Izabiremo, pregovaramo i rezerviramo smještajne kapacitete za predavače i sudionike
- Vršimo zaprimanje rezervacija i vodimo brigu o rooming listama
- Dan prije dolaska gostiju kontroliramo i uspoređujemo rooming liste
- Za vrijeme održavanja skupa vodimo brigu o kasnim dolascima i promjenama rezervacija
- Vršimo fakturiranje i naplatu troškova smještaja
Organizacija izložbe
Izložba na kongresima je dijalog između nauke i proizvodnje.
- vršimo planiranje izložbe i ugovaranje s izlagačima
- ugovaramo izložbeni prostor i raspoređujemo ga izlagačima uz pružanje potpune podrške
Financiranje, vođenje budžeta i kontroling
Svaki skup, savjetovanje ili kongres zahtjeva vlastito vođenje financija. To počinje s realnim detaljnim planom troškova i prihoda.
- Izrađujemo kalkulacije cijena sponzorskih paketa i kotizacija
- Postavljamo za Vas najbolji koncept financiranja
- Osiguravamo predfinanciranje realizacije kongresa
- Vršimo redovni kontroling prihoda i rashoda
- Dajemo redovna financijska izvješća organizatoru
