Kako potaknuti interakciju sudionika i sponzora na eventima?
Bavim se organizacijom evenata od 1996. godine i kada promatram stvari u cjelini, čini mi se da se nije puno toga promijenilo. Konferencije, sajmovi, festivali… svi su manje-više isti kao što su bili prije dvadesetak godina. Ipak, mnogo se promjena dogodilo „sa strane“ i zato je vrijeme da ponovo razmislimo o ulozi modernog, svestranog ogranizatora događanja .
Tijekom 90-ih, većina profesionalnih event tvrtki naprosto su rascjepkali ulogu event managera. Specijalizacija je bila ključ: ako ste bili izvrsni u prodaji, odmah bi vas prebacili u prodajni odjel, ako ste težili marketingu, ubrzo biste završili u marketinškom odjelu…
S vremenom je naša industrija evoluirala i odmaknula se od proizvodnog koncepta (u kojem su često korišteni pojmovi kao “conference producer”) ka ideji pružanja usluga. Zahvaljujući toj promjeni svestrani event manageri opet su popularni. Stoga se postavlja se pitanje kojim vještinama bi trebao raspolagati moderan, svestrani event manager. Naravno, svatko će imati svoja razmišljanja o toj temi, a u nastavku donosim popis vještina za koje ja smatram da trebaju svakom event manageru.
1. Razumijevanje logistike
Ovo je oduvijek bio ključni zahtjev za organizatore. Pravi organizator mora biti upoznat s brojnim detaljima u organizaciji, od postave dvorana, preko navika ljudi, pa sve do toga koje su najbolje pozicije za postavljanje štandova. Naravno, trebaju voditi računa i o stvarima kao što su vidljivost pozornice sa svih mjesta u dvorani, maksimalni kapaciteti dvorana i tisućama drugih sitnica koje sada više ne potpadaju samo pod odjel „operacija“.
2. Marketing
Nitko drugi ne doživljava event toliko osobno i nikome do njega nije više stalo, no što je organizatoru. Upravo zato razumijevanje osnova marketinga, pogotovo u kontekstu event industrije je vještina koju bi svaki organizator trebao imati.
3. Iskustvo
Kako bi neko događanje bilo više od „ljudi i logistike“, potrebno je dublje razumijevanje procesa kreiranja eventa. Pritom ne mislimo samo na praćenje novosti i trendova u industriji, već poznavanje psihologije sudionika, što će vam omogućiti da predvidite brojne situacije i pravovremeno reagirate.
4. Društveni mediji
Iako su društveni mediji relativno nova pojava, njihovo razumijevanje te korištenje u promociji eventa i stvaranju interakcije sa sudionicima je jedno od ključnih oružja kojim bi moderan, svestrani event organizator trebao baratati.
5. Event tehnologija
Slično kao i s društvenim medijima, u zadnje vrijeme se pojavio čitav niz novih tehnoloških rješenja (gadgeta, mobilnih aplikacija, sustava za glasovanje i interakciju i sl.), a svaki ozbiljan organizator ne smije si dopustiti da ne bude u toku s najnovijim dostignućima.
6. Hibridni eventi
Razmjer i utjecaj hibridnih događanja još nije u potpunosti mjerljiv, ali bez sumnje ona će postajati sve brojnija i značajnija. Srodna hibridnim događanjima su i ona događanja s „live streamingom“ ili „web castingom“, pa organizatori moraju biti upoznati s tim novim trendovima kako bi sudionicima (pravim ili virtualnim) mogli omogućiti kvalitetno iskustvo prisustvovanja na eventu.
7. Kontrola financija
Držati troškove pod kontrolom dobra je stvar, ali još je važnije u startu budžet osmisliti tako da omogućava stvaranje dodatih vrijednosti na svim razinama, odnosno za sve strane uključene u organizaciju događanja. Naravno pritom ne treba ispustiti iz vida profitne ciljeve koje ste si zadali.
8. Pregovaračke vještine
Pregovaranje je jedna od najstarijih i najtradicionalnijih vještina koje se zahtijevaju od svakog organizatora. Međutim, čak i to se sada mijenja. Cilj sada više nije samo dobiti najnižu cijenu, već je potreban uravnotežen, multidisiplinarni pristup koji će uključivati kako društvene mreže i druge vidove marketinga tako i uključivanje različitih dobavljača u cjelokupno pružanje iskustva za sudionike eventa. Taj pristup fokusiran je na pružanje dodatnih vrijednosti, ali naravno uz pronalaženje pravih modela naplate usluga, bilo za posredovanje u najmu dvorana ili hotelskog smještaja, bilo za druge organizacijske usluge.
9. Druželjubivost
Ovaj dio uloge event organizatora nikad se neće promijeniti. Pravi organizator mora biti čvrst, ali pristupačan. Odlučan, ali fleksibilan. Zabavan, ali i ozbiljan kad treba. Kada je riječ o terenskom radu, ove osobine su ključne za uspjeh eventa.
10. Pravi ambasador industrije
Današnji organizator je zapravo predstavnik kongresne industrije koja se još uvijek bori da dobije puno priznanje i mjesto koje joj pripada. Zato mora biti dinamičan te jasno i glasno, među različitim tvrtkama u različitim industrijama, promovirati važnost evenata.
William Thomson,
Gallus events
