Event asistent u praksi: Kako je Cenosco otkrio nove lokacije za poslovni event

Organizacija višednevnog poslovnog događanja za međunarodnu tvrtku često podrazumijeva sate pretraživanja hotela i event prostora, slanja pojedinačnih upita i uspoređivanja ponuda. Osim toga, potrebno je uskladiti smještaj, tehničku opremu, ponudu hrane i pića, dodatne aktivnosti i budžet, vodeći pritom računa o potrebama sudionika i ciljevima okupljanja. Upravo se s takvim izazovom susrela Jelena Benčić-Šakić, Office & Facility Manager u tvrtki Cenosco Croatia, kada je tražila lokaciju za Cenosco All Hands, godišnje okupljanje zaposlenika kompanije. Umjesto da svakoj lokaciji zasebno šalje upit, odlučila se za Event asistent, besplatan alat portala PoslovniTurizam koji pojednostavljuje taj proces - jednim upitom organizatori mogu zatražiti ponude od više lokacija u Hrvatskoj i na jednom mjestu usporediti mogućnosti za svoje događanje, bez potrebe da svakom objektu zasebno šalju iste informacije.

Organizacija događanja počinje potragom za pravom lokacijom

Cenosco All Hands je korporativno događanje koje okuplja zaposlenike međunarodne tvrtke Cenosco radi upoznavanja, razmjene ideja i definiranja zajedničkih ciljeva i projekata za nadolazeću godinu. Budući da zaposlenici nemaju često priliku okupiti se na jednom mjestu, takav je susret važan za povezivanje timova i zajedničko planiranje.

Za ovogodišnje okupljanje, prvotno planirano za kraj rujna, trebalo je pronaći prostor za oko 120 sudionika uz smještaj za dvije noći, konferencijsku dvoranu s audiovizualnom opremom, obroke, pauze za kavu, parking i mogućnosti za teambuilding. U obzir su dolazile i lokacije izvan Zagreba. „Najzahtjevnije je uskladiti sve interne dogovore i promjene te pronaći lokaciju koja objedinjuje sve što nam je potrebno – smještaj, konferencijske dvorane i popratne sadržaje”, objašnjava Jelena Benčić-Šakić. Uz funkcionalnost prostora, važni su joj pristupačnost, prometna povezanost i vizualni identitet lokacije. Ugodno i inspirativno okruženje, ističe, pridonosi cjelokupnom iskustvu sudionika.

Prije korištenja Event asistenta prostore je uglavnom tražila putem preporuka i samostalne internetske pretrage, nakon čega je slijedilo pojedinačno kontaktiranje objekata. Kad je putem internetske pretrage otkrila alat PoslovnogTurizma, prepoznala je priliku da taj dio organizacije pojednostavi.

Jedan obrazac, šest lokacija i ponude u roku od dan ili dva

Ispunjavanje obrasca bilo joj je jednostavno i intuitivno. Dovoljno detaljan da obuhvati ključne zahtjeve, a istovremeno brz za ispunjavanje, omogućio joj je da jednim upitom kontaktira više objekata.

Većina ih je svoj odgovor s ponudom poslala unutar dan ili dva, a neki čak i istoga dana. Ponude su bile relevantne za njezine potrebe, a s pojedinim je lokacijama razgovarala i telefonski kako bi dobila dodatne informacije i preciznije definirala zahtjeve prije izrade službene ponude. „Iskreno, ne želim ni razmišljati koliko bi mi vremena trebalo da samostalno odradim cijeli taj proces”, kaže Jelena, uspoređujući iskustvo s uobičajenim načinom traženja prostora.

Najveću prednost Event asistenta vidi upravo u uštedi vremena i raznolikosti pristiglih ponuda. Umjesto da zasebno kontaktira svaku lokaciju, na jednom mjestu dobiva pregled različitih mogućnosti koje može usporediti prema vlastitim potrebama. Pritom vrijednost alata nije samo u bržem prikupljanju odgovora. Ponude mogu organizatorima otvoriti pogled na lokacije koje sami možda ne bi pronašli tijekom uobičajene pretrage.

Jedan takav primjer za Jelenu je Mon Perin u Balama. „Za luksuzni kamp Mon Perin, koliko mi je poznato, kolege iz našeg zagrebačkog ureda nisu znali, iako imamo ured i u Puli. To je jedna od prednosti ovakvog načina pretraživanja – otvara mogućnost otkrivanja novih lokacija koje možda inače ne bismo uzeli u obzir”, ističe.

Ponude koje vrijede i kada se planovi promijene

Iako su prikupljene ponude dale bolji uvid u mogućnosti organizacije događanja izvan Zagreba, konačna odluka uprave bila je da se okupljanje ipak održi u Zagrebu, uz promjenu termina za siječanj. Takav ishod pokazuje i jednu od stvarnosti organizacije poslovnih događanja – planovi i odluke vrlo se brzo mogu promijeniti. Ipak, prikupljene informacije nisu izgubile vrijednost. Cenosco za sljedeću godinu razmatra morsku destinaciju izvan glavne turističke sezone, a iskustvo s Event asistentom pružilo je bolji uvid u dostupne mogućnosti i potaknulo razmišljanje o novim destinacijama.

To je posebno relevantno za hotele i destinacije koje žele privući poslovna okupljanja izvan glavnih turističkih mjeseci. Kada organizatori uspoređuju više lokacija, važne su im jasne informacije, pravovremeni odgovori i mogućnost da na jednom mjestu sagledaju cjelokupnu ponudu – od smještaja i konferencijskih kapaciteta do dodatnih sadržaja za sudionike.

Jelena potvrđuje da će Event asistent koristiti i ubuduće, osobito za višednevna poslovna okupljanja koja uključuju smještaj, konferencijske prostore i dodatne aktivnosti. „Preporučila bih ga svima koji organiziraju konferencije, godišnja okupljanja ili teambuildinge. Moje je iskustvo bilo vrlo pozitivno jer mi je alat uštedio dragocjeno vrijeme i omogućio jednostavnu usporedbu relevantnih ponuda, bez kompromisa što se tiče kvalitete i mogućnosti izbora”, zaključuje.