Iskoristite AI za efikasnije planiranje i organizaciju događanja - primjeri korisnih promptova

U dinamičnom svijetu organizacije događanja, brzina, kreativnost i efikasnost postale su sve važnije vještine. Upravo tu sve veću ulogu ima umjetna inteligencija (Artificial Intelligence - AI), posebno alati temeljeni na modelima za obradu jezika poput ChatGPT-a, Perplexityja ili Copilota. Riječ je o alatima koji uz dovoljno precizne upute - tzv. prompt - mogu generirati tekstove, analizirati podatke, predlagati koncepte, izrađivati rasporede i još mnogo toga.

Prompt je zapravo uputa koju korisnik daje AI alatu, a što jasnija i konkretnija uputa - to je i rezultat korisniji. Na primjer, umjesto da samo upitate „Napiši tekst o konferenciji“, puno bolji rezultat dobit ćete uz prompt: „Napiši tekst s pozivom za trodnevnu B2B konferenciju o održivosti, namijenjen potencijalnim sponzorima, tonom koji je stručan, ali prijateljski.“

Takvi alati ne traže programersko znanje već je dovoljno znati što želite i kako to jasno sročiti. Zbog toga sve više organizatora događanja koristi AI kako bi ubrzali svakodnevne zadatke, dobili inspiraciju ili jednostavno poboljšali kvalitetu komunikacije prema klijentima i sudionicima. U nastavku pročitajte što o tome misle kolege iz hrvatske kongresno-incentive industrije, za što oni koriste AI te otkrijte neke od korisnih promptova koji vam ubuduće mogu pomoći.

AI u svakodnevnim zadacima organizatora događanja

Osnivač event platforme EMPL, Dejan Lugonja, ističe kako koristi AI alate za razne zadatke u poslovanju, od ispravka gramatičkih pogrešaka do analize statističkih podataka nakon evenata. „Više mi nema smisla koristiti Word za ispravak teksta kada mi AI može ponuditi bolji, stilski dotjeran rezultat, pogotovo kad pripremam ponudu za stranog klijenta“, kaže Lugonja.

Dodaje i kako eksperimentalno koristi AI za obradu podataka prikupljenih na eventima, kao i za provjeru činjenica, uz napomenu da uvijek dodatno provjerava izvore. „AI zna biti ‘lijen’, treba ga usmjeravati i tražiti dodatna pojašnjenja, ali kada ga naučiš koristiti, postaje vrijedan alat.“

Aleksandra Uhernik Đurđek, konzultantica i članica organizacijskog odbora MEETEX-a, kaže kako koristi AI kad treba sročiti neki tekst, stilistički doraditi sadržaj ili za prevođenje te „pročišćavanje“ jezika u stranim tekstovima. „Primjerice, kada sam trebala napisati obrazloženje za veće stavke u budžetu evenata, AI mi je pomogao da dodatno elaboriram i argumentiram ulaganje u određene dijelove programa, što je korisno za komunikaciju s klijentom. Ili, nakon što sama napišem programe za fam tripove, pitala bih AI može li nešto dodatno predložiti ili poboljšati, kao i kod briefova za predavače, iako sve ključne informacije i dalje dolaze od mene.“

Darija Čelić Trajčeski, vlasnica agencije Travelatico bazirane u Istri, koja se bavi organizacijom korporativnih sastanaka, teambuildinga, vinskih tura i poslovnim wellbeingom, AI koristi najviše za kreaciju tekstova na webu i osmišljavanje programa. „Ne preuzimam gotove AI tekstove, ali mi pomažu kao temelj za ideje, za web opise, programe za klijente i slične sadržaje.“ Ipak, naglašava važnost autentičnosti, posebno na profesionalnim mrežama poput LinkedIna: „Ako se oslanjaš isključivo na AI, ljudi to brzo prepoznaju i to može imati negativan efekt.“

Primjeri korisnih AI promptova za event menadžere

Ako ste tek na početku korištenja AI alata, evo nekoliko konkretnih promptova koji vam mogu pomoći u raznim segmentima organizacije događanja.

• Za kreiranje ponude: „Napiši formalnu ponudu na engleskom jeziku za trodnevni kongres u Splitu za 150 sudionika s prijedlogom programa, smještaja i večernjih aktivnosti.“
• Za stilsku obradu tekstova: „Ispravi gramatičke greške i stilistički poboljšaj sljedeći tekst prezentacije za klijenta.“
• Za program događanja: „Sastavi prijedlog dnevnog rasporeda za jednodnevnu konferenciju s četiri predavanja, dvije pauze i jednom panel diskusijom.“ ili „Predloži dnevni raspored za teambuilding događanje u prirodi s naglaskom na održivost i timsku koheziju.”
• Za brainstorming sponzorskih paketa: „Osmisli tri različita sponzorska paketa za B2B događanje, uključujući online i onsite benefite.“
• Za prijedloge govornika: „Napravi popis potencijalnih keynote govornika iz područja neuroznanosti koji su relevantni za korporativne konferencije u Europi.“, a nakon dobivene liste, kako biste provjerili vjerodostojnost i ugled predloženih govornika, možete dodati: „Prikaži sve negativne objave u medijima ili naslove o navedenim osobama.“ 
• Za slaganje F&B menija: „Prema cjeniku hotela u prilogu složi jelovnik za pauzu za kavu i ručak za 80€ po osobi s uključenim PDV-om.“
• Za marketinške materijale: „Napiši promotivni tekst za LinkedIn objavu kojom najavljujem zanimljivi teambuilding program za korporativne klijente na Plitvicama.“
• Za lokalizaciju sadržaja: „Prevedi i prilagodi pozivnicu za event za publiku iz srednje Europe, uključujući lokalne kulturne reference.“
• Za obradu post-event podataka: „Sažmi glavne zaključke iz prikupljenih odgovora ankete o zadovoljstvu sudionika eventa i predloži 3 preporuke za poboljšanje.“

Ovi primjeri mogu poslužiti kao savjet i za inspiraciju, no uvijek se u prompt može dodati još konkretnih informacija ovisno o vrsti događanja, jer kako je već naglašeno:

PoslovniTurizam - EA kao AI

I dok alati poput ChatGPT-a pomažu u sadržajnom i analitičkom dijelu planiranja, hrvatski portal PoslovniTurizam.com već gotovo 15 godina nudi i vlastiti primjer primjene AI logike u event industriji - Event Asistent (EA). Riječ je o praktičnom digitalnom pomagaču koji omogućuje usporedbu kongresnih kapaciteta u Hrvatskoj prema kriterijima poput broja sudionika, lokacije, tehničke opremljenosti, smještajnih mogućnosti i dodatnih usluga. Iako nije klasičan AI alat poput ChatGPT-a, koristi logiku strukturiranih upita kako bi odgovorio na potrebe korisnika brzo i precizno što ga čini izvrsnim digitalnim asistentom za event menadžere.

Event Asistent olakšava i ubrzava početne korake organizacije događanja, posebno korisnicima koji žele brzo suziti izbor lokacija koje zadovoljavaju specifične zahtjeve. Umjesto dugotrajnog istraživanja, organizatori na jednom mjestu dobivaju ciljane prijedloge objekata i destinacija koji najbolje odgovaraju njihovim potrebama, a zatim i jednim upitom dobivaju sve njihove ponude na svoju e-mail adresu.

Što donosi budućnost?

Prema Dejanu Lugonji, budućnost donosi još sofisticiranije AI agente koji će moći samostalno izvršavati zadatke poput praćenja promjena cijena, organizacije logistike ili odgovaranja na standardna pitanja sudionika. S druge strane, Darija Čelić Trajčeski upozorava da ljudska komponenta, osobni pristup i autentičnost ostaju ključni elementi svakog kvalitetnog događanja.

AI asistenti na samim eventima u Hrvatskoj su još rijetkost, ali ima nekoliko primjera događanja na kojima se koriste primjerice AI alati za komunikaciju sa sudionicima o detaljima događanja, kao što su raspored, lokacija prostora ili prehrambene opcije.

„Mislim da AI može puno pomoći u našem poslu - kao asistent koji može preuzeti dio zadataka, skratiti vrijeme potrebno za rutinske stvari i tako nam omogućiti više prostora za kreativnost. Jer, bez slobodnog vremena nema novih ideja. Ne vjerujem da će umjetna inteligencija zamijeniti event menadžere, kao što nas nisu „ubili“ ni online booking servisi, nego su agencije evoluirale i postale još važnije, prelazeći u uloge poput travel dizajnera. Tako će i ovdje AI biti alat koji nas nadopunjuje, a ne zamjenjuje.“, dodaje Aleksandra Uhernik Đurđek.

Čovjek i dalje čini razliku. Učite, eksperimentirajte i neka AI radi za vas u organizaciji evenata budućnosti.