Produktivnost počinje izvan ureda - novi standard poslovnih okupljanja
Planiranje poslovnog događanja često započinje istim izazovom – pronaći odgovarajući prostor. Bilo da organizirate konferenciju, kongres, edukaciju, korporativno okupljanje, predstavljanje proizvoda ili incentive program, potraga za idealnom lokacijom može potrajati danima. Potrebno je istražiti različite hotele, kongresne centre i event prostore, pronaći kontakte, slati pojedinačne upite te čekati odgovore i uspoređivati ponude. Organizatori pritom nerijetko provedu sate, pa i dane, prikupljajući informacije prije nego što uopće mogu početi uspoređivati ponude.
Kako bi taj proces bio jednostavniji i učinkovitiji, portal PoslovniTurizam razvio je Event Asistent – besplatan alat koji organizatorima omogućuje da jednim upitom kontaktiraju više potencijalnih domaćina događanja i na jednom mjestu dobiju relevantne ponude.
Kako točno funkcionira Event Asistent i kako pravilno ispuniti obrazac da biste dobili što kvalitetnije ponude?
Korak 1: Ostavite svoje kontakt podatke
Prvi korak odnosi se na osnovne kontakt informacije organizatora ili tvrtke koja planira događanje. Ovi podaci služe isključivo kako bi vas se moglo kontaktirati s konkretnim ponudama ili eventualnim dodatnim pitanjima vezanim uz organizaciju događanja.
Iako se radi o jednostavnom koraku, točnost podataka iznimno je važna jer upravo putem njih započinje daljnja komunikacija između organizatora i potencijalnih domaćina događanja.
Korak 2: Opišite događanje i definirajte svoje potrebe
Drugi korak je unos ključnih podataka o događanju. Što preciznije definirate svoje potrebe, veća je vjerojatnost da ćete dobiti ponude koje odgovaraju vašim očekivanjima.
Primjerice, postoji velika razlika između jednodnevne edukacije za 30 osoba, godišnje konferencije za 300 sudionika ili višednevnog kongresa koji uključuje smještaj, dvorane za paralelne sesije i večernji program. Upravo zato detalji igraju važnu ulogu.
Najprije je potrebno navesti osnovne informacije o događanju kao što je naziv, vrijeme održavanja i očekivani broj sudionika. Nakon osnovnih informacija slijedi prostor za dodatne zahtjeve. Mnogi organizatori trebaju više od same dvorane. Često su potrebni:
Upravo ovdje vrijedi uložiti nekoliko dodatnih minuta. Što više informacija pružite, to će objekti lakše procijeniti vaše potrebe i pripremiti konkretnu ponudu bez dodatnih dopisivanja.
Na primjer, ako znate da će događanje uključivati međunarodne sudionike, potrebu za simultanim prevođenjem ili zahtjevnu audiovizualnu produkciju, svakako to navedite već u početnom upitu.
Korak 3: Odaberite destinaciju i prostore koji odgovaraju vašim kriterijima
Jedna od najvećih prednosti Event Asistenta dolazi do izražaja upravo u trećem koraku.
Umjesto pretraživanja na desetke web stranica i pojedinačnog istraživanja hotelskih i kongresnih kapaciteta, sustav na temelju unesenih kriterija prikazuje destinacije i objekte koji odgovaraju potrebama vašeg događanja.
Organizatori tako mogu pregledati relevantne opcije i sami odabrati hotele, kongresne centre, konferencijske prostore ili posebne event lokacije kojima žele poslati upit.
Ovaj korak značajno skraćuje vrijeme potrebno za istraživanje tržišta. Umjesto da sami provjeravate može li određeni objekt primiti željeni broj sudionika ili raspolaže li potrebnom infrastrukturom, već na početku dobivate pregled prostora koji odgovaraju zadanim kriterijima.
Za organizatore koji planiraju događanje u destinaciji koju ne poznaju dovoljno dobro, ova mogućnost predstavlja dodatnu vrijednost jer omogućuje brže upoznavanje s ponudom različitih lokacija diljem Hrvatske.
Pošaljite svoj upit i pričekajte ponude
Nakon što ste odabrali objekte kojima želite poslati upit, preostaje samo završni klik i vaš se zahtjev šalje svim odabranim lokacijama istovremeno.
To znači da više ne morate:
Ponude stižu izravno na vašu e-mail adresu, gdje ih možete jednostavno usporediti prema cijeni, lokaciji, kapacitetima, raspoloživim terminima i dodatnim uslugama. Za organizatore koji istovremeno rade na više projekata, ovakav način prikupljanja ponuda može značiti uštedu od nekoliko sati pa čak i nekoliko dana administrativnog posla.
Zašto je Event Asistent koristan organizatorima događanja?
U svijetu poslovnih događanja vrijeme je jedan od najvrjednijih resursa. Organizatori često paralelno vode više projekata, koordiniraju dobavljače, predavače, sudionike i logistiku. Svaki administrativni korak koji se može pojednostaviti predstavlja značajnu prednost.
Event Asistent donosi nekoliko ključnih koristi:
Umjesto da vrijeme trošite na administrativne zadatke, možete se posvetiti onome što je uistinu važno – kreiranju kvalitetnog programa, iskustva sudionika i uspješnoj realizaciji događanja.
Bilo da planirate manji poslovni sastanak, stručnu konferenciju ili veliki međunarodni kongres, Event Asistent može biti prvi korak prema bržem pronalasku idealne lokacije. Dovoljno je nekoliko minuta za ispunjavanje obrasca, a rezultat su relevantne ponude koje stižu izravno u vaš inbox i pomažu vam da lakše pronađete prostor koji najbolje odgovara potrebama vašeg događanja.
