Kako je životna filozofija Ramba Amadeusa našla svoje mjesto u ekskluzivnom retreat eventu za hotelijere
Kad se organizira međunarodni znanstveni skup na kojem sudjeluju vodeći svjetski stručnjaci iz područja umjetne inteligencije, medicine i farmaceutske industrije, uspjeh naravno ovisi o kvaliteti programa, ali jednako važnu ulogu imaju precizna logistika, financijsko upravljanje, koordinacija velikog broja sudionika i sposobnost da se u svakom trenutku pronađe rješenje za nepredviđene situacije.
Sve je to pokazao međunarodni simpozij AI Powered Medicine, održan u Splitu u organizaciji Mediteranskog instituta za istraživanje života (MedILS) Sveučilišta u Splitu, dok je profesionalnu kongresnu organizaciju (PCO) vodila agencija Adria Kongres. Simpozij je okupio oko 150 sudionika iz 14 zemalja Europe i svijeta, uključujući SAD, Kanadu, Ujedinjeno Kraljevstvo, Ujedinjene Arapske Emirate, Njemačku, Austriju, Švicarsku, Irsku, Estoniju, Poljsku te zemlje regije. Glavna tema bila je premošćivanje jaza između računalnih inovacija i razvoja kliničkih lijekova, odnosno način na koji umjetna inteligencija mijenja biologiju raka, razvoj novih terapija i budućnost precizne medicine. Među predavačima su bila neka od najpoznatijih imena svjetske akademske i industrijske scene.
Od kandidature do provedbe – PCO kao produžena ruka organizatora
Za Adria Kongres projekt je podrazumijevao organizaciju događanja tijekom nekoliko dana održavanja, ali i višemjesečnu podršku organizatoru kroz sve ključne faze pripreme. Kako ističe Katija Ljubimir iz Adria Kongresa, agencija je preuzela evidenciju i registraciju sudionika, naplatu kotizacija, administraciju sponzorstava, upravljanje budžetom, organizaciju dolaska i boravka pozvanih predavača, koordinaciju na licu mjesta tijekom održavanja simpozija te završni financijski obračun. Posebna pažnja bila je usmjerena na međunarodne govornike. Njihove avionske letove trebalo je uskladiti s vrlo preciznim rasporedom predavanja i panel rasprava kako bi svaki govornik stigao na vrijeme, a pritom imao optimalan plan putovanja.
„Uz iskusne kolege koji godinama organiziraju međunarodna putovanja, ovaj je dio posla protekao vrlo ugodno. Predavači su mogli i sami pronaći letove koji su im najviše odgovarali, a naš je zadatak bio uskladiti njihove želje s programom simpozija i realizirati kompletno putovanje“, pojašnjava Ljubimir.
Veliku organizacijsku prednost predstavljao je i odabir lokacije. MedILS je, osim suvremenih prostora za održavanje znanstvenog programa, omogućio i smještaj dijela predavača u vlastitom dormitoriju, čime su logistika i svakodnevni transferi bili znatno jednostavniji.
Snaga partnerstva lokalne zajednice
Jedan od razloga uspješne realizacije bila je kvalitetna suradnja brojnih lokalnih partnera. Uz djelatnike MedILS-a koji su aktivno sudjelovali u organizaciji, važnu ulogu imali su Sveučilište u Splitu, Grad Split i Splitsko-dalmatinska županija. Njihova podrška omogućila je organizaciju večere dobrodošlice u jedinstvenom ambijentu marjanske šume te posjet Tehnološkom parku Split. Operativni tim činili su organizatori iz MedILS-a i Adria Kongresa, tehničku podršku tvrtka Fortitudo Development, catering timovi Studentskog centra Split i Cateringa Crni Mačak, dok su svečanost otvorenja dodatno obogatili Sinjska klapa i alkari.
Upravo ovakva koordinacija različitih partnera pokazuje koliko je za međunarodne kongrese važno da destinacija funkcionira kao jedinstveni organizacijski ekosustav.
Izazovi koji su postali primjeri dobre prakse
Iako Katija Ljubimir ističe kako je cijeli projekt obilježila iznimno dobra komunikacija i opuštena radna atmosfera, organizacija ovakvog događanja ipak je donijela nekoliko izazova karakterističnih za međunarodne kongrese.
Neočekivano velik interes sudionika doveo je do zatvaranja prijava prije planiranog roka zbog ograničenog kapaciteta dvorane. Organizacijski tim pronašao je jednostavno, ali učinkovito rješenje reorganizacijom rasporeda sjedenja, čime je osiguran dovoljan broj mjesta za sve sudionike ceremonije otvorenja. Dodatni izazov predstavljale su posljednje izmjene popisa VIP uzvanika i izrada plana sjedenja za svečanu večeru, što je riješeno ažuriranjem konačne liste sudionika neposredno prije početka događanja. Posebnu neizvjesnost donijela je i vremenska prognoza. Dan prije večere dobrodošlice Split je pogodila obilna kiša pa je, u suradnji s Cateringom Studentskog centra Split, već rano ujutro pripremljen detaljan plan B za slučaj lošeg vremena. Na kraju je večer protekla pod vedrim nebom.
Ni komunikacija sa sponzorima nije bila bez izazova, budući da su medicinska i farmaceutska industrija regulirane brojnim pravilima. „Bilo je potrebno poštovati njihove procedure i pokazati određenu dozu strpljenja, ali zahvaljujući dobroj komunikaciji i fleksibilnosti uvijek smo pronašli rješenje“, kaže Ljubimir.
Digitalna rješenja i male organizacijske lekcije
Među praksama koje bi preporučila drugim organizatorima Katija Ljubimir posebno izdvaja korištenje QR koda otisnutog na poleđini akreditacije, putem kojeg su sudionici jednim klikom pristupali cjelokupnom programu simpozija. Time je izbjegnut trošak tiskanja programskih knjižica, a informacije su uvijek bile dostupne u digitalnom obliku.
Kao organizacijsku lekciju navodi važnost još boljeg poznavanja procedura suradnje s farmaceutskim tvrtkama i medicinskim društvima, dok bi kod budućih ljetnih događanja dodatnu pažnju posvetila većoj dostupnosti pitke vode tijekom cijelog programa. Posebno ističe i iskustvo rada sa znanstvenom zajednicom: „Na ovom simpoziju mi se ponovno potvrdilo koliko je rad sa znanstvenicima ugodan. Njihova zahvalnost za svaki znak pažnje i spremnost na suradnju čine organizaciju jednostavnijom, a eventualne izazovne situacije vrlo se lako rješavaju kroz otvorenu komunikaciju.“
Pozitivne reakcije sudionika dodatno su potvrdile vrijednost ovakvog projekta. Mnogi međunarodni gosti iskoristili su vrijeme prije početka programa za upoznavanje Splita, dok je opuštena atmosfera tijekom cijelog simpozija pridonijela uspješnoj realizaciji znanstvenog programa na najvišoj međunarodnoj razini. Umjetna inteligencija bila je glavna tema simpozija, no iza njegova uspjeha ipak nije stajala tehnologija, nego ljudi. Iskustvo Adria Kongresa pokazuje da vrhunski međunarodni kongresi nastaju tamo gdje se stručnost PCO-a spoji s kvalitetnim domaćinom, angažiranim lokalnim partnerima i otvorenom komunikacijom svih uključenih. Upravo su takvi projekti najbolji dokaz da Hrvatska danas može biti domaćin i najsloženijim znanstvenim skupovima, a Split destinacija koja osim atraktivnog okruženja nudi i organizacijsku izvrsnost.
