Iza kulisa EP u gimnastici: 2 godine priprema, 2.000 sudionika i 20.000 noćenja za Zagreb

Europsko prvenstvo u sportskoj gimnastici Zagreb 2026 nije se događalo samo u dvorani. Za Hrvatski gimnastički savez bio je to projekt velikih razmjera. Istodobno je trebalo zadovoljiti stroge sportske standarde, organizirati boravak brojnih stranih delegacija, proizvesti televizijski atraktivan program i osmisliti iskustvo za tisuće gledatelja. 

Na čelu Organizacijskog odbora bio je Marijo Možnik, predsjednik Hrvatskog gimnastičkog saveza. Bivši hrvatski reprezentativac, osvajač svjetskog srebra na preči i dugogodišnji predsjednik HGS-a je upravo organizaciju velikih međunarodnih natjecanja postavio među strateške ciljeve Saveza. Iskustvo 17 godina organizacije Svjetskog kupa u Osijeku sada je trebalo podići na novu razinu – i to u Zagrebu, s prvenstvom koje je okupilo najbolje europske gimnastičare i gimnastičarke.

Za PoslovniTurizam Možnik govori o tome kako se gradi organizacijski sustav za događanje ovakve veličine, kako se koordiniraju deseci partnera i stotine ljudi, što veliki sportski event traži od hotela i destinacije te koje se lekcije iz Zagreba mogu prenijeti i na druga međunarodna događanja.

Kako je tekla kandidatura i što je bilo presudno da Hrvatska dobije domaćinstvo ovog prvenstva? Koliko je pritom bilo važno prethodno iskustvo sa Svjetskim kupom u Osijeku i drugim međunarodnim natjecanjima?

Za mene osobno ovo prvenstvo ima posebno značenje. Još kao sportaš sanjao sam da jednoga dana nastupim na Europskom prvenstvu pred domaćom publikom. Kao gimnastičar to nisam doživio, ali kada sam postao predsjednik Hrvatskog gimnastičkog saveza, dovođenje Europskog prvenstva u Hrvatsku postavio sam kao jedan od strateških ciljeva. Želio sam da nove generacije naših gimnastičara dobiju priliku koju moja generacija nije imala.

Ideja o domaćinstvu postojala je puno ranije, a od početka konkretnih priprema za kandidaturu do realizacije prvenstva prošle su dvije godine intenzivnog rada. Presudno je bilo povjerenje koje smo godinama gradili u međunarodnoj gimnastičkoj zajednici. Iza nas je 17 godina organizacije Svjetskog kupa u Osijeku, kroz koje smo stekli organizacijsko iskustvo, ali i pokazali da smo pouzdan domaćin velikih međunarodnih natjecanja.

Za dobivanje ovakvog domaćinstva, međutim, iskustvo nije dovoljno. Potrebni su odgovarajuća infrastruktura, kvalitetan organizacijski koncept, snažna institucionalna podrška i ljudi koji projekt mogu realizirati. Zagreb i Arena Zagreb omogućili su nam da ponudimo takvu cjelinu, uz snažnu podršku Vlade Republike Hrvatske, Ministarstva turizma i sporta i Grada Zagreba.

Kad danas pogledam što smo napravili i naše reprezentativce koji su dobili priliku nastupiti na Europskom prvenstvu u svojoj zemlji, mogu reći da sam svoj sportski san na neki način ostvario u drugoj ulozi – kroz najveći organizacijski projekt u 120-godišnjoj povijesti Saveza.

Organizacijski sustav: 150 članova tima, 10 sektora i jasna podjela odgovornosti

Kako je izgledao taj put od odluke o domaćinstvu do realizacije? Koliki je tim radio na projektu tijekom priprema, koliko ljudi bilo je uključeno u samoj realizaciji i kako ste podijelili tako složen projekt na pojedinačne timove i segmente – od sportskog dijela i Arene do smještaja, akreditacija, transporta, medija, volontera i protokola?

Kako se prvenstvo približavalo, tako je rastao i broj ljudi uključenih u projekt. U samoj organizaciji bilo je angažirano oko 150 ljudi, ne računajući vanjske tvrtke i njihove djelatnike, te oko 170 volontera iz više od 20 zemalja. Kada tome pridodamo sve ostale akreditirane sudionike, uključujući sportaše, trenere, suce, službene osobe, partnere, dobavljače i medije, tijekom prvenstva imali smo oko 2.000 akreditiranih osoba.

Projekt smo podijelili u desetak sektora – od sportskog i tehničkog dijela, Arene, smještaja i transporta do akreditacija, medija i marketinga, volontera, protokola, sigurnosti, popratnih sadržaja i drugih operativnih poslova. Svaki sektor imao je svojeg voditelja i jasno definirane odgovornosti.

Cijeli projekt vodio je izvršni menadžment Organizacijskog odbora: ja kao izvršni direktor, Vladimir Mađarević kao operativni direktor, Mario Vukoja kao sportski direktor i Nikola Dudek kao financijski direktor. Naša je zadaća bila povezati sve sektore i koordinirati odluke koje su vrlo često utjecale na nekoliko područja istodobno.

Kod projekta ove veličine najvažnije je postaviti sustav u kojem svatko zna za što je odgovoran, ali istodobno razumije da nijedan sektor ne funkcionira sam za sebe. Upravo su jasna podjela odgovornosti, kvalitetni voditelji sektora i svakodnevna koordinacija omogućili da tako velik broj ljudi na kraju funkcionira kao jedan tim.

Koliko je partnera, dobavljača i vanjskih suradnika bilo uključeno u organizaciju prvenstva? Koji su bili najveći izazovi u koordinaciji svih tih dionika i koliko je za ovakav projekt važno imati lokalne tvrtke i partnere s iskustvom u velikim događanjima?

U organizaciju je bio uključen velik broj partnera, dobavljača i vanjskih suradnika – od tehničke i televizijske produkcije, sportske opreme i IT sustava do smještaja, transporta, cateringa, sigurnosti, marketinga i drugih usluga. Kada tome pridodamo institucionalne, komercijalne i medijske partnere, riječ je o vrlo širokom krugu dionika koje je trebalo koordinirati.

Dodatni izazov bio je termin prvenstva sredinom kolovoza, kada mnoge tvrtke rade smanjenim kapacitetom ili imaju kolektivne godišnje odmore. Zato smo ključne potrebe morali definirati i ugovoriti dovoljno rano jer ono što tijekom godine možda možete riješiti u dan ili dva, u kolovozu može postati ozbiljan operativni problem.

Kod odabira partnera zato su nam bili posebno važni iskustvo, pouzdanost, brzina reakcije i fleksibilnost. Koliko god dobro planirali, kod događanja ove veličine uvijek se pojavi nešto nepredviđeno i tada je važno imati partnera koji može brzo procijeniti situaciju i ponuditi kvalitetno rješenje.

Tu se posebno pokazala vrijednost lokalnih tvrtki s iskustvom u velikim događanjima. Poznaju lokalnu infrastrukturu i tržište, imaju mrežu suradnika i mogu brzo reagirati kada se okolnosti promijene. Kod ovakvog događanja dobar plan je temelj, ali jednako je važan pouzdan sustav partnera na koji se možete osloniti u realizaciji.

Arena Zagreb pod opsadom: deset dana transformacije i 30 šlepera opreme

Arena Zagreb je tijekom prvenstva izgledala bitno drukčije nego na uobičajenim sportskim događanjima, a posebno je zanimljivo rješenje kojim su u istoj dvorani organizirani natjecanje te trening i zagrijavanje, uz zvučnu barijeru. Kako ste osmislili takav koncept i koliko je bilo zahtjevno tehnički ga realizirati? 

Sportska gimnastika prvi se put održavala u Areni Zagreb, tako da nismo imali postojeći model koji smo mogli jednostavno preslikati. Prostor smo detaljno analizirali i od početka imali jedan važan cilj – da sportaši sve što im je potrebno imaju pod istim krovom. U Areni smo zato organizirali dvoranu za trening, prostor za zagrijavanje i natjecateljski prostor. Najveći tehnički izazov bio je omogućiti da se trening i zagrijavanje odvijaju istodobno s natjecanjem, bez međusobnog ometanja. Zato smo prostore odvojili odgovarajućom zvučnom pregradom.

Istodobno smo morali voditi računa o potpuno različitim potrebama – od kretanja sportaša i funkcioniranja sportskog dijela do pogleda publike sa svih tribina, televizijske produkcije, rasvjete, zvuka i velikih ekrana. Upravo je to bio najveći izazov: u jednom prostoru povezati sportski, tehnički, produkcijski i logistički dio tako da funkcioniraju kao cjelina. Na kraju smo praktički pod jednim krovom izgradili kompletnu infrastrukturu Europskog prvenstva, što je sportašima pojednostavilo kretanje, nama olakšalo logistiku, a publici omogućilo kvalitetno iskustvo natjecanja.

Koliko je opreme bilo potrebno dovesti i koliko je trajala transformacija Arene?

Razmjeri transformacije Arene bili su zaista veliki. Postavljanje je trajalo gotovo deset dana, dovezeno je oko 30 šlepera opreme, uključujući približno četiri kompletna seta gimnastičke opreme, a nakon prvenstva trebala su nam još tri dana za demontažu i pražnjenje Arene.

Velik dio transformacije odnosio se i na produkciju. Postavili smo pet velikih ekrana, a koristili smo i postojeći središnji cube ekran Arene, koji prikazuje sliku na tri strane. Tako smo sadržaj publici prikazivali na ukupno osam velikih ekranskih površina, koje smo koristili za rezultate, snimke, informacije i animaciju publike.

Transformacija se nije odnosila samo na unutrašnjost dvorane. Ispred Arene postavili smo i parkour poligon kao dodatni sadržaj za posjetitelje, uz ostalu infrastrukturu potrebnu za funkcioniranje događanja. Cilj nam je bio da Arena ne izgleda samo kao dvorana u kojoj su postavljene gimnastičke sprave, nego da posjetitelj već pri dolasku osjeti da je došao na veliko međunarodno sportsko događanje.

Sve što navodite ukazuje da se razmišljalo i o cjelokupnom iskustvu posjetitelja, a ne samo o sportskom natjecanju. Kako ste definirali što želite da gledatelj doživi tijekom nekoliko sati provedenih u Areni?

Od početka nismo željeli organizirati samo sportsko natjecanje, nego cjelovit doživljaj za posjetitelje. Pritom nije bilo dovoljno samo osmisliti sadržaje, nego i vrlo precizno razmišljati gdje ih postaviti i kako usmjeravati publiku da ih zaista vidi i koristi.

Dobar primjer je Kids Corner na gornjem prstenu. Iako do tog prstena vodi više stubišta, za prolaz prema gornjem prstenu otvorili smo samo stubište koje vodi izravno na Kids Corner, tako da je svaki posjetitelj koji je išao prema gornjem prstenu prvo prošao kroz njega. Publiku iz donjeg prstena dodatno smo usmjeravali jasnom signalizacijom. Tako smo osigurali maksimalnu vidljivost i korištenost tog sadržaja.

Slično smo planirali parkour poligon ispred Arene. Smjestili smo ga na sjeveroistočnu stranu kako bi poslijepodne, kada su se održavala finala, bio u hladu. U istom dijelu bila je blagajna za fizičku prodaju ulaznica, prema kojoj smo publiku usmjeravali signalizacijom, pa je i poligon prirodno dobivao dodatnu vidljivost. Vodili smo računa i o pozicijama šankova s hranom i pićem te štandova sa suvenirima i službenim proizvodima kako bi bili na prirodnim tokovima kretanja publike.

Važan dio iskustva bila je i produkcija. Velike ekrane koristili smo za rezultate, snimke, informacije i animaciju publike, a Elevien je osmislio Score Predictor, kroz koji su gledatelji putem aplikacije mogli predviđati ocjene gimnastičara i osvajati nagrade. Program smo dodatno obogatili ritmičkom i veteranskom gimnastikom te programima otvorenja.

Cilj je bio da gledatelj ne dođe samo pogledati natjecanje, nego da nekoliko sati provede na događaju koji će pamtiti. 

Već tijekom kvalifikacija pokazalo se da je interes publike veći od očekivanog pa ste počeli otvarati i sektore gornjeg prstena Arene. Kako ste upravljali promjenama kapaciteta i operativnim odlukama „u hodu”? 

Od početka smo pažljivo planirali raspored publike i model prodaje ulaznica. Velika prednost Arene Zagreb je mogućnost zatvaranja gornjeg prstena zastorom, pa smo kapacitet mogli postupno prilagođavati stvarnom interesu publike.

Za kvalifikacije smo prvo u prodaju pustili samo donji prsten. Kako je interes rastao, postupno smo otvarali dodatne sektore gornjeg prstena, od sredine prema bočnim dijelovima, ovisno o dinamici prodaje ulaznica. Istodobno smo prilagođavali i mjesta za delegacije kako bismo im osigurali kvalitetna mjesta, ali i što bolje popunili donji prsten. To je bilo važno zbog atmosfere u Areni, ali i zbog televizijske slike, jer je upravo taj dio tribina najvidljiviji u prijenosu.

Takav model omogućio nam je da kapacitetom upravljamo fleksibilno, prema stvarnoj potražnji, umjesto da unaprijed otvorimo cijelu Arenu. Posjećenost se, ovisno o danu i programu, kretala između 1.000 i 3.000 posjetitelja dnevno, a kroz devet natjecateljskih dana imali smo više od 15.000 posjeta. S obzirom na termin sredinom kolovoza, kada je Zagreb tradicionalno nešto prazniji, tim rezultatom možemo biti vrlo zadovoljni.

Oko 20.000 noćenja i događanja izvan Arene - učinak prvenstva na Zagreb

Kako ste organizirali smještaj i suradnju sa službenim hotelima, ali i popratna događanja za sve međunarodne sudionike? Koliko je prvenstvo na taj način živjelo i izvan same Arene?

Smještaj je bio jedan od ključnih logističkih segmenata prvenstva. Primarno smo se odlučili za Maistra hotele, koji su zadovoljavali potrebne standarde i kapacitete. Suradnja je počela puno prije prvenstva – od rezervacije dovoljnog broja soba do preciznog rasporeda delegacija. Na kraju smo popunili sve planirane kapacitete pa smo smještaj morali proširiti i na dodatne hotele.

Suci i predstavnici Europske gimnastičke federacije bili su smješteni u Sheratonu, delegacije u tri ostala službena hotela, a volonteri koji nisu iz Zagreba u Studentskom domu Stjepan Radić. Hoteli pritom nisu bili samo mjesto za smještaj – prvenstvo je pratilo i nekoliko poslovnih, protokolarnih i društvenih događanja, što je dodatno proširilo njegov utjecaj na destinaciju.

Na početku svakog dijela prvenstva organizirali smo Sunset Welcome Dinner za po dva predstavnika svake delegacije i vodstvo European Gymnasticsa. Iz hotela smo ih žičarom odveli na Sljeme, gdje smo na Sljemenskom tornju organizirali večeru uz glazbu, zalazak sunca i gastronomiju vrhunskog hrvatskog kuhara s titulom World Master Chef. Reakcije su bile izvrsne. Prije početka natjecanja sudionici su se mogli družiti u opuštenoj atmosferi, a nama je bilo važno da njihov prvi dojam destinacije ne budu samo hotel i Arena, nego posebno iskustvo Zagreba.

Uz prvenstvo su održana i druga međunarodna događanja u organizaciji European Gymnasticsa. Young Leaders Forum okupio je 20-ak mladih lidera iz europskih zemalja koji se pripremaju za buduće vodeće i organizacijske uloge u gimnastici u svojim zemljama. Kroz predavanja, razmjenu iskustava i praktičan uvid imali su priliku upoznati i organizaciju velikog međunarodnog sportskog događanja. Pred kraj prvenstva u središtu Zagreba održan je i European Gymnastics Member Federations Forum, koji je okupio predsjednike i glavne tajnike nacionalnih gimnastičkih federacija iz 30-ak europskih zemalja, a razgovaralo se o razvoju i budućnosti europske gimnastike.

Na kraju svakog dijela prvenstva organizirali smo i banketnu večeru za sudionike u hotelu Zonar, gdje su se nakon natjecanja mogli opustiti, družiti i povezivati u neformalnijoj atmosferi.

Kako biste opisali ukupan učinak prvenstva na destinaciju?

Delegacije i organizacijsko osoblje tijekom dva tjedna ostvarili su oko 10.000 noćenja, a procjenjujemo da su gledatelji i ostali posjetitelji ostvarili još približno toliko. Dakle, govorimo o oko 20.000 noćenja povezanih s prvenstvom, ali i o nizu dodatnih događanja, transfera, ugostiteljskih usluga i aktivnosti na različitim lokacijama u Zagrebu.

Posebno nam je drago što smo nakon prvenstva dobili mnogo pohvala i lijepih komentara o Zagrebu. Mnogi sudionici bili su prvi put u našem gradu i govorili su nam koliko im se Zagreb svidio te da se žele ponovno vratiti. To nam je možda i najbolja potvrda da veliko međunarodno događanje može biti puno više od programa zbog kojeg su gosti došli – ono je prilika da upoznaju destinaciju i požele joj se vratiti.

Osim velikog broja noćenja ovakvo događanje znači i vrlo specifične zahtjeve sportskih delegacija. Jesu li postojali posebni zahtjevi vezani uz prehranu, termine obroka, treninge, prijevoz, sigurnost ili druge usluge i koliko se hotelska ponuda morala prilagoditi potrebama prvenstva?

Vrhunski sportaši i reprezentacije imaju vrlo precizan dnevni ritam i tome smo morali prilagoditi hotelsku i logističku uslugu. Posebno je bilo važno uskladiti prehranu i termine obroka s treninzima i natjecanjima, pa su ručak i večera bili dostupni u produženim terminima.

S obzirom na to da smo imali sudionike iz više od 40 zemalja, važna je bila i raznovrsnost prehrane, uključujući posebne zahtjeve zbog zdravstvenih, vjerskih i drugih razloga. Dio cateringa organizirali smo i u Areni. Suci se pojedinim danima zbog rasporeda nisu mogli vraćati u hotel na obrok, dok su organizacijsko osoblje i volonteri svakodnevno jeli u Areni. Svaki dan trebalo je planirati stotine obroka za različite skupine – od sudaca i osoblja do medija, VIP gostiju i drugih sudionika.

Drugi veliki segment bio je transport – transferi između hotela i Arene, transferi iz zračne luke i prema njoj te prijevoz na popratna događanja. Nije bilo dovoljno planirati samo vrijeme polazaka, nego i broj potrebnih vozila, jer je u pojedinim terminima istodobno putovalo više delegacija, a u drugima znatno manje ljudi. Sve je trebalo uskladiti s rasporedima treninga i natjecanja te kontinuirano prilagođavati stvarnim potrebama. Uz to, određene delegacije imale su i posebne sigurnosne protokole koje je trebalo u potpunosti ispoštovati.

Cilj je bio da sudionici svu tu logistiku gotovo i ne primijete – da imaju odgovarajući obrok kada im treba, da prijevoz bude točan i pouzdan te da se osjećaju ugodno i sigurno. Kada sve to funkcionira, sportaši, treneri i suci mogu se potpuno koncentrirati na svoje obveze.

Najveća vrijednost je iskustvo koje ostaje ljudima i destinaciji

Koliko je logistički zahtjevno bilo upravljati tako velikim i međunarodno raznolikim sustavom? Postoji li nešto što vas je posebno iznenadilo ili što biste danas napravili drugačije?

Najveći izazov bila je pravodobna koordinacija velikog broja ljudi i procesa, posebno zbog termina sredinom kolovoza, kada dio tvrtki radi smanjenim kapacitetom. Zato je mnogo toga trebalo predvidjeti i ugovoriti znatno unaprijed.

Pozitivno me iznenadilo koliko je sustav dobro funkcionirao s obzirom na njegovu veličinu i međunarodnu raznolikost. Velika zasluga pripada voditeljima sektora koji su preuzimali odgovornost i brzo reagirali kada bi se pojavila nepredviđena situacija. Naš princip bio je jednostavan: fokus na rješenju, a ne na problemu. Naravno da danas vidimo detalje koje bismo drugi put napravili još učinkovitije, ali najvrjednije je iskustvo koje ostaje ljudima i Savezu. Sada znamo kako izgleda upravljati međunarodnim događanjem ove veličine od početka do kraja.

Što je ono što gledatelj ne vidi, a organizator zna da je zapravo bilo najteže napraviti?

Gledatelj prije svega ne vidi da se za dva tjedna prvenstva intenzivno radilo dvije godine. Kada sjednete na tribinu, sve izgleda jednostavno – sportaš izlazi na spravu, rezultat se pojavljuje na ekranu, publika navija i program ide dalje. No, iza toga su dvije godine planiranja, tisuće odluka i velik broj ljudi koji su radili da bi na kraju sve izgledalo upravo tako.

Publika ne vidi sve procese koji se odvijaju u pozadini – transport, smještaj, prehranu, akreditacije, rasporede treninga i zagrijavanja, sportski i sudački dio, sustav rezultata, IT, televizijsku i tehničku produkciju, rasvjetu i zvuk, medije, protokol, volontere, catering, čišćenje, održavanje, logistiku opreme, popratne sadržaje, komunikaciju i rad s publikom. Tu je i cijeli sigurnosni sustav tijekom pripremnih i natjecateljskih dana – zaštitarska služba i kontrola pristupa, vatrogasci, hitna medicinska pomoć i druge službe koje moraju biti spremne reagirati u svakom trenutku. To su samo neki od nebrojenih segmenata koji stoje iza događanja ove veličine.

Najzahtjevnije je postići da svi ti procesi, ljudi i službe funkcioniraju istodobno kao jedan sustav. Na događanju ove veličine uvijek će se pojaviti i nepredviđene situacije koje ponekad morate riješiti u nekoliko minuta, a da ih publika nikada ni ne primijeti. To je možda i najbolji pokazatelj uspješne organizacije: 

Predsjednik Europske gimnastičke federacije rekao je da ste budućim organizatorima zapravo stvorili „problem” jer će morati dosegnuti ovu razinu organizacije. Što ste Vi osobno naučili iz ovog prvenstva i koje biste tri stvari izdvojili kao najvažnije iskustvo koje Hrvatska može prenijeti na buduća velika sportska, kongresna i druga međunarodna događanja?

Takva izjava za nas je veliko priznanje jer pokazuje da je razina organizacije koju smo postigli prepoznata i međunarodno. Ako bih iz ovog projekta morao izdvojiti tri najvažnije stvari, to bi bili ljudi, planiranje i ambicija da napravite više od onoga što se od vas očekuje.

Prvo, ljudi i jasna podjela odgovornosti. Kod projekta ove veličine jedna osoba ne može kontrolirati svaki detalj. Morate imati kvalitetne voditelje, dati im odgovornost i vjerovati im, ali istodobno osigurati da svi dijelovi organizacije međusobno komuniciraju i rade prema istom cilju.

Drugo, detaljno i pravodobno planiranje uz fleksibilnost u realizaciji. Možete dvije godine pripremati svaki detalj, ali uvijek će se dogoditi nešto što niste mogli predvidjeti. Tada su presudni iskustvo, brzina donošenja odluka i sposobnost cijelog sustava da se prilagodi.

I treće, ne treba se zadovoljiti samo ispunjavanjem standarda. Željeli smo podići ljestvicu – od produkcije i iskustva publike do uvjeta za sportaše i ostale sudionike. Uveli smo i neke novosti, poput nagradnog fonda za gimnastičare i trenere te međunarodne znanstveno-stručne konferencije „Smarter Gymnastics“.

Meni je ovo prvenstvo pokazalo da Hrvatska ima ljude, znanje, infrastrukturu, hotele, dobavljače i partnere sposobne realizirati velika međunarodna događanja. Za mene je posebno važno što iskustvo stečeno na jednom ovakvom projektu ne završava njegovim posljednjim danom. Ono ostaje ljudima, tvrtkama i destinaciji te povećava njihovu sposobnost da sutra privuku i realiziraju neko novo veliko međunarodno događanje.

Ako smo pritom budućim organizatorima doista stvorili mali „problem” i podigli standard koji će trebati dosegnuti, onda je to jedan od najljepših komplimenata koje smo mogli dobiti.