Koja je uloga PCO-a u kongresnoj industriji?
Je li moguće organizirati virtualni kongres u samo šest dana? Da, moguće je. Primjer donosi hrvatska PCO i DMC agencija Penta, koja je upravo u tako kratkom roku organizirala potpuno virtualni kongres. Naravno, nisu u šest dana organizirali baš sve ispočetka, imali su pripremljen kongres u hibridnom obliku, ali ipak je to bio težak zadatak i izazov.
Usprkos zabrani okupljanja otkazivanje kongresa nije bilo opcijaZbog razvoja situacije s koronavirusom kongres je bio već odgođen s proljeća 2020. na jesen iste godine. Radi se o Hrvatskom onkološkom kongresu za Hrvatsko onkološko društvo koji okuplja otprilike 400 sudionika, više od 20 sponzora i više od 90 predavanja. Plan je bio održati ga u hibridnom formatu u Opatiji, s predavačima koji su fizički prisutni na licu mjesta i znatno smanjenim brojem sudionika u kongresnoj dvorani. Ostali sudionici imali bi mogućnost pratiti kongres putem online streaminga uživo. Kako bi ipak imali spremno alternativno rješenje, ekipa stručnjaka iz Pente započela je sa snimanjem nekih predavanja već tijekom ljeta (mjesec ili dva prije samog kongresa). Tako je unaprijed održano nekoliko predavanja, ali to je bio samo mali dio na koji su gledali kao na sigurnosno rješenje, a snimke nisu bile posebno provjeravane i uređivane.
Osam dana prije samog kongresa pojavila su se nagađanja da postoji mogućnost da Ministarstvo zdravstva preporuči liječnicima izbjegavanje odlaska na kongrese i okupljanja na javnim događanjima. Šest dana prije početka kongresa bilo je i službeno. Društvo nikako nije moglo održati svoj kongres u hibridnom formatu. Prelazak u potpuno virtualni format bila je jedina opcija i trebalo je odmah djelovati. Otkazivanje nije bilo opcija.
Prelazak u potpuno virtualni format je organizacijski izazov, ali i potpuno drugačiji poslovni modelViše od 12 ljudi u organizacijskom timu, uz tehničare, počelo je zakazivati termine za snimanje, studije, satelitske snimke simpozija, mijenjati web stranicu kongresa kako bi dodali virtualnu izložbu, pripremili materijale, grafiku i animacije, uredili video predavanja, slali ih na odobrenje, ponovno snimali i ponovno uređivali. Nakon toga je uneseno više od 90 predavanja za streaming, a zadnja su se predavanja učitala svega nekoliko sati prije početka kongresa. Uz to, svih 390 sudionika trebalo je dobiti upute i podatke za registraciju, a više od 20 sponzora trebalo je dobiti odgovarajuće mjesto za svoju promociju online dok su i društvene mreže žudile su za najsvježijim novostima. Dakle, to nije bio samo organizacijski izazov, to je bio i sasvim drugačiji poslovni model. Tako su svi oni koji nisu znali što točno radi Organizator digitalnih kongresa (DCO), vrlo brzo saznali.
Uspješna realizacijaPostojala je velika potreba da se sudionicima osigura cjelovit program s najboljim iskustvom pa je Pentin tim koristio platformu koju su razvili inhouse za virtualna događanja te nekoliko provjerenih servisa za streaming i podršku. Također, sponzorima je trebalo omogućiti što veću vidljivost, a to se postiglo putem virtualne izložbe koja je razvijena samo za njih pa su tako imali i mogućnost prezentirati svoje materijale poput brošura, videa i ostalih materijala.
Održano je nekoliko panela uživo iz studija, a nekolicina panelista iz svojih se gradova pridružilo raspravi. Posteri su bili objavljeni online, putem chata je bilo moguće postavljati pitanja predavačima i panelistima, a sve to bilo je odrađeno u zadanom roku bez imalo kašnjenja. Upravo zbog toga Penta je dobila veliki broj komplimenata za odličnu organizaciju i uspjeh kongresa.
„Uspjeh kongresa i toliko primljenih pohvala naša su energija za sljedeći kongres i neprospavane noći. No, sljedeći put bismo ipak voljeli imati više dana za organizaciju - barem sedam! Virtualni Hrvatski onkološki kongres postigao je ogroman uspjeh i ne bi ga bilo moguće odraditi bez velike podrške sponzora i delegata, njihovo razumijevanje situacije zaista cijenimo.“, istaknuli su iz Pente i naglasili kako su ponosni na svoj tim koji je vrlo uspješno odradio ovako izazovan zadatak.
