Od ULTRA festivala do međunarodnih konferencija - Damir Lukić o uspjehu AC Hotela by Marriott Split
Organizacija kongresa i poslovnih događanja često počinje optimistično – objavom prijava i jednostavne online forme. No, vrlo brzo realnost sustigne planove: e-mailovi se gomilaju, sudionici nailaze na prepreke, a administracija prerasta u svakodnevno „gašenje požara“. Upravo iz takvih konkretnih izazova iz prakse nastao je Conwayo, novi digitalni proizvod PCO agencije Penta koji donosi drugačiji pristup registracijama – kroz razgovor.
Riječ je o rješenju koje omogućuje prijavu na događanje putem WhatsAppa, bez potrebe za instalacijom dodatnih aplikacija ili prolaska kroz klasične, često kompleksne forme. Sudionik na web stranici eventa bira želi li se prijaviti putem standardnog obrasca ili započeti razgovor, nakon čega ga sustav vođen umjetnom inteligencijom vodi kroz cijeli proces – od unosa podataka do plaćanja.
Kada tehnologija ne prati stvarne potrebe sudionika
Iz Pente ističu kako su tijekom godina rada na organizaciji kongresa uočili ponavljajući obrazac: postojeći alati za registraciju ne odgovaraju načinu na koji ljudi danas funkcioniraju. Sudionici ne razmišljaju u kategorijama polja i obrazaca, već u jednostavnim potrebama – žele se brzo prijaviti, zatražiti račun ili prijaviti više osoba odjednom.
„Jedan od trenutaka koji nam je ostao urezan bio je kada je jedan liječnik, u žurbi između pregleda, poslao kratku poruku: “Molim vas prijavite me na kongres, nemam vremena za ispunjavanje svih podataka preko weba.” To je zapravo bilo sasvim logično. U svakodnevnom životu sve više stvari rješavamo porukama i mobitelom — od dogovora do rezervacija. Zašto bi prijava na kongres bila drugačija? Conwayo je nastao upravo iz tog pitanja“, ističu iz Pente.
Problem posebno dolazi do izražaja u mobilnom okruženju, gdje složene forme postaju dodatna prepreka. U praksi to rezultira velikim brojem upita i dodatne komunikacije, što opterećuje organizatore i usporava proces.
Prijava kao razgovor: jednostavnost za korisnike, kontrola za organizatore
Conwayo uvodi drugačiji pristup – prijava više ne izgleda kao ispunjavanje forme, već kao prirodna komunikacija. Sustav kroz razgovor prikuplja sve potrebne informacije, prilagođavajući se korisniku i njegovim specifičnim zahtjevima.
Za organizatore to znači značajno smanjenje e-mail komunikacije i administrativnog opterećenja. Podaci se prikupljaju strukturirano, računi se generiraju automatski, a status prijava je u svakom trenutku pregledan i jasan. Umjesto fragmentiranih informacija u inboxu, cijeli proces odvija se unutar jednog sustava.
Posebna vrijednost dolazi do izražaja kod kompleksnijih događanja, poput medicinskih i stručnih kongresa, gdje su česte grupne prijave, institucionalna plaćanja i specifični zahtjevi sudionika. Conwayo ne pojednostavljuje proces ignoriranjem tih potreba, već ih rješava „u pozadini“, dok korisniku ostavlja jednostavno iskustvo.
Logičan korak naprijed za event industriju
Jedna od ključnih prednosti Conwaya je činjenica da ne zahtijeva dodatno učenje od strane korisnika. Sudionici koriste komunikacijski kanal koji im je već svakodnevan, bez kreiranja novih korisničkih računa ili prolaska kroz dodatne korake.
Razvoj ovog rješenja nije rezultat potrebe za još jednom platformom na tržištu, već odgovor na konkretno pitanje iz operativne prakse: kako prijave učiniti jednostavnima za ljude koji nemaju vremena baviti se njima.
Za organizatore događanja to znači učinkovitije upravljanje registracijama, bolju korisničku podršku i optimizaciju procesa koji su često podcijenjeni, a ključni za uspjeh svakog eventa.
U konačnici, Conwayo pokazuje da digitalna transformacija u event industriji ne mora značiti kompleksnije sustave – već upravo suprotno: vraćanje jednostavnosti kroz tehnologiju koja se prilagođava korisniku.
